Excel: danger!

Publié le 07 avril 2013
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP

Excel: danger!

Si vous vous intéressez le moindrement à Excel, vous avez certainement eu l’occasion de constater qu’il existe deux clans. Les pour et les contre. Ceux qui sont contre l’utilisation d’Excel vous diront que c’est un outil qui peut représenter  un réel danger pour l’entreprise. Je ne peux pas contredire cette affirmation. J’observe, dans plus de 80% des modèles financiers que j’audite, qu’il y a des erreurs importantes ayant des impacts majeurs sur les résultats. Est-ce que je suis prête à condamner Excel pour autant? Certainement pas. Dans cet article, je vous explique les réels dangers d’Excel, comment éviter les pièges, quels sont les outils alternatifs à Excel, qui à mon avis, représentent souvent un plus grand danger encore pour une entreprise et je termine en vous disant quand il est préférable de se tourner vers Excel et quand il est préférable de choisir un autre outil. La clé réside souvent dans la façon dont nous planifions, développons et utilisons Excel et tous ces outils alternatifs.

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Les dangers d’Excel : L’heure juste

Il est vrai que, mal utilisé, Excel peut représenter un outil dangeureux pour une entreprise, dans le sens où les résultats qu’il produira seront erronés et des décisions importantes seront prises sur ces résultats. Évidemment, plus un logiciel est souple, comme l’est Excel, plus il y a de chances qu’un usager fasse des manipulations qui viendront compromettre l’intégrité des résultats que fournit l’outil. En revanche, plus l’outil est flexible, plus il est accessible et permet de faire des analyses beaucoup plus en profondeur.

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Comment éviter les pièges d’Excel?

Respecter les meilleures pratiques d’affaires

Je vous ai déjà parlé des meilleures pratiques d’affaires en modélisation financière dans Excel sur ce blogue. Il va sans dire que le respect de ces normes réduira significativement les risques d’erreurs, améliorera la navigabilité dans l’outil et facilitera la compréhension des usagers.

Avoir recours à des experts

Évidemment, l’art d’élaborer des outils robustes dans Excel ne s’improvise pas. Trop d’entreprises croient à tort que leurs employés ont tout ce qu’il faut pour élaborer des outils robustes et performants. Bien que plusieurs professionnels manipulent Excel tous les jours, ça ne fait pas d’eux des experts. Je donne de la formation Excel aux membres de l’Ordre des CPA du Québec. On pourrait s’attendre à ce que les membres soient tous des experts et rien n’est plus faux. Évitez donc de prendre pour acquis que vous avez les compétences à l’interne, simplement parce qu’un ou quelques employés font des choses qui vous impressionnent dans Excel. Élaborer des outils robustes dans Excel est une expertise en soit.

Formation adéquate des employés

Il m’apparaît évident que les outils Excel que vous utilisez en entreprise pour prendre des décisions sérieuses doivent être élaborés par des experts. Nombreux sont les cas d’entreprises recensés où des décisions importantes ont été prises sur la base d’outils Excel fournissant des résultats erronés et ont mené à des scénarios catastrophes. Même si l’élaboration des outils importants devraient être réalisée par des experts, tous les usagers de ces outils devraient recevoir une formation afin de tirer le maximum de ces outils. De plus, ces mêmes usagers seront peut-être ensuite à même de développer des outils (de moins grande importance) sans l’intervention d’experts.

Protection et validation des données

Les outils élaborés dans Excel, susceptibles d’être corrompus par des usagers, doivent nécessairement disposer de mécanismes de protection et de validation de données.

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Les autres outils : moins dangeureux?

Si vous n’utilisez pas Excel pour élaborer vos outils de gestion, vous devrez nécessairement vous tourner vers des logiciels, souvent beaucoup plus dispendieux et pas toujours simples à comprendre ou et à implanter. Il ne faut pas oublier qu’un logiciel, tout comme Excel, devra aussi être paramétrisé et personnalisé pour les besoins de l’entreprise. Il faudra également former le personnel sur ce nouvel outil, un frein souvent majeur à son utilisation et sous-estimé par les leaders d’un tel projet.

Partout, autour du monde, on rapporte que les entreprises ont très peu de succès dans leurs projets d’implantation de logiciels. Voici les principales lacunes rencontrées:

  • Les complexités sont mal estimées au départ
  • Les projets ne rencontrent pas les objectifs visés
  • Les coûts de projets sont beaucoup plus élevés que prévus
  • Les échéanciers sont beaucoup plus long que prévus
  • Les projets échouent carrément
  • Les projets ne rapportent pas les bénéfices escomptés

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Quelques citations répertoriées sur le web:

Project Fails 7

Project Fails 1

Project Fails 2

Project Fails 3

Project Fails 4

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Quand choisir Excel et quand choisir un autre outil? 

Excel est un outil de choix pour certaines tâches et un outil moins performant pour d’autres. Par exemple, un outil conçu par des experts dans Excel pourrait être utile pour élaborer:

    • Modèle financier
    • Budget
    • Tableau de bord
    • Analyses financières variées
    • Évaluation d’entreprise

Par contre, il serait un mauvais choix pour des outils plus robustes comme un CRM ou un ERP par exemple.

  • Excel peut également représenter un bon choix d’outil lorsque l’entreprise désire d’abord faire des tests avant d’implanter un outil plus robuste. Excel, souvent beaucoup plus flexible, permettra de réaliser toutes sortes de tests de sorte qu’une fois le choix du logiciel arrêté, on pourra simplement le paramétriser selon le modèle élaboré et testé dans Excel.

Excel est définitivement le meilleur choix d’outil lorsque:

    • Les budgets sont limités (les budgets pour un logiciel robuste ne sont pas du tout du même ordre de grandeur)
    • Les échéanciers sont serrés
    • Les objectifs et ou les projets sont susceptibles de changer continuellement
    • Le projet demande une grande flexibilité et une grande profondeur d’analyse
    • L’entreprise a besoin d’un outil ultra personnalisé pour ses besoins
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7 réflexions sur “Excel: danger!”

  1. Bonjour

    Article intéressant et très réaliste
    c’est pour cela que je bloque toutes mes “macros” par des mots de passe, et ainsi éviter bien des problèmes avec les clients ne maîtrisant pas EXCEL

    Très bonne journée
    Agnès

  2. Très bon article qui permet de mettre en avant les avantages et les dangers d’Excel, surtout pour les entreprises.
    N’oublions pas qu’un fichier Excel peut être ouvert en moins d’une seconde avec des logiciels spécifiques, même s’il est protégé par mot de passe !
    Je découvre votre site modelcom depuis peu et je suis ravi du contenu.
    J’en profite, pour tous ceux que cela intéresse, de faire découvrir notre logiciel qui permet d’apporter une valeur ajoutée à leurs fichiers Excel : xlExe.

    Bonne continuation.

    Frédéric

  3. Article “Excel”lent !

    Juste un point avec lequel je ne suis pas d’accord : le choix d’Excel lorsque le budget est limité.
    Avec l’avènement de l’Open Source, on a des moyens de substitution à peu de frais et fiables grâce aux communautés qui participent à leur développement.

    J’en parle en connaissance de cause : Chef de Projet depuis de longues années, j’ai géré mes Projets avec Excel pendant très longtemps. Même quand on outille une partie (par exemple, en gestion de projet ou passe rapidement à une planification sous MS-Project), on garde toujours quelques tableaux de bord sous Excel : le plan de gestion des risques, un suivi financier, le suivi des ressources, …
    C’est simple, facile, puissant, mais effectivement on est toujours confronté à la possibilité d’une erreur de formule qui va fausser tous les calculs.
    J’en suis venu à me dire : pourquoi ne pas regrouper tous ces fichiers Excel dans un seul outil ? En cherchant longtemps, je n’ai rien trouvé qui satisfasse mon besoin. J’en suis donc arrivé à développer ma propre solution… mais alors, quel avantage par rapport à une feuille Excel ? La possibilité de générer des erreurs reste la même…
    L’idée est alors de profiter de l’Open Source : j’ai proposé mon outil en téléchargement libre. Il a effectivement intéressé plusieurs utilisateurs confrontés aux mêmes problématiques récurrentes de la gestion de projet. Tout en profitant de l’outil, ils m’ont remonté les anomalies détectées et proposé des idées d’amélioration, ce qui m’a permis d’étoffer et fiabiliser l’outil beaucoup plus rapidement et complètement que je n’aurais pu le faire seul.
    Mon outil, qui s’appelle Project’Or RIA, est aujourd’hui un outil complet (ou presque) qui me permet de me passer complètement d’Excel et qui continue à s’améliorer grâce à la contribution de la communauté des utilisateurs.

    L’Open Source est un modèle donnant-donnant ou gagnant-gagnant : en utilisant librement l’outil, vous contribuez à sa fiabilisation et à son amélioration.
    C’est, à mon avis, un moyen de substitution d’avenir à l’hégémonie d’Excel.

    1. Bonjour,

      Votre commentaire est très pertinent et je suis d’accord avec votre propos. Par contre, nous ne faisions pas allusion à des outils de gestion de projets dans notre article. À mon avis, Excel n’est pas le meilleur outil en gestion de projets, tout court! Votre solution est sans doute meilleure. Par contre, dans tous les autres cas énoncés dans notre article, la réalité est bien différente.

      Au plaisir,

      Sophie

  4. Très bon article, très réaliste.

    Pour Fred, mettez un mot de passe de 23 caractères mini et les crackers de mot de passe y passeront plus d’une minute.

    Fred

    1. Bonjour,

      Merci pour votre commentaire et votre conseil pour les mots de passe. Cela dit, chez Modelcom, nous avons développé dernièrement plusieurs façons de sécuriser des fichiers Excel avec des macros, dont celle de bloquer l’accès au fichier après un certain temps ou sans un certain numéro de license.

      Au plaisir,

      Sophie

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