Les cases à cocher (checkbox) sont très utiles dans Excel, mais avant cette nouveauté elles devenaient ardues à gérer si nous avions besoin de les multiplier. Voyons un exemple.
Imaginez que vous gérez des évènements et que vous devez spécifier pour chacun de ceux-ci les différentes options requises, exemple, un ordinateur sur place, un système d’éclairage, le Wi-Fi. Vous aimeriez avoir la possibilité d’utiliser les cases à cocher pour identifier les requis comme illustrés dans l’image ci-dessous.
Si vous avez déjà tenté l’expérience, vous savez que ce n’est pas une option facile à utiliser.
Excellente nouvelle, une nouveauté simple et efficace viendra révolutionner cette option, nous y revenons plus loin dans l’article !!!
Ancienne méthode pour les cases à cocher
Présentement, pour obtenir ce résultat, il faut passer par les étapes suivantes :
- Créer une case à cocher (à partir du menu Développeur / Insérer / Contrôles de formulaire)
- Enlever le texte de la case et redimensionner celle-ci.
- Copier la case dans les différentes cellules, dans mon exemple, il faudrait les ajouter dans chacune des cellules des 3 colonnes : Ordinateur, Éclairage, Wi-Fi.
- Aligner les cases horizontalement et verticalement.
- Si nous avons besoin de récupérer la valeur de la case à cocher, il faut aller dans le format de contrôle de chacune des cases pour insérer la cellule liée.
Vous avez plus d’information sur cette technique dans l’article suivant : Excel: Améliorez vos présentations grâce aux contrôles de formulaires
À chaque ajout d’événement, il faut recopier les cases puisqu’elles ne s’ajoutent pas automatiquement, même si les données sont sous forme de tableau Excel (voir l’article Vos données sous forme de tableau dans Excel, un incontournable !).
Il faudra probablement réajuster l’alignement. Puis si les cases copiées étaient liées à des cellules, il faut modifier l’information de la cellule liée pour chacune.
À ce moment-ci, il faut se questionner si ça vaut la peine d’y aller de cette façon étant donné tout le travail que ça engendre. Pour ma part, je vais plutôt opter pour un menu déroulant dans la cellule à l’aide de la validation de données. Le menu déroulant comprendrait alors le choix Oui ou Non. Il serait également possible d’utiliser les formulaires VBA (voir l’article Facilitez la saisie de données dans Excel avec un formulaire), mais cette dernière option nous demandera beaucoup plus de temps à concevoir.
Nouvelle méthode en préversion pour les cases à cocher
Qu’à cela ne tienne, Microsoft a annoncé à l’automne 2023 l’ajout de la case à cocher dans une cellule Excel. Cette option est actuellement disponible dans la version bêta de Microsoft 365 Insider.
Cette option est beaucoup plus facile à utiliser que la précédente.
Si l’on reprend le même exemple que ci-haut, voici les étapes pour ajouter les cases :
- Sélectionner les cellules où vous souhaitez insérer des cases à cocher.
- Ajouter les cases à cocher : à partir du menu Insertion, sélectionnez la Case à cocher dans la section Contrôles de cellule.
C’est tout 
Vous pouvez cocher la case en utilisant la souris ou avec la barre d’espacement de votre clavier.
Vous avez automatiquement la valeur VRAI/FAUX qui est contenue dans la cellule de la case à cocher.
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Pour appliquer un format conditionnel et personnaliser vos cases à cocher
Vous pouvez vous servir de cette valeur dans des formules ou pour ajouter du format conditionnel.
Dans l’exemple suivant, j’ai ajouté du format conditionnel pour que l’évènement apparaisse en vert si l’option Ordinateur est cochée. Pour en savoir plus sur le format conditionnel consultez cet article : Maximisez l’utilisation du gestionnaire de mise en forme conditionnelle
De plus, il est possible de modifier la couleur des cases à cocher en ajustant la couleur de la police. Dans l’image précédente, j’ai appliqué la couleur de police bleue pour que les cases soient de cette couleur.
Cependant, si vous ajoutez une ligne à votre tableau, tout comme la version des contrôles de formulaire, les cases à cocher ne s’ajoutent pas automatiquement, il faut les ajouter manuellement en passant par le menu Insertion ou en les copiant à partir de la ligne précédente.
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En conclusion
J’adore cette nouvelle fonctionnalité et j’ai très hâte que cette option soit intégrée aux versions officielles de Microsoft 365. La seule déception que j’y ai trouvé est que si l’on ajoute une ligne à notre tableau, les cases à cocher ne s’ajoutent pas automatiquement. Mais c’est toutefois plus rapide que de passer par les cases à cocher du contrôle de formulaire. Espérons que ce sera ajouté d’ici le déploiement.
Croyez-vous que ces nouvelles cases à cocher vous seront utiles ?
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Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation Excel O365 – Bienvenue dans l’ère moderne :
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Bonjour.
Bravo pour votre tuto très bien expliqué.
Je suis en version Office 365 Insider béta et j’ai donc les nouvelles cases à cocher.
Cependant, je n’ai plus accès :
– aux anciens contrôles (aussi bien les contrôles de formulaires que les contrôles ActiveX)
– à l’insertion de graphiques…
– aux segments, lorsque je suis en tableau structuré.
En revanche, contrairement à certain, les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V fonctionnent encore dans Excel.
J’aimerais savoir si c’est pareil pour vous et si on peut basculer d’une version à l’autre très facilement et rapidement, selon ses besoins.
Et dernière question. Si je repasse en version classique, est-ce que mes formulaires fait avec les nouvelles cases à cocher fonctionneront encore lorsque je les rouvrirai sur mon PC ? Je ne pense pas mais sait-on jamais…
Bonjour,
Je n’ai pas accès à ma version Insider en ce moment, mais comme c’est une version bêta, il se peut que certaines fonctionnalités ne fonctionnent pas comme il faut. Mais pour répondre à votre question si vous repassez en mode classique: les cases à cocher n’y seront plus. Vous aurez seulement la valeur Vrai/Faux qui sera affichée.
Au plaisir,
Kim