Power BI: Rafraîchissement automatique de fichiers Excel

Publié le 03 septembre 2015
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Rafraîchissement de données Power BI

Power BI: Rafraîchissement automatique de fichiers Excel

Vous pouvez utiliser des fichiers Excel 2007 (et plus) comme source de donnĂ©es pour crĂ©er des rapports et des tableaux de bord dans Power BI. Toutefois, avant d’aller de l’avant, il y a plusieurs choses que vous devez savoir Ă  propos de l’usage de fichiers Excel comme source de donnĂ©es. Cet article vise Ă  circonscrire les Ă©lĂ©ments les plus importants.

 

Format des fichiers Excel

Afin d’obtenir les meilleurs rĂ©sultats possibles, vos donnĂ©es devraient ĂŞtre sous forme de tableau dans vos fichiers Excel ou encore dans un modèle de donnĂ©es Power Pivot. De plus, chaque colonne de donnĂ©es devrait ĂŞtre affichĂ©e selon son type de donnĂ©es (date, nombre, texte, etc.) puisque Power BI reconnaĂ®t les formats. Il est important de comprendre que Power BI importe les donnĂ©es incluses dans vos modèles de donnĂ©es Power Pivot et celles dans vos onglets Excel, qui sont mises sous forme de tableau. Si les deux types de donnĂ©es existent dans un fichier, Power BI privilĂ©gie celles du modèle de donnĂ©es. Si le fichier Excel comprend des visualisations Power View, celles-ci seront importĂ©es Ă©galement dans Power BI. Par contre, les tableaux et graphiques croisĂ©s dynamiques ne sont pas encore supportĂ©s par Power BI, au moment oĂą cet article est publiĂ©.

 

Option mettre sous forme de tableau dans Excel

Mettre sous forme de tableau

 

 

Modèle de données dans Power Pivot

Modèle de données Power Pivot

 

Rafraîchissement de données Excel

 

Power BI Gateway

Le Gateway agit comme un SaaS sur votre ordinateur, Il utilise les informations d’enregistrement de votre compte Windows, que vous avez spĂ©cifiĂ©es pendant l’installation. Au moment du rafraĂ®chissement, le Gateway s’assure que votre compte Power BI possède le niveau d’approbation requis pour se lier aux donnĂ©es sources. Le transfert de donnĂ©es entre Power BI et le Gateway se fait via Azure Service Bus. C’est lui qui crĂ©e un canal sĂ©curisĂ© entre Power BI et l’ordinateur. Ă€ cause de ce canal sĂ©curisĂ©, il n’est pas nĂ©cessaire d’ouvrir un port dans le pare-feu (firewall).

 

Qui a besoin d’un Gateway?

La réponse dépend de vos sources de données.

 

Sources de données locales

Le Personal Gateway est nécessaire pour rafraîchir des sources de données locales. Avec le Gateway, les options REFRESH NOW et SCHEDULE REFRESH sont disponibles lorsque les sources de données sont:

  • Des fichiers Excel 2013 (ou plus) dans lesquels on utilise Power Query ou Power Pivot pour se connecter Ă  diverses sources locales supportĂ©es. Toutes les sources de donnĂ©es locales que l’on retrouve dans la section Get External Data de Power Query ou Power Pivot supportent le rafraĂ®chissement de donnĂ©es sauf Microsoft Exchange, Active Directory et ODBC.
  • Des fichiers .pbix (Power BI Desktop) qui s’alimentent Ă  diverses sources de donnĂ©es locales supportĂ©es. Toutes les sources de donnĂ©es locales que l’on retrouve dans la section Get External Data de Power Query ou Power Pivot supportent le rafraĂ®chissement de donnĂ©es sauf Microsoft Exchange, Active Directory et ODBC.

Attention, un fichier Excel de base ne sera pas rafraîchi.

 

Données en ligne

Il n’est pas nĂ©cessaire d’utiliser un Gateway pour rafraĂ®chir des donnĂ©es en ligne. Pour ce type de donnĂ©es, les options REFRESH NOW et SCHEDULE REFRESH sont disponibles d’emblĂ©e.

De mĂŞme, un Gateway n’est pas nĂ©cessaire si la source de donnĂ©es est un fichier Excel 2013 ou plus qui utilise Power Query ou Power Pivot pour se lier Ă  des donnĂ©es en ligne ou si c’est un fichier .pbix qui s’alimente Ă  des donnĂ©es en ligne.

 

Questions

Que faire si mon fichier Excel ou .pbix s’alimente Ă  partir de donnĂ©es locales et de donnĂ©es en ligne?

Un Gateway est nécessaire.

 

Que faire si mon fichier Excel a seulement des lignes de données introduites manuellement?

Un Gateway n’est pas nĂ©cessaire (mais les donnĂ©es ne seront pas mises Ă  jour).
 
 

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Quelques exemples

Pour programmer ou modifier des rafraĂ®chissements de donnĂ©es, vous pouvez cliquer sur les … Ă  droite d’une source de donnĂ©es et choisir ensuite l’option SCHEDULE REFRESH, tel qu’illustrĂ© ci-bas.

Power BI Rafraîchissement de données

 

Vous aurez alors accès Ă  la fenĂŞtre suivante, qui comprend l’ensemble de vos sources de donnĂ©es Ă  gauche. Quand vous cliquez sur une source de donnĂ©es, vous pouvez ajouter ou modifier une opĂ©ration de rafraĂ®chissement de donnĂ©es. L’exemple suivant illustre un cas d’importation d’un fichier Excel dans Power BI, qui s’alimente Ă  partir d’un fichier .csv via Power Query. On peut voir que le rafraĂ®chissement fonctionne grâce Ă  mon personal gateway, que j’ai nommĂ© Sophie. Aussi, vous noterez qu’il faut insĂ©rer les informations de connection (Edit credentials). Ensuite, vous choisissez une frĂ©quence de rafraĂ®chissement de donnĂ©es (ou vous n’en fixez aucune et vous laissez les usagers faire des rafraĂ®chissements sur demande).

Rafraîchissement de données Power BI

 

Dans l’exemple suivant, la source de donnĂ©es est Mailchimp, donc une source de donnĂ©es en ligne. Pour cette raison, je n’ai pas Ă  utiliser de Gateway comme tel. On peut voir que le rafraĂ®chissement de donnĂ©es se fait, tel que programmĂ© et on nous indique Ă©galement la date du prochain rafraĂ®chissement de donnĂ©es.

Rafraîchissement de données Power BI

Dans l’exemple suivant, j’utilise une source de donnĂ©es en ligne et une source de donnĂ©es Excel (qui utilise Power Query). Il faut donc configurer les informations de connexion pour les deux sources de donnĂ©es avant de programmer le rafraĂ®chissement de donnĂ©es.

Rafraîchissement de données Power BI

 

Si vous tentez de programmer un rafraĂ®chissement de donnĂ©es pour une source de donnĂ©es qui n’est pas supportĂ©e, vous obtiendrez alors le genre de messages suivants:

Rafraîchissement de données Power BI

Rafraîchissement de données Power BI

 

Ordinateur qui supporte le Gateway

Pour supporter le Gateway, il faut un système d’opĂ©ration Windows 64bits.

 

Ordinateurs portables

Pour qu’un rafraĂ®chissement se fasse, le Gateway a besoin d’ĂŞtre en fonction. Les ordinateurs portables sont souvent fermĂ©s ou en veille lorsqu’ils ne sont pas en utilisation. Si vous installez un Gateway sur un ordinateur portable, assurez-vous de programmer vos rafraĂ®chissements de donnĂ©es Ă  des moments oĂą l’ordinateur est gĂ©nĂ©ralement en fonction. Sinon, le rafraĂ®chissement ne se fera pas. Il se fera seulement Ă  la prochaine pĂ©riode de rafraĂ®chissement cĂ©dulĂ©e, si l’ordinateur est en fonction.

 

Ordinateur de bureau

Les rafraĂ®chissements de donnĂ©es se dĂ©roulent gĂ©nĂ©ralement très bien sur un ordinateur de bureau, mais il faut s’assurer que l’ordinateur ne tombe pas en veille ou qu’il n’est pas fermĂ© au moment des rafraĂ®chissements de donnĂ©es.

 

Autres

Peu importe votre installation,un seul Gateway est suffisant puisque celui-ci n’a pas absolument besoin d’ĂŞtre installĂ© sur le mĂŞme ordinateur qui a servi, par exemple, Ă  aller chercher des fichiers Excel via Power Query.

 

Par exemple:

  • Vous avez un fichier Excel qui se connecte Ă  un serveur SQL
  • Vous avez utilisĂ© GET DATA dans Power BI pour importer le fichier Ă  partir de votre ordinateur portable
  • Vous avez aussi un ordinateur de bureau, que vous laissez en fonction tout le temps, et vous avez configurĂ© le Gateway sur cet ordinateur
  • Dans Power BI, vous avez cĂ©dulĂ© un rafraĂ®chissement de donnĂ©es
  • Au moment du rafraĂ®chissement de donnĂ©es, Power BI se connecte au Gateway sur l’ordinateur de bureau
  • Celui-ci se connecte ensuite aux sources de donnĂ©es pour les mettre Ă  jour
  • Pour le rafraĂ®chissement, il n’y a pas de communication avec le fichier original que vous avez importé à partir de l’ordinateur portable

 

Autres sources de données

Outre les fichiers Excel, de nombreuses sources de donnĂ©es peuvent ĂŞtre rafraĂ®chies sur Power BI. Pour obtenir la liste complète, consulter l’article suivant: http://support.powerbi.com/knowledgebase/articles/474669-refresh-data.


 

Formation complémentaire

Pour passer revue toutes les fonctionnalités de Power BI Service selon le rôle de l’usager: créateur de modèles de données, créateur de rapports, consommateur de rapports et administrateur de la solution, suivez la formation Introduction à Power BI Service et Power BI Mobile.
 

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation :

Le CFO masqué - Commentaires formation - Introduction à Power BI Service et Power BI Mobile
CFO-Masque_Formations-en-ligne_FBLa mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.

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