Les professionnels qui travaillent dans des départements de finance sont depuis toujours très orientés vers la donnée (data oriented) et de fervents utilisateurs d’Excel. Avec des sources et des volumes de données qui ne cessent d’augmenter et de se complexifier, plusieurs cherchent désormais une solution qui permettra non seulement de bien rapatrier toutes les données et de les faire parler entre elles mais aussi, de les présenter de façon percutante et utile à la prise de décision. Ceci explique le grand intérêt des départements de finance pour une solution comme Power BI, qui permet d’automatiser le processus d’importation, de transformation et de mise en relation des données, en plus d’offrir des possibilités infinie au niveau de la l’exploration et de la présentation des données. Ainsi, Power BI est une solution qui permet de gérer le cycle complet d’acquisition et de visualisation des données.
Webinaire : Power BI appliqué à la finance corporative
Le 15 avril 2021, nous vous avons offert un webinaire portant sur l’utilisation de Power BI en finance corporative. Vous trouverez ci-dessous un résumé de la présentation, suivi de l’enregistrement complet du webinaire, qui lui, est disponible uniquement pour les membres VIP du CFO masqué.
Les départements de finance utilisent Power BI pour différents besoins
1. Création de rapports financiers numériques (fini le papier!)
Power BI permet aux départements de finance de sortir du carcan des rapports papiers volumineux et de transformer ces anciens rapports en de réelles applications dynamiques. Bien que Power BI ne soit pas la solution optimale pour créer des états financiers, elle est de loin la solution la plus intéressante pour les analyser. De plus, chaque usager peut se créer un tableau de bord personnalisé et/ou ajouter des signets personnalisés dans un rapport pour suivre les indicateurs qui l’intéresse particulièrement. Il peut même se créer des alertes pour être avisé lorsqu’une valeur passe au-dessus ou en-dessous d’un certain seuil. Power BI permet ainsi de créer des rapports qui travaillent pour vous et qui vous fait signe lorsqu’une situation devient préoccupante et demande votre attention !
2. Automatisation du processus de création de rapports financiers
C’est bien connu, une des problématiques les plus courantes dans les départements de finance, c’est que bon nombre de professionnels passent une grande partie de leur temps à “cruncher” des données plutôt qu’à les explorer et en déceler des informations utilies à la prise de décision. Comme Power BI permet d’automatiser toute la chaîne de production d’un rapport, les professionnels doivent désormais uniquement consacrer du temps à la création rapports. Par la suite, tout est mis à jour selon une cédule qui sera décidée à l’avance, par exemple, à 8h00 tous les matins. Ils peuvent ainsi réellement faire ce pour quoi ils ont été embauchés à priori, de l’analyse! Il sera possible de créer des pages de rapports et des tableaux de bord avec des messages clairs concernant divers indicateurs mais il sera aussi possible de créer des pages de rapports qui permettront aux usagers d’explorer par eux-mêmes les données.
3. Accès sécuritaire aux données financières
Les départements de finance travaillent souvent avec des données hautement confidentielles. Heureusement, Power BI offre des façons de travailler avec des règles de sécurité élevées. Les données peuvent être hébergées localement ou dans le nuage et on peut récupérer ou créer des règles permettant à certains individus d’avoir accès ou non à certains rapports et/ou à certaines données dans le rapport. Par exemple, on peut faire en sorte que le directeur A ait accès aux rapports 1, 2 et 3 pour les données de la région A uniquement et que le directeur B ait accès aux rapports 1 et 3, pour les données de la région B uniquement.
4. Accès à une seule version de la vérité
Comme les rapports produits dans les départements de finance ne sont pas tous hautement automatisés comme il le devraient, il n’est pas rare que plusieurs individus travaillent en silo à importer et transformer les mêmes données, pour fin d’analyse, et qu’ils obtiennent des résultats différents. Cela est plutôt gênant et inquiétant. Quelle sont les données fiables, sur lesquelles baser nos décisions? Power BI règle cette problématique en permettant de créer des modèles de données qui peuvent ensuite être publiés et centralisés sur le service et récupérés par d’autres pour créer des analyses additionnelles. Le fait que l’on puisse désormais importer un jeu de données en mode de connexion directe et le croiser avec des sources de données additionnelles fait en sorte que chaque équipe peut avoir accès exactement aux données dont elle a besoin mais la portion commune à toutes les équipes, elle, demeure validée et invariable.
Vous devez analyser de grandes quantités de données et les présenter dans des rapports et tableaux de bord, avec des indicateurs de performance pertinents ? Développez vos compétences avec nos formations en Power BI. |
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5. Gestion de volumétries de données importantes
Les entreprises gèrent des données de plus en plus volumineuses et les départements de finance ne font pas exception. Non seulement Power BI permet de consolider des données provenant de diverses sources mais possède aussi une technologie permettant de compresser les données de façon ultra efficace, ce qui permet de travailler avec des volumétries de données impressionnantes. Évidemment, il existe également toutes sortes de façons d’héberger les donnée sourcess sur plusieurs serveurs pour optimiser davantage, dans les cas extrêmes. Bref, on peut maintenant gérer des volumes de données importants sans problème de performance, pour autant que l’on sache comment s’y prendre.
6. Exploration de données et identification de tendances et de comportements répétitifs (patterns)
Power BI permet d’aisément créer des pistes de forage à l’intérieur d’une visualisation (drill down) et d’intégrer des filtres croisés entre les différentes visualisations (drill accross). Il est même possible de cliquer sur un élément d’une visualisation pour obtenir une page de rapport filtrée sur cette donnée (drill through). Ceci permet aux usagers de creuser l’information pour découvrir ce qui explique certaines valeurs inattendues. De même, les utilisateurs peuvent rouler des algorithmes sur leurs données, grâce à une fonctionnalité nommée Quick Insights. Cette fonctionnalité permet de mettre en relief des tendances, des données hors normes, des comportements saisonniers, des corrélations et plus encore.
Power BI dispose en fait d’une multitude de fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle. On peut penser à la visualisation qui permet d’identifier les items ayant le plus d’impact sur une valeur, à la visualisation d’arborescence, à la visualisation qui permet de questionner les données en langage naturel, aux fonctionnalités d’explication de hausse et de baisse de valeurs, à la fonctionnalité qui permet de faire ressortir où une distribution est différente dans les données, à la visualisation qui identifie les anomalies ou encore aux modèles de AML (automatic machine learning). Microsoft ne cesse de bonifier son offre en ce sens et c’est très réjouissant !
Maintenant, non seulement les professionnels des départements de finance ont plus de temps pour analyser leurs données mais ils ont aussi plus d’outils pour aller en profondeur.
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
7. Partage et collaboration
Finalement, Power BI dispose de nombreuses fonctionnalités pour faciliter le partage et la collaboration. Au niveau du partage, nous avons déjà disctué au point 3, des accès personnalisés aux données et aux rapports eux-mêmes. On peut ajouter à cela de nombreuses autres possibilités, comme celle de partager des rapports à travers une application plus complète. De même, les usagers peuvent consommer leurs données sur la plateforme web de Microsoft, sur leur téléphone intelligent, sur leur tablette ou même sur leur montre Apple Watch. Power BI peut aussi être imbriqué là où ça convient le mieux : Teams, Sharepoint ou autre application interne. Au niveau de la collaboration, les professionnels des départements de finance peuvent bénéficier d’options de collaboration comme la possibilité d’échanger des commentaires directement à partir des visualisations, des rapports ou des applications ou encore converser dans Teams.
Exemples de visuels Power BI pour les départements de finance
ValQ
Dans un article intitulé Power BI : Analyses et simulations d’un état des résultats, je vous ai présenté le visuel personnalisé ValQ, dédié aux départements de finance. Ce visuel, qui a permis à ses développeurs de recevoir le Financial Modelling Award 2020, peut vous aider à analyser votre état des résultats, votre état des flux de trésorerie, votre cycle budgétaire, tout en permettant de générer des simulations.
Zebra BI
Le visuel personnalisé Zebra BI est de loin le visuel que je préfère pour faire l’analyse de données financières. Il est excessivement simple à utiliser et produit des visualisations claires, nettes et précises, qui répondent en tous points aux meilleures pratiques d’affaires. Dans l’article Créer des rapports financiers pertinents en quelques clics de souris dans Excel ou Power BI, je partageais avec vous différentes façons d’utiliser le visuel en 2018!!! Ce visuel a depuis évolué tout en conservant sa pertinence.
Power BI Gold for Finance
Power BI Service dispose d’une panoplie de modèles à réutiliser dont quelques-uns spécifiquement conçus pour les besoins des départements de finance. Par exemple, le modèle Power BI Gold for Finance a été créé pour analyser des données financières en provenance de Dynamics 365.
Rapports paginés
Il existe une multitude de visuels personnalisés pour les départements de finance qui ne sont pas prêts à révolutionner complètement la roue. Dans un article intitulé C’est le temps de dynamiser vos rapports paginés, je partageais avec vous de nombreux exemples de visuels qui respectaient presqu’en tous points les caractéristiques recherchées par les adeptes des “rapports imprimés” mais tout en offrant une interactivité fort utile.
Analyse de scénarios
J’ai une vaste expertise en modélisation financière dans Excel et il faut me croire quand je vous dis que Power BI n’est certainement pas une solution de remplacement d’Excel pour créer des modèles financiers. Certains besoins des départements de finance demeurent mieux desservis par Excel. C’est le cas, par exemple, des simulations Monte Carlo. Cela dit, Power BI dispose néanmoins d’une base pour effectuer de l’analyse de scénarios. Dans l’article Power BI : Utiliser les paramètres de scénarios, je vous explique comment le tout fonctionne.
Analyse de sensibilité
Toujours à l’aide des paramètres de scénarios disponibles dans Power BI Desktop, il serait également possible de créer des analyses de sensibilité de base, tel qu’illustré dans notre article Power BI : Analyse de sensibilité.
État des résultats et autres états financiers
Certes, présenter des états financiers n’est pas chose facile avec Power BI, mais c’est possible. Dans un article intitulé Power BI : Présenter un état des résultats, je vous présente le concept de base.
Passer de Excel à Power BI
Bien que cet enregistrement date un peu, je vous conseille fortement de vous rendre dans notre galerie de vidéos et d’écouter l’enregistrement d’un ancien webinaire portant le titre Migrer d’Excel vers Power BI.
Écoutez notre webinaire en différé
Pour écouter ce webinaire en différé devenez membre VIP du CFO masqué.
Formation complémentaire
Afin d’approfondir vos connaissances avec Power BI, nous vous recommandons de débuter avec notre formation Power BI (niveau 1).
Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
