Qui n’a jamais utilisé Excel pour saisir des données ?
Vous avez probablement tous, un jour ou l’autre, utilisé Excel pour enregistrer des données : que ce soit pour créer un budget, faire le suivi d’un projet, compiler les heures travaillées…
Si c’est le cas, vous savez fort bien que si les données sont entrées de n’importe quelle façon il sera très difficile de réutiliser ces données pour effectuer des recherches ou des analyses. Si le nom d’un client est entré de 3 façons différentes dans vos données, comment allez-vous calculer le total des heures à facturer pour ce dernier ?
L’utilisation d’un formulaire de saisies dans Excel, nommé Userform et créé avec du code VBA (Visual Basic for Applications), est tout à fait appropriée pour s’assurer que les données sont entrées proprement !
Lors de notre webinaire du 16 février, nous avons démontré qu’il est possible de préparer un Userform en VBA sans pour autant être un expert en programmation.
Le formulaire sans code VBA
Tout d’abord, sachez qu’il existe un formulaire qui peut être inséré automatiquement et qui n’exige aucune programmation. Il peut être fort utile si votre tableau de données comporte plusieurs colonnes, ça vous permettra de voir les données de façon verticale au lieu d’horizontale.
Pour avoir accès à cette fonctionnalité, vous devez l’ajouter à votre menu à partir des Options Excel :
Mais, comme il n’exige aucune programmation, il est plutôt limité. Par exemple, il ne vous permettra pas de choisir l’information à l’aide d’un menu déroulant.
Pour avoir plus de flexibilité, nous allons donc nous tourner vers le formulaire VBA.
Pendant le webinaire, nous allons créer un formulaire simple pour saisir des données de livraisons.
Créer un formulaire de saisie dans Excel
1. Création du formulaire
Nous allons utiliser la fenêtre Microsoft Visual Basic pour Application pour créer le formulaire.
Nous accédons à cette fenêtre à partir du menu Développeur.
Ce menu n’est pas affiché par défaut dans Excel, il vous faudra donc l’activer si ce n’est pas déjà fait. Vous pouvez cliquer sur le bouton droit de votre souris depuis la barre de menus, choisir « Personnaliser le ruban » et cocher la boîte « Développeur ».
Nous allons ensuite ajouter les différents libellés, les cases et les menus déroulants souhaités. Puis dans le cas des menus déroulants, nous allons leur assigner les données à afficher.
2 . Création de la macro qui permettra d’ajouter les données à notre tableau de livraison.
Une fois le formulaire dessiné, nous allons être en mesure, à l’aide de code VBA, d’ajouter les données saisies dans une nouvelle ligne du tableau de livraison.
Il nous faudra alors :
- Créer des variables
- Identifier les colonnes de notre tableau
- Assigner et insérer les valeurs entrées aux bonnes colonnes du tableau
- Remettre le formulaire à 0
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Formation complémentaire
Pour une introduction à la programmation avec le langage VBA, qui permet de sauver du temps et de réduire les risques d’erreurs en automatisant certaines tâches et certains processus, afin de développer des solutions robustes dans Excel, suivez la formation Excel – VBA (niveau 1).
Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation :
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
