Malgré la croyance populaire, encore très peu de professionnels maîtrisent réellement Excel. Cela dit, dorénavant, tout cv qui se respecte indiquera pourtant que son propriétaire est un savant utilisateur de la solution mais dans la réalité, ce même utilisateur n’utilise souvent qu’une infime partie du logiciel. Et rares sont en fait les gestionnaires qui sont réellement en mesure d’évaluer le tout. Ceci s’explique souvent par un manque de curiosité et/ou de formation de l’usager avec le logiciel Excel.
Sauriez-vous dire quel % du logiciel vous utilisez réellement? Et de quel % du logiciel vos ressources bénéficient vraiment? Je gage que non.
Et pourtant, avant d’investir dans des solutions de plus en plus complexes, il serait important de se poser la question et d’en faire réellement le tour. Excel, lorsque bien utilisé, peut changer radicalement la performance d’un employé et plus encore, d’un département.
Cet article vise à partager avec vous 6 bénéfices de bien se former avec Excel, avant de trop s’éparpiller.
1. Augmenter votre productivité
Réaliser vos tâches en un temps record
Il existe une énorme différence de productivité entre un usager qui a été formé à partir dedifférents cas d’usage concrets et qui maîtrise la grande majorité des fonctions et des fonctionnalités d’Excel et un usager qui n’a pas eu cette chance. Grâce à ses nombreuses références et expériences, le premier saura toujours mieux que le second comment s’y prendre pour résoudre une problématique. Il abordera la problématique avec un angle beaucoup plus précis et pourra la résoudre avec le moins d’étapes possibles et le plus de précision possible. À l’opposé, un usager qui ne possède pas ces connaissances, errera souvent avant d’atteindre la solution. Parfois même, il ne sera pas en mesure de proposer une solution ou il proposera une solution erronée.
Automatiser vos tâches répétives
Que l’on pense à Power Query, Power Pivot, au langage de programmation VBA ou aux nouvelles fonctions LET et LAMBDA, Excel fournit une panoplie de possibilités pour que les usagers cessent de refaire sans cesse les mêmes tâches et se concentrent plutôt à les automatiser. Ceci permet aux usagers bien formés de se libérer du temps pour se concentrer sur ce qui compte réellement.
Avoir du plaisir à réaliser vos tâches
Ce qui me frappe le plus parmi les usagers d’Excel avancés, c’est le plaisir qu’ils ont à accomplir les tâches qui leur sont confiées. Alors que les autres usagers seront souvent découragés par l’ampleur d’une tâche, les usagers avancés d’Excel carburent aux nouveaux défis. Ils sont confiants de posséder, dans leur coffre à outils, les outils qu’il faut pour accomplir la tâche. Et tout le monde sait qu’un employé motivé est un employé performant!
2. Augmenter votre niveau de créativité
Proposer des solutions à valeur ajoutée
L’avantage majeur de maîtriser Excel par rapport à une majorité d’autres logiciels, c’est qu’Excel vous offre en fait une toile blanche. Si vous utilisez les bons pinceaux et les bonnes techniques, vous pourrez crééer votre propre chef-d’oeuvre. Ceci devient indispendable pour tous ceux qui travaillent notamment en finance et en comptabilité. Si vous devez créer un modèle financier dans Excel, avec les bonnes pratiques d’affaires, vous pouvez reproduire tous les détails du modèle d’affaires spécifiques de votre entreprise. Il n’y a pas deux entreprises identiques et il n’y a donc pas deux modèles financiers identiques. Rares sont les logiciels qui ne vous compriment pas à l’intérieur de certaines balises. Ce faisant, lorsque vous créez des solutions dans Excel, vous avez la capacité de reproduire en tous points ce qui doit être refléter.
Personnaliser vos solutions
Pour les mêmes raisons que celles précisées au paragraphe précédent, les usagers avancés d’Excel pourront personnaliser leurs solutions à tous les niveaux. On a parlé de modèles financiers au point précédent, mais on peut aussi penser aux tableaux de bord, qui sont si simples à mettre en place dans Excel et pourtant si performants. Les tableaux de bord élaborés dans Excel peuvent répondre aux besoins des plus exigeants. Le graphique n’existe pas comme tel dans Excel? Ce n’est pas un problème. Si vous possédez les connaissances nécessaires, vous pourrez le créer de toutes pièces. N’oublions pas non plus que les tableaux de bord dans Excel peuvent s’alimenter à des sources de données externes certifiées. Je le mentionne pour ceux qui croient encore qu’un tableau de bord dans Excel utilise inévitablement des données malmenées dans Excel.
3. Acquérir vos premières bases en programmation
Langage de programmation natif
La grande majorité des usagers avancés d’Excel utilisent l’enregistreur de macros et ont la curiosité d’ouvrir l’éditeur de code VBA pour observer le code ainsi créé. Puis, après un certain temps, ils apprennent à créer eux-mêmes leurs propres macros, directement en faisant de la programmation VBA dans l’éditeur de code. Et il va sans dire que ce passage d’Excel à l’enregistreur de macros, puis de l’enregistreur de macros à l’exploration de l’éditeur de code et finalement de l’éditeur de code à l’actuelle programmation en VBA, est une ascension qui se fait en douceur. Apprendre à programmer n’est pas chose facile mais une fois que l’on maîtrise un langage de programmation, il devient beaucoup plus aisé par la suite d’apprendre d’autres langages. Quelqu’un qui sait programmer en VBA, par exemple, pourra apprendre à programmer en Python beaucoup plus aisément.
Compléments Excel
Les compléments Excel comme Power Query et son langage de programmation en M sont désormais encore plus intéressants que le langage de programmation natif d’Excel que représente le VBA. En effet, Power Query repose sur le langage M mais il s’agit d’une solution dite low code. Ainsi, l’usager apprend à programmer mais la programmation qu’il doit faire est largement simplifiée par des commandes, qui génèrent la grande majorité du code pour lui. Malgré tout, il s’agit d’une belle façon d’apprivoiser l’art de la programmation, sans casser des oeufs. Et cela est moins ardu que d’apprendre le VBA.
Nouvelle façon de programmer dans Excel
Microsoft est partie sur cette lancée des langage low code. À cet effet, elle a récemment lancé la fonction LET pour que les usagers d’Excel puissent définir leurs variables et les réutliser dans leurs formules. Elle a aussi lancé la fonction LAMBDA, qui permet aux usagers de définir leurs propres fonctions Excel personnalisées. Enfin, elle a démarré un projet pour Excel Online, qui se nomme les Office Scripts. On en sait encore très peu sur ces derniers mais ils permettraient aux usagers de réutliser des “recettes” de codes, prêtes à l’emploi.
Excel comme base de programmation sur le Power Platform
Tout récemment, Microsoft à lancé le langage de programmation Power FX. Vous pouvez, à cet effet, consulter l’article suivant : What is Microsoft Power Fx? | Microsoft Power Apps. Il s’agit d’un langage de programmation qui pourra être utilisé à travers le le Power Platform. C’est en fait le langage utilisé présentement par Power Apps. Ce langage, repose à plusieurs niveaux sur le langage Excel. Donc, les usagers qui investissent dans leur formation Excel augmentent également significativement leurs chances de maîtriser ce tout nouveau langage.
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4. Aiguiser votre compréhension des données
Des compétences avancées dans Excel vous permettront d’arrêter de perdre votre temps à rassembler et transformer vos données pour fins d’analyse. Vous pourrez automatiser ces tâches et ainsi vous libérer du temps pour bien explorer vos données et mieux les comprendre. Plus vous maîtriserez les techniques d’exploration, plus vous deviendrez intuitifs sur les façons de découvrir des tendances, des écarts, des exceptions, des corrélations, des anomalies et autres. Vous maîtriserez aussi des techniques vous permettant de mieux synthétiser les résultats de vos analyses, ce qui vous aidera à avoir une meilleure vue d’ensemble de vos données.
5. Créer des présentations percutantes
Parallèlement, avec des compétences avancées dans Excel, vous serez en mesure de mieux présenter les résultats de vos analyses, notamment par l’utilisation de graphiques plus percutants. Excel dispose d’une panoplie de graphiques, de modèles et de compléments, mais vous apprendrez aussi à créer votre propres visuels, pour mieux faire ressortir le message que contiennent vos données.
6. Augmenter votre valeur marchande
Si vous croyez qu’il n’est plus “dans le vent” de se former avec Excel, détrompez-vous. Excel est le logiciel à la base de tout. Ce n’est pas pour rien que tous les logiciels (ou presque) possèdent un bouton “Exporter en Excel”. Si vous maîtrisez Excel comme un pro, vous verrez votre valeur marchande augmenter. Vous deviendrez convoité, voire irremplacable ! Vous aurez ainsi de meilleures propositions professionnelles et vous pourrez vous sentir valorisé dans votre travail.
Conclusion sur l’importance d’investir dans sa formation Excel
Avant de vous tourner vers l’analyse prédictive et tous les logiciels statistiques et d’intelligence artificielle, vous voudrez sans doute vous assurer d’abord de maîtriser Excel de fond en comble. Vous serez sans doute surpris de tout ce que vous pourrez accomplir avec ce logiciel et des portes qu’il vous ouvrira ensuite.
Formation complémentaire
Afin d’approfondir vos connaissances avec Excel, dont celles touchant la validation de données, nous vous recommandons notre formation Excel – Mise à niveau.
Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
