Remplissage automatique dans les listes déroulantes

Saviez-vous qu’il est maintenant possible de chercher beaucoup plus aisément et rapidement un élément d’une liste déroulante avec la fonctionnalité Remplissage automatique dans les listes déroulantes ?

Au cours du mois de juin, j’ai fait un webinaire sur les dernières nouveautés Excel version Office 365 et j’y ai mentionné que c’était la fonctionnalité qui aurait le plus gros impact dans mon quotidien lorsqu’elle sera disponible dans la version régulière d’Office 365 (Au moment où j’écris cet article, cette fonctionnalité est seulement disponible dans la version Insider de Microsoft). Le fait est que j’utilise des menus déroulants un peu partout!

On peut maintenant écrire une partie d’un mot dans la cellule qui contient un menu déroulant (créé avec la validation de données) et Excel nous fournira la liste des éléments de notre menu déroulant qui contiennent ces caractères.

Par exemple, en inscrivant un « v » dans ma cellule de menu déroulant je vois apparaître les 6 éléments de ma liste qui contiennent un « v » (sur une possibilité de 76 éléments).

C’est lorsque notre menu déroulant comporte plusieurs lignes que ça devient vraiment intéressant.

Je vous présente un cas concret où cette fonctionnalité sera utile.

Cas concret de remplissage automatique

J’ai un fichier dans lequel j’inscris le temps passé par projet pour chacun de mes clients. J’aime bien réutiliser toujours les mêmes noms de projets pour un même client. C’est pour cette raison que j’utilise un menu déroulant avec ma liste de projets.

1. Création de la table contenant les données du menu déroulant.

J’ai construit un tableau (mise sous forme de tableau Excel) où je liste mes projets. J’ai nommé mon tableau TProjet.

2. Liaison de la colonne de données au menu déroulant

Ensuite, je me positionne dans la cellule où je veux inscrire mon projet. Je vais dans le menu Données puis Validation de données.

Dans la section Autoriser du menu Validation de données, je sélectionne Liste, puis dans Source j’inscris = INDIRECT(“TProjet[Projets]”). Comme mon tableau de données se trouve sur une autre feuille de mon chiffrier, je dois utiliser la fonction INDIRECT qui va retourner tout ce que contient la colonne Projets du tableau TProjet.

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3. Remplissage automatique dans les listes déroulantes

Si vous utilisez déjà les menus déroulants, vous avez remarqué que plus votre liste est longue, plus c’est ardu de trouver les éléments que l’on veut sélectionner.  Dans le cas présent, ma liste contient 76 noms de projets. Je dois donc utiliser la barre de défilement à droite pour trouver le bon élément et parfois je passe dessus sans le voir, je perds du temps ! La situation n’ira pas en s’améliorant puisque j’ajoute des noms de projets régulièrement.

Avec la nouvelle fonctionnalité, on peut maintenant écrire un mot (ou une partie du mot) et l’on voit les éléments de la liste qui contiennent ce mot. La liste se précise au fur et à mesure que l’on ajoute des lettres.

Par exemple, je cherche le projet Tableau de bord Ventes.

Je peux donc commencer en écrivant un « v » (pour ventes – car je ne me rappelle plus si le projet s’intitule Rapport Ventes ou Tableau de bord des ventes, …). De mes 76 projets, je n’en vois plus que 6.

Et la liste se précise à l’ajout de caractères. En ajoutant un e, il n’y a plus que 2 éléments visibles.

Je peux ensuite me déplacer avec les flèches de mon clavier pour récupérer le bon élément.

Remarquez que les caractères n’ont pas à être au début de l’élément de ma liste, dès que les caractères sont contenus dans un élément, cet élément apparaîtra.

Quoi faire si votre menu apparaît dans la barre de formule

Si votre menu déroulant venait qu’à apparaître dans la barre de formule et non au niveau de la cellule, il suffirait d’aller cocher l’option Modification directe dans Fichier/Options/Options avancées.

Formation complémentaire

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Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation Excel O365 – Bienvenue dans l’ère moderne :

La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.