Produire des états financiers dans Excel

Je suis toujours un peu surprise par le nombre de personnes qui me demandent si Le CFO masqué enseigne comment produire des états financiers dans Excel. Pour cette raison, j’ai décidé de consacrer cet article, ainsi qu’un webinaire complet, à ce sujet. J’y explique notamment quand il est logique d’utiliser Excel pour produire des états financiers et surtout comment les produire de façon “automatisée”. Pour accéder à l’enregistrement de ce webinaire, vous devez être un membre VIP du CFO masqué.

Différents types d’états financiers dans Excel

Avant de parler de l’art d’élaborer des états financiers dans Excel, il faudrait préciser à quel type d’états financiers on fait référence.

États financiers officiels vs états financiers internes

Il est possible, mais plutôt compliqué, de produire des états financiers officiels (avec la production de notes automatisée) dans Excel. Il existe, par ailleurs, de très nombreuses autres solutions informatiques qui accomplissent cette tâche à merveille. Donc, lorsqu’on parle de produire des états financiers dans Excel, on réfère plutôt à des états financiers internes, pour fins d’analyse.

États financiers actuels vs états financiers prévisionnels

Le CFO masqué a développé une expertise très poussée en modélisation financière, dont l’un des objectifs précis, est souvent de construire des états financiers prévisionnels. Cette discipline est très particulière. Elle demande notamment d’apprendre à créer des états financiers prévisionnels liés entre eux, qui balancent ! Ces états financiers prévisionnels sont basés sur des inducteurs d’affaires, qui permettent aux utilisateurs, de modifier aisément le scénario sous analyse (donc la valeur des inducteurs d’affaires) et de générer des analyses de sensibilité. À notre avis, Excel demeure à ce jour, la meilleure solution pour élaborer de tels modèles financiers, en autant que les utilisateurs soient bien formés en la matière et bien au courant des meilleures pratiques d’affaires. Ici toutefois, on ne fait pas référence à l’élaboration d’états financiers prévisionnels, mais plutôt à l’élaboration d’états financiers actuels, donc basés sur des données passées.

Vous aimeriez créer des états financiers prévisionnels complets et dynamiques dans Excel, capables de se moduler à vos hypothèses, afin d’éclairer vos décisions d’affaires ? Apprenez les meilleures pratiques avec nos formations en modélisation financière.

Approches pour produire des états financiers dans Excel

Il existe de nombreuses façons de produire des états financiers dans Excel. À notre avis, ici, l’idée est de monter une structure qui puisse être, le plus possible, automatisée. Mais si les formules sont faciles à automatiser, l’automatisation de la structure elle-même demeure toujours un défi. Nous allons donc ici passer en revue différentes approches, qui seront étudiées plus en détails, lors de notre webinaire.

Approche 1 : On définit la structure et on ajuste manuellement

Nous allons prendre pour acquis que l’usager maîtrise l’art de “mettre les données sous forme de tableau” dans Excel. Dans cette première approche, nous supposerons aussi que les données d’origine se trouvent soit dans un onglet du fichier Excel (sous forme de tableau), soit dans Power Pivot, soit dans un cube externe ou soit dans un ERP, qui fournit un complément Excel dédié. Ce faisant, les valeurs des états financiers produits avec cette approche seront automatiquement mises à jour lorsque les données de la base de données évolueront.

Voici un extrait des données qui seront utilisées pour illustrer les différentes approches.

Fonctions régulières d’Excel

Si on dispose d’une base de données sous forme de tableau, insérée dans un onglet Excel, il sera aisé de produire les états financiers par le biais de simples fonctions SOMME.SI.ENS.

Formules cube

Si les données logent dans une base de données dans Power Pivot (non chargée dans un onglet Excel) ou dans un cube de données externe, il serait possible d’utiliser des fonctions VALEURCUBE pour reconstituer les états financiers dans Excel.

Compléments spécifiques

Dépendamment du logiciel comptable, il serait aussi possible d’ajouter un complément de formules dans Excel, comme le propose par exemple, la solution F9. Celle-ci permet de lire le contenu de comptes spécifiques pour des périodes spécifiques dans le système comptable, par le biais de formules spécifiques dans Excel.

Limite principale de cette approche

Dans les exemples cités plus haut, les formules permettront de mettre à jour la valeur de chaque poste de l’état financier (ici l’état des résultats). Par contre, si un nouveau poste devait s’ajouter ou se soustraire, il faudrait l’ajouter ou le supprimer manuellement de la structure. Par exemple, si un nouveau poste de dépense apparaissait dans la base de données (à l’endroit où pointe la flèche rouge dans l’image ci-dessous), il faudrait manuellement aller ajouter le libelé dans la structure d’état des résultats dans Excel. Il ne s’agit donc pas d’une approche à 100% automatisée.

Approche 2 : On construit une structure dynamique

L’idéa serait donc de prévoir une structure de comptes qui puisse s’ajuster selon l’ajout ou le retrait de comptes dans les données sources. Pour ce faire, il serait possible d’utiliser les fonctions régulières d’Excel, mais cela exigerait de bafouer quelques meilleures pratiques d’affaires dans Excel. Nous recommandons plutôt l’utilisation d’un tableau croisé dynamique. Voici un résumé de ces deux approches, qui seront vues en détails lors de notre webinaire.

Fonctions régulières d’Excel

Il serait possible d’utiliser un ensemble de fonctions telles que SI, ET, RECHERCHEX et à nouveau SOMME.SI.ENS pour définir une structure de comptes ajustables. Par contre, cette approche nécessiterait de contourner quelques meilleures pratiques de base dans Excel, que nous étudierons lors de notre webinaire.

Tableau croisé dynamique

À notre avis, l’approche la plus complète et dynamique serait l’usage d’un tableau croisé dynamique, lié à une base de données dans Excel ou à l’extérieur d’Excel. Et à ce sujet, rappelez-vous qu’il est possible de construire un tableau croisé dynamique qui a l’air d’un rapport régulier. Ceci permettrait de créer une structure à 100% automatisée. Cette approche sera vue en détails lors de notre webinaire.

Comparaison d’états financiers dans Excel

Une fois les états financiers construits de façon dynamique dans Excel, il sera possible de produire une analyse automatisée. Il sera également possible d’ajouter des compléments utiles comme des segments ou des règles de mise en forme conditionnelle.

Mais à mon avis, il serait plus utile de construire des rapports détaillés sur des postes en particuliers. par exemple, ci-dessous, un rapport complet pour bien suivre et comprendre l’évolution et la composition des comptes à recevoir. Il s’agit de construire des graphiques rattachés à des tableaux croisés dynamiques, qui eux, se mettent à jour automatiquement avec la base de données. C’est ce qu’on enseigne dans nos formations de tableaux de bord dans Excel.

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