Que vous utilisiez une solution CPM (Corporate Performance Management) ou FPM (Financial Performance Management) ou Excel pour effectuer votre budget, les problèmes liés à l’implication de vos ressources dans le processus budgétaire demeurent les mêmes, surtout dans un processus “bottom up“. Cet article a comme objectif de relever les principales difficultés rencontrées lors du processus budgétaire et de proposer des pistes de solutions pour optimiser l’adoption de votre processus budgétaire par les membres de votre équipe.
Adoption du canevas qui sera utilisé dans le processus budgétaire
La plupart du temps, les gestionnaires impliqués dans le processus budgétaire se sentent submergés par les demandes qu’on leur fait et surtout par les outils utilisés pour le faire. C’est la raison principale pour laquelle ils procrastinent et ont du mal à adopter le processus budgétaire qu’on leur impose. Pour changer leur sentiment vis-à-vis de votre processus budgétaire et pour accroître leur participation, vous devez donc réfléchir au processus implanté et aux outils utilisés dans le cadre de ce processus. Dans la plupart des cas, vous devrez fournir un canevas à remplir à vos gestionnaire afin que ces derniers puissent vous faire part de leurs prévisions. Cet outil est vraiment la pierre angulaire du processus et, pour cette raison, vous devrez être attentif aux détails qui suivent.
1 – Test du canevas
Le canevas qui sera développé pour votre équipe, que ce soit un canevas dans Excel ou dans tout autre système, doit être développé longtemps à l’avance et testé avant d’être distribué. Ceci vous permettra de sauver énormément de temps lors du processus budgétaire lui-même.
2 – Explication du canevas
Pour que le canevas soit convenablement adopté par tous, il doit être expliqué. Les gestionnaires doivent être en mesure de se référer à des instructions claires et complètes. De plus, il est toujours préférable d’organiser une rencontre de groupe, en début de processus, pour faire une démonstration de l’usage du canevas et répondre à l’avance à de nombreuses questions, qui pourraient autrement surgir pendant le processus et ainsi le ralentir.
3 – Distribution du canevas
Si vous élaborez le canevas dans Excel, il est fortement recommandé de ne pas faire parvenir vos canevas à votre équipe par courriel. Utilisez plutôt une plateforme collaborative, comme Yammer, par exemple, pour éviter les nombreux courriels pendant le processus et pour éviter la confusion entre les différentes versions produites.
Organisation du canevas qui supportera le processus budgétaire
Si la façon dont le canevas est expliqué et distribué à votre équipe est importante pour le faire adopter par votre équipe, le format du canevas lui-même est d’égale importance. En somme, on veut un canevas qui facilitera la tâche des gestionnaires et qui assurera la qualité de l’information fournie et ce, dans des délais raccourcis, en minimisant le plus possible les risques d’erreurs. Voici donc les caractéristiques que devrait posséder votre canevas.
1 – Canevas simple d’utilisation
Il faut que la plage d’entrée de données soit simple et il faut éviter de présenter aux gestionnaire tous les calculs intermédiaires qu’ils n’ont pas besoin de connaître, pour ne pas les submerger d’informations. Plus le canevas sera simple à remplir, plus le gestionnaire sera rapide à le remplir. De toutes façons, vous aurez déja prévu la suite et des calculs plus complexes seront déjà attachés à la section d’entrée de données, mais invisibles aux gestionnnaires. Autant que possible, votre canevas devrait entrer dans un écran d’ordinateur, pour faciliter sa compréhension, quitte à avoir quelques onglets thématiques à remplir.
De plus, si les gestionnaires doivent avoir accès à des données historiques, il faut que ces données soient disponibles à l’intérieur du canevas. Cette importation de données doit être automatisée afin d’éviter les erreurs et le délai que pourrait engendrer un processus manuel.
2 – Canevas compréhensible
Non seulement le canevas doit être facile à utiliser, mais il doit être développé selon la réalité opérationnelle des gestionnaires et dans leur langage quotidien. Trop souvent, les canevas sont développés par les gens de finance & comptabilité, qui oublient que le gestionnaire des ressources humaines ou le gestionnaire du marketing, ne s’exprime pas en des termes de comptes de grand livre! Il faut donc s’assurer que le canevas soit conçu de façon à ce que ces gestionnaires puissent facilement fournir l’information demandée.
Ainsi, on ne demandera pas de fournir une prévision pour les frais de déplacement. On va plutôt organiser le canevas de façon à ce que le gestionnaire puisse faire la liste des activités et des rencontres qu’il compte faire durant l’année, des distances de ces lieux et des hypothèses de coûts par km (souvent déjà déterminées par l’équipe des finances). Ensuite, une cellule calculera les coûts de transport rattachés.
Si vous fournissez un canevas qui demande directement le montant total des frais de déplacements, il est fort à parier que le gestionnaire va lui-même se développer un canevas dans Excel et tenter de calculer une prévision qui fait du sens selon sa réalité. Ceci aura pour effet de rendre le processus plus long et plus lourd, en plus de jouer sur la motiviation du gestionnaire et d’introduire des risques d’erreurs. De plus, si on veut être en mesure d’accepter ou non les prévisions fournies par les gestionnaires, il faut en comprendre le raisonnement! Donc, ce que l’on veut éviter, c’est que les gestionnaires se mettent à effectuer des calculs dans un canevas à l’extérieur de celui conçu à cet effet.
3 – Validation à l’entrée de données
Il faut utiliser des indicateurs visuels, à l’intérieur du canevas, qui aviseront les gestionnaires de leurs erreurs (ou de données suspectes), au moment où l’information est enregistrée dans le canevas. Ne pas permettre l’entrée de données erronées évite d’avoir ensuite à valider les données, à repérer les erreurs, à revenir vers les gestionnaires avec des données erronées et à effectuer la correction. Dans Excel, par exemple, on peut facilement effectuer de la validation de données grâce à la fonctionnalité du même nom.
4 – Consolidation des cavenas supportant le processus budgétaire
Vous devez également prévoir à l’avance comment vous allez compiler les informations des canevas de façon optimale. Si vous travaillez dans un système, vous aurez déjà configuré le tout en conséquence. Si vous travaillez dans Excel, vous devrez choisir une méthode de compilation: fonctionnalités Excel, programmation VBA, Power Query ou autre. Il va sans dire que la méthode de consolidation des canevas devra elle aussi être testée avant de rendre accessibles les canevas aux gestionnaires.
Conclusion
Investir dans la conception de votre canevas et dans l’optimisation de votre processus budgétaire vous fera assurément épargner temps, argent et frustration lors du processus budgétaire. Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez faire appel à notre équipe. Nous sommes des experts en modélisation d’affaires.
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
