Astuce Excel: Validation de données (Data validation)

Publié le 14 mars 2011
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP

Astuce Excel: Validation de données (Data validation)

À quoi sert la validation de données?.

De façon générale, la validation de données dans Excel vous permet de:

  • Contôler l’entrée de données dans une cellule ou une plage de cellules
  • Émettre des messages d’avertissement et d’erreurs aux usagers
  • Créer des menus déroulants

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Contrôler le contenu d’une cellule

Dans le menu Data (Données en français), vous trouverez l’option Data Validation (Validation de données en français). Le premier onglet, Settings, vous permet de définir le type de données admissibles dans une cellule ou une plage de cellules quelconque.

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Par exemple, vous pourriez contrôler l’entrée de données dans ces cellules pour n’accepter que des nombres entiers (ou des décimales). Vous pourriez ensuite ajouter des critères comme: valeurs comprises entre un minimum et un maximum, valeurs plus grandes ou plus petites qu’un certain seuil, etc.

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La validation de données vous permet également de contrôler l’entrée de données temporelles. Par exemple, vous pourriez exiger que l’entrée de données soit limitée à des dates comprises à l’intérieur d’un calendrier défini ou d’une certaine plage d’heures. La validation de données vous permet également de limiter le nombre de caractères dans une cellule. Vous pourriez aussi définir vous même une formule pour contrôler l’entrée de données dans une cellule ou une plage de données (Custom).

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Émettre des avertissements aux usagers.

Vous ne pouvez pas être constamment aux côtés des usagers de vos fichiers Excel. C’est pourquoi Excel vous permet de contrôler l’entrée de données dans vos fichiers via la validation de données. Pour encore plus de précision, Excel vous permet également d’émettre un avertissement à l’usager afin qu’il soit avertit de ce qui est permet d’entrer comme valeurs, avant que celui-ci n’est encore entré quoi que ce soit. Ainsi, vous pouvez créer des messages d’avertissement (avant l’entrée de données) ou carrément des alertes (une fois les données entrées). Vous devez simplement cliquer dans les onglets Input Message/Error Alert et donner un titre à votre message ou à votre alerte et rédiger une note qui sera automatiquement diffusée lorsque l’usager tentera d’entrer une valeur non-valide.

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Créer des menus déroulants.

Finalement, l’option “liste” de la validation de données vous permet de créer des menus déroulants. Vous devez simplement choisir List et sélectionner la plage de données qui vous intéresse. Cette plage de données doit se trouver dans la même feuille Excel que votre menu déroulant.

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Si votre plage de données est sur une autre feuille, vous devrez plutôt procéder tel qu’indiqué dans l’article suivant : Excel – Créer une liste de validation dynamique, avec les données d’une autre feuille.

 


Fichier d’accompagnement

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Formation complémentaire

Afin d’approfondir vos connaissances avec Excel, dont celles touchant la validation de données, nous vous recommandons notre formation  Excel – Mise à niveau.

 

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation en ligne Excel – Mise à niveau :

François Le May
Écrit il y a 5 mois
Il était grandement temps que je la suive!

Mon efficacité au travail et ma capacité à faire des analyses rapidement vont être grandement améliorées.

Mélanie Bonneau
Écrit il y a 5 mois
Adaptée pour le monde des CPA

Je trouve que cette formation est la plus adaptée pour le monde des CPA. En d'autres mots, j'apprends davantage ici que dans une formation générale de type "débutant - intermédaire - avancé" et je trouve que c'est plus concret pour mes activités quotidiennes. Merci!

Isabelle Madé
Écrit il y a 8 mois
Excellente formation!

Le découpage des sections est parfait, on peut prendre le tout à petites bouchées à notre rythme. J'utilise Excel depuis très longtemps et comme bien des gens j'ai appris sur le tas. Cette mise à niveau m'a permis d'apprendre ou mieux comprendre certaines formules et fonctionnalités que j'aurais dû maîtriser bien avant! Je suis prête pour la suite...

Melissa Forgues
Écrit il y a 8 mois
J'ai adoré!

Je croyais faire cette formation pour rien puisque je travaille avec Excel et prit quelques cours dans le passé. Je croyais que je maîtrisais toute la base! Ayayaye! Je me suis trompé! La formatrice donne énormément de trucs et des informations jusque là inconnue pour moi, jamais montré en salle de formation avec d'Autres compagnies... Déjà là, je vais sauvé beaucoup de temps. OMG! Bravo!

Sylvie Giroux
Écrit il y a 2 ans
Captivant

La formatrice expliquait très clairement chaque exemple et avait un ton de voix dynamique. En suivant une formation en ligne, je craignais de m'endormir, mais non! J'ai été captivée et intéressée tout au long de ma formation.

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