Prendre le dessus sur vos données avant qu’elles ne prennent le dessus sur vous

Publié le 08 septembre 2021
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Processus de gestion de données

Prendre le dessus sur vos données avant qu’elles ne prennent le dessus sur vous

C’est un peu toujours la même histoire… C’est prévisible mais inévitable. Plus une entreprise croît, plus elle accumule d’information, plus elle doit mettre des systèmes et des processus en place. Puis soudainement, le rythme des affaires s’accélère et l’oblige à faire vite et à tourner les coins ronds et souvent, les processus sont de moins en moins adaptés aux besoins. Et ses gestionnaires se disent, tant que ça roule… tant que nous sommes opérationnels et que nous répondons à la demande, pourquoi modifierions-nous nos façons de faire, nos systèmes, nos outils et la gestion de nos données ?  Pourquoi s’imposer une telle charge de travail quand on en a déjà plein les bras ? Vous vous reconnaissez dans ces propos ? Cet article est pour vous.

 

Les défis de la gestion de données

 

Situation courante en entreprise

Les gestionnaires savent souvent très bien que leurs données sont emprisonnées dans des systèmes et que sans processus optimisés, il devient de plus en plus difficile d’y avoir accès, de les comprendre et de les maîtriser. Mais ils ne peuvent s’empêcher de penser qu’il s’agirait d’une perte de temps énorme et d’un coût difficile à justifier, s’ils avaient à tout repenser les systèmes et les processus. C’est pourtant ce qui leur permettrait d’avoir la meilleure visibilité possible sur leurs données en tout temps. Et c’est dans ces données que résident les réponses à toutes leurs questions. Actuelles et futures… Ça vaut combien ça ?

 

Les gestionnaires qui osent repenser la gestion de leurs données

Cette histoire, elle se déroule dans grand nombre d’entreprises en croissance. Et vous le savez mais vous ne voulez souvent pas l’admettre… Ce sont les braves gestionnaires qui osent casser le moule et entreprendre un projet de refonte de la gestion des données qui se voient le mieux récompensés. Oui, il y a certainement un coût momentané à cela et cette refonte peut impliquer un risque important si elle n’est pas bien contrôlée. Mais les gains sur le moyen et long terme sont indéniables et inestimables lorsque le tout est fait convenablement. Ça vaut donc la peine, au minimum, de s’arrêter un peu et de considérer le tout. On parle ici de gains monétaires issus d’économies de temps et de ressources, mais aussi de gains d’affaires, notamment la possibilité de prendre des décisions éclairées. Revoyez par exemple les économies chiffrées engendrées par les efforts de ce CFO chez Data-Mail, suite à l’implantation de Power BI. Cet article vise donc à vous inciter à l’action, en commençant par de petits gestes.

 

Repensez la gestion de données

Gestion de données

 

Identifiez les données importantes

Avant toute chose, vous devrez faire l’inventaire des données essentielles. Cela fera partie d’un exercice de réflexion où vous déciderez notamment des indicateurs performance clés de votre entreprise. Pour établir ces indicateurs, vous devrez procéder par étapes. Vous devrez notamment vous poser des questions comme la suivante : Quelle est la mission de notre entreprise ? Si la réponse à cette question est d’être l’entreprise qui offre le délai de livraison le plus court dans la marché, il va de soi que vous devrez mesurer vos délais de livraison et les monitorer. Puis vous devrez les comparer, si possible, à ceux de votre compétition. C’est ce qui vous permettra de vous assurer que vous répondez en tout temps à votre mission d’entreprise et que vous remplissez la promesse que vous faites à vos clients.

 

Il existe de nombreuses méthodes pour définir les indicateurs de performance incontournables pour une entreprise. D’ailleurs, je partage avec vous une technique en 7 étapes, dans ma formation Créer des visualisations de données percutantes, pour vous aider à définir les indicateurs de performance les plus importants pour votre entreprise, dans votre contexte. Dans mon article SMART comme brillant, je partage également avec vous quelques critères de qualité d’un bon indicateur de performance.

 

Mais si les indicateurs de performance sont des informations essentielles à avoir sous la main pour une saine gestion d’entreprise, l’accès à d’autres données sera également nécessaire. On peut penser ici aux données qui serviront à des fins de reporting légal ou fiscal ou encore à des données qui font directement partie des opérations de l’entreprise, comme les données de facturation et les feuilles de temps.

 

Dans tous les cas, l’essentiel est que vous puissiez faire la liste des données auxquelles vous devez avoir accès pour garantir le succès de votre entreprise.

 

Évaluez vos systèmes et vos logiciels

Logiciels de gestion de données

 

Une fois que vous aurez identifié les données essentielles de votre entreprise, vous devrez identifier dans quels systèmes et logiciels elles se trouvent. Ce sera le temps de passer en revue ces systèmes et logiciels, pour comprendre si ce sont les systèmes optimaux, autant au niveau de l’entrée de données que de la génération de résultats.

 

Au niveau de l’entrée de données, vous pourriez par exemple évaluer les critères suivants (liste non exhaustive) :

  • Est-ce que l’entrée de données se fait aisément (comprise par tous ceux qui doivent entrer les données) ?
  • Est-ce qu’il faut beaucoup de formation pour savoir entrer les données correctement dans le système ?
  • Est-ce qu’il existe des contrôles au niveau de l’entrée de données ou une forme de validation ?
  • Est-ce qu’il existe une façon aisée de repérer les erreurs d’entrée de données ?
  • Est-ce que l’entrée de données est manuelle, automatique ou un mixte des deux ?
  • Est-ce que le système est performant (est-ce que c’est lent, rapide, est-ce que ça plante tout le temps) ?
  • Est-ce les données sont emmagasinées en toute sécurité ?

 

Au niveau des résultats produits par le système, vous pourriez par exemple évaluer les critères suivants (liste non exhaustive) :

  • Est-ce que le système produit la totalité des données requises pour les opérations et le monitoring?
  • Est-ce que le système produit des résultats qui sont faciles à comprendre ?
  • Est-ce que le système produit des résultats qui sont faicles à consommer par d’autres systèmes ?
  • Est-ce que le système est compatible avec les autres systèmes de l’entreprise ?
  • Est-ce que le système est facile à maintenir et mettre à jour ?

 

Au niveau de l’analyse des résultats par d’autres logiciels, là, le choix est vaste. Je vous ai déjà partagé un article qui vous propose 16 questions à se poser avant de choisir entre Excel et Power BI. Je vous invite à relire cet article. En somme, avant d’opter pour un système, il faut d’abord s’assurer de bien en comprendre toutes les possibilités.

 

Évaluez vos compétences

Formation en gestion de données

 

Trop souvent, j’observe des entreprises opter pour un logiciel vs un autre, basé sur des critères incomplets. Par exemple, un gestionnaire dira aux autres gestionnaires de son entreprise qu’il a vu des rapports produits par tel logiciel et que c’est exactement de ça dont l’entreprise a besoin. Se fier au résultat final est loin d’être optimal. Comment ces résultats ont-ils été obtenus et avec quel effort ? C’est plutôt la question à se poser. Et bien que les gestionnaires ont souvent l’impression que leurs employés maîtrisent très bien les logiciels qu’ils utilisent, la réalité est souvent toute autre.

 

Si on se fie à tous les cv des analystes financiers, par exemple, ce sont tous des experts en Excel, sans exception. Ce n’est pourtant pas du tout ce que j’observe dans mes formations. Comme je le mentionnais dans mon article 6 raisons d’investir dans votre formation Excel, dans la très grande majorité des cas, les employés ne maîtrisent qu’une infime partie du logiciel et souvent, cette partie qu’ils maîtrisent n’est pas optimale. Il y aurait moyen de faire mieux autrement.

 

Alors avant d’opter pour un nouveau logiciel, il est crucial de comprendre toutes les fonctionnalités offertes par le logiciel déjà en place et surtout, de s’assurer que les usagers le maîtrisent à sa plein capacité. Je vois des gens opter pour Power BI plutôt qu’Excel car ils disent qu’Excel ne peut pas travailler avec plus de 1M de lignes de données. S’ils connaissaient l’existence de Power Query, ils continueraient à travailler dans Excel, sans avoir à implanter un nouveau logiciel… S’informer d’abord des capacités de vos logiciels existants et s’assurer également que vos employés sont bien formés sur ces logiciels fera une différence fondamentale.

 

Évaluez vos processus d’extraction

Processus de gestion de données

 

Bien sûr, ultimement, vous voulez accéder à la donnée et l’utiliser dans le cadre de vos opérations ou pour fin de monitoring. Vous devez donc, là aussi, avoir les bons logiciels entre les mains. Le problème que j’observe souvent, c’est que les gestionnaires ne se posent pas les bonnes questions à ce niveau. Par exemple, chaque fois que je parle de Power Query à des gens qui en n’ont encore jamais entendu parler (croyez-moi, ça fait plusieurs fois depuis 2012!!!!), je dois d’abord spécifier que Power Query est autant accessible dans Excel que dans Power BI. Mais je dois aussi répondre à des questions du genre : « Est-ce que Power Query se connecte à SAP »? La question me fait réaliser à quel point les gestionnaires ne sont pas assez sensibilisés sur l’écosystème de leurs données corporatives.

 

Alors la réponse est oui. Power Query se connecte à SAP. Mais je ne crois pas que votre équipe de TI vous laissera vous y connecter comme bon vous semble. Pourquoi? Parce que SAP est un système « d’entrée de données ». Il est conçu pour emmagasiner des données, pas pour être bombardé de requêtes venant de partout. Recevoir toutes ces requêtes le mettrait assurément en péril. Toute entreprise ayant mis de l’avant de bonnes pratiques d’affaires au niveau de sa gestion de données, aura pris soin de créer des bases de données (comptoirs de données, lacs de données ou autres), qui comprendront des « copies » en temps « presque réel » des données de vos divers systèmes. L’idée est que vos données soient réunies dans une base de données accessible à tous pour fins de requêtes. Au passage, certains en auront profité aussi pour faire un certain ménage pour que les usagers puissent s’y retrouver plus aisément. Ce faisant, si cette base de données venait qu’à planter, ce n’est pas du tout dramatique. Il ne s’agit pas du système en production qui paralyserait toute l’entreprise. De même, comme cette base de données est conçue spécifiquement pour être questionnée, la performance devrait déjà être réfléchie en conséquence et être optimale.

 

Je vous partage cette anecdote, car c’est devenu une question récurrente qui m’est posée et dont la réponse semble étonner les gestionnaires. Jamais, semble-t-il, ce type de scénarios ne semble avoir été discuté avec leur équipe de TI. Mon premier conseil est donc de vous renseigner convenablement et d’avoir un plan optimal et validé de tous les intervenants avant de refaire complètement vos processus de gestion de données.

 


CFO-Masque_Formations-en-ligne_FBLa mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.

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