Protéger un tableau de bord Excel

Cet article fait suite à l’article Excel: Utiliser les « slicers » pour des tableaux de bord performants. Dans ce premier article, je vous expliquais comment utiliser les tableaux croisés dynamiques, les graphiques et les segments (slicers) afin de créer des tableaux de bord performants dans Excel. Suite à cet article, un lecteur m’a demandé comment présenter le tableau de bord aux usagers et s’assurer que ces derniers ne l’abîment pas. Cet article vise donc à expliquer comment protéger un tableau de bord dans Excel.

Cacher les onglets secondaires

D’abord, je recommande toujours d’insérer un seul tableau croisé dynamique par onglet, pour éviter qu’un tableau croisé dynamique empiète sur un autre tableau croisé dynamique lors du rafraîchissement des options du tableau de bord. Je recommande également que chaque base de données et chaque zone de calculs, le cas échéant, repose dans un onglet individuel. L’idée est ensuite de cacher tous ces onglets à l’utilisateur, en les sélectionnant d’abord et en cliquant sur Masquer (Hide). Ainsi, seul l’onglet comprenant le tableau de bord demeure accessible.

Grouper les éléments d’un tableau de bord

Une fois que votre tableau de bord a bel et bien l’allure que vous souhaitez lui donner, vous pouvez choisir de grouper tous ses éléments pour ne former qu’un seul élément groupé, qui se déplace en un seul bloc. Cette étape n’est pas essentielle mais elle est utilisée et appréciée par plusieurs créateurs de tableaux de bord.

Pour ce faire, appuyez d’abord sur la touche F5 et ensuite sur Cellules (Special), en bas à gauche.

Choisissez ensuite l’option Objets (Objects).

Vous observerez que tous les items de votre tableau de bord: images, segments, graphiques, etc. seront sélectionnés.

À ce moment là, vous verrez apparaître un menu Outils de dessin (Drawing tools) dans votre barre de menus. Choisissez l’option Grouper (Group).

Ensuite, vous constaterez que tous les items de votre tableau de bord ne forment désormais qu’un seul objet, qui est le tableau de bord lui-même, dans son ensemble.

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Protéger les éléments d’un tableau de bord

Nous avons déjà vu dans un article précédent comment protéger un onglet dans Excel (article: Truc Excel: Protégez vos données). Sachez que vous pouvez cocher l’option “Utiliser les tableaux et les graphiques croisés dynamiques” (Use PivotTable and PivotChart), dans la fenêtre des options de protection d’un onglet. Ceci permettra aux utilisateurs de votre tableau de bord de mettre à jour les graphiques (en sélectionnant des options dans les segments (slicers) par exemple), même si vous ajoutez de la protection à l’onglet contenant votre tableau de bord.

Sachez qu’il existe des options de verrouillage pour les segments (slicers) comme pour les cellules d’un fichier. Dans le menu de format du segment (slicer), il y a effectivement une cas à cocher pour déterminer si l’on souhaite que le segment (slicer) soit verrouillé ou non. Assurez-vous que cette case est décochée si vous souhaitez ajouter de la protection à votre onglet. Autrement, les utilisateurs de votre tableau de bord ne pourront pas faire de choix dans vos segments (slicers).

En ajoutant finalement de la protection sur l’onglet qui comprend le tableau de bord, vous empêcherez les utilisateurs de détruire votre oeuvre !

Et vous?

Et vous, est-ce que vous employez d’autres trucs pour garantir la protection de votre tableau de bord Excel ?

Formation complémentaire

Pour une introduction à l’élaboration d’un tableau de bord dans Excel, et ainsi apprendre à alimenter, structurer et présenter vos données, suivez notre formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1).

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation :

La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.