Astuce Excel: Collage spécial (paste special)

Lorsque vous utilisez Excel, vous cherchez souvent à gagner du temps. La fonctionnalité de Collage Spécial (Paste Special) peut, à bien des égards, vous permettre d’atteindre cet objectif.

Dans cet article, découvrez les principales utilisations de la fonctionnalité Collage Spécial dans Excel et apprenez à en tirer pleinement parti pour gagner en efficacité!

Comment accéder aux options de collage spécial dans Excel ?

Il existe plusieurs façons d’accéder aux options de collage spécial :

• À partir du menu Accueil (Home)
• En faisant un clic droit après un Copier (CTRL + C)
• En utilisant le raccourci clavier CTRL + ALT + V

Peu importe le chemin emprunté, vous atteindrez une fenêtre contextuelle affichant diverses options de collage spécial. Ainsi, contrairement à la fonctionnalité de collage standard d’Excel, la fonctionnalité de collage spécial offre un contrôle beaucoup plus granulaire sur les éléments qui doivent être collés.

Voyons maintenant comment fonctionne chacune de ces options.

Les principales options de collage spécial dans Excel

Coller les formules (Paste Formulas)

Cette option permet de coller uniquement la formule des données copiées, sans le format. Dans l’exemple ci-dessous, lorsqu’on copie la cellule B5 et qu’on la colle avec l’option Formules, on copie la formule qui compose le 383 330$, mais pas le format.

Ainsi, vous obtenez le résultat calculé, sans la mise en forme monétaire. Cette option est particulièrement utile lorsque vous souhaitez réutiliser une logique de calcul en évitant de copier des formats indésirables.

Coller les valeurs (Paste Values)

Cette option vous permet de coller uniquement la valeur de la cellule que vous copiez, sans la formule sous-jacente, ni son format. Par exemple, en copiant la cellule B17 et en la collant avec l’option Valeurs, vous obtiendrez 383329,669, soit le 383 330$, non formatté. Ainsi, la cellule de destination, contrairement à la cellule d’origine, contiendra une valeur fixe et ne sera pas calculée à partir de d’autres cellules.

Coller les formats (Paste Formats)

Cette option permet de coller uniquement la mise en forme des cellules copiées. Notamment, toute mise en forme conditionnelle ou format spécifique appliqué aux cellules d’origine sera appliqué aux cellules de destination au moment du collage.

Cette action n’affectera pas la formule ou la valeur de la cellule de destination. Dans l’exemple ci-dessous, la cellule d’origine (B27) a un certain format (format monétaire, police en gras et fond de cellule en jaune). La cellule de destination quant à elle contient la valeur 5, mais aucun format ne lui a été appliqué.

En copiant la cellule B27 et en la collant avec l’option de collage spécial Formats, cela n’a pas affecté la valeur de la cellule de destination, mais lui a conféré le même format que la cellule B27, soit le jaune, le gras et le signe de $.

Coller les commentaires/notes (Paste Comments/Notes)

Cette option permet de coller dans la cellule de destination uniquement le commentaire et/ou la note associé à la cellule d’origine. Cette action n’affectera pas la formule, la valeur ou le format de la cellule de destination.

Par exemple, dans l’exemple ci-dessous, nous avons copié la cellule B38, qui contenait un commentaire, puis l’avons collé dans la cellule B44 avec l’option de collage spécial Commentaires. Cela n’a pas affecté la valeur, ni le format de la cellule de destination. Seul le commentaire a été copié.

Coller la validation de données (Paste Validation)

Cette option de collage spécial permet de coller uniquement la validation de données de la cellule copiée. Cette action n’affectera pas la formule, la valeur ou le format de la cellule de destination.

Dans l’exemple ci-dessous, la cellule B51 a une validation de nombre entier entre 0 et 400 000.

Ainsi, lorsqu’on copie cette cellule et qu’on la colle dans la cellule de destination avec l’option de collage spécial Validation, puis qu’on inscrit une valeur de 500 000 dans la cellule de destination, on reçoit un message d’erreur parce que la valeur de la cellule B55, soit 500 000, est supérieure à 400 000, la limite supérieure permise pour cette cellule.

Collage spécial pour effectuer des opérations

Lorsque vous utilisez le collage spécial (Valeurs ou Formules), Excel vous permet aussi d’appliquer directement une opération mathématique aux données copiées.

Autrement dit, plutôt que de simplement remplacer les données existantes, vous pouvez les modifier en leur appliquant une opération, le tout en une seule étape.

Supposons que :

• la cellule d’origine copiée contient la valeur 383 330
• la cellule de destination contient la valeur 2

Voyons comment réagiraient les différentes options de collage spécial d’Opérations.

Collage spécial d’addition

On obtient la somme des deux cellules, soit 383 332.

Collage spécial de soustraction

On obtient la différence entre la cellule d’origine et la cellule de destination, soit 383 328.

Collage spécial de multiplication

On obtient le produit des deux cellules, soit 766 660.

Collage spécial de division

On obtient le résultat de la division de la cellule d’origine par la cellule de destination, soit 191 665.

Options avancées de collage spécial

Blancs non compris (Skip Blanks)

Quand vous copiez une plage de cellules dans Excel et que vous voulez la coller par-dessus une autre plage existante, Excel remplace normalement toutes les cellules correspondantes. Ainsi, si certaines cellules de la plage d’origine sont vides, les cellules correspondantes dans la plage de destination deviendront également vides.

Si vous souhaitez plutôt que seules les cellules non vides remplacent les cellules existantes dans la plage de destination, autrement dit, que les cellules de la plage de destination qui correspondent aux cellules vides de la plage d’origine restent intactes, vous devrez ignorer les cellules vides, en cochant la case Blancs non compris (Skip Blanks).

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu’on souhaite mettre à jour partiellement une table de données, sans écraser toutes les données.

Transposé (Transpose)

Lorsque vous copiez une plage de cellules, la plage collée respecte normalement la même orientation que la plage copiée : les lignes restent des lignes, les colonnes restent des colonnes.

La fonctionnalité de collage spécial Transposé (Transpose) permet de changer l’orientation de façon à ce qu’au moment du collage, les lignes deviennent des colonnes et les colonnes deviennent des lignes.

Coller avec liaison (Paste Link)

Cette fonctionnalité vous permet de créer un lien entre deux cellules de façon à ce que la valeur dans la cellule de destination soit toujours la même que la valeur dans la cellule d’origine. Ainsi, lorsque la valeur dans la cellule d’origine change, la cellule de destination se met automatiquement à jour.

Cette fonctionnalité est utile notamment lorsque vient le temps de résumer des données dans un autre onglet.

Avec cette option, Excel ne copiera ni la valeur, ni la formule, ni le format, mais créera plutôt une formule dynamique qui fera référence à la cellule d’origine.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons fait un Collage Spécial Paste Link de la cellule B111 dans la cellule B114. On aurait pu aussi se placer dans la cellule B114 et inscrire =$B$111. Cette action aurait été équivalente.

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Combiner plusieurs options de collage spécial

Nous avons vu que les options de collage spécial dans Excel se répartissent en trois grandes catégories :

• Type de collage : Formules, Valeurs, Formats, Commentaires/Notes, Validation
• Opérations : Additionner, Soustraire, Multiplier, Diviser
• Options supplémentaires : Blancs non compris, Transposé, Coller avec liaison

Il est possible de combiner certaines options, mais pas toutes. Voyons en détails lesquelles peuvent être utilisées ensemble.

Voici un tableau récapitulatif des options qui peuvent être combinées entre elles.

Les opérations mathématiques, par exemple, ne peuvent être utilisées qu’avec les types de collage Formules et Valeurs, ce qui est très logique considérant la nature de ce qu’on s’apprête à coller! Après tout, comment pourrait-on additionner ou multiplier des commentaires ou des formats?
L’option Blancs non compris, quant à elle, peut-être combinée avec tous les types de collage. Cependant, en fonction du type de collage, cette option aura un effet différent.

• Pour les Formules, les Valeurs et les Formats, Excel ignore les cellules qui ne contiennent aucune donnée.
• Pour les Commentaires/Notes, Excel ignore les cellules sans commentaire ou note.
• Pour les Validations, Excel ignore les cellules sans règle de validation.

Et finalement, l’option de transposition peut être combinée avec toutes les autres options, alors que l’option Coller avec liaison ne peut être combiné avec aucune option.

En résumé

Le collage spécial est bien plus qu’un simple outil de copie. C’est un véritable levier pour vous permettre d’augmenter votre productivité dans Excel!

En le maîtrisant, vous serez en mesure de :

• Réduire les manipulations répétitives
• Limiter les erreurs
• Travailler beaucoup plus efficacement

Et vous, quelle fonctionnalité vous permet de gagner le plus de temps dans Excel au quotidien?

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