Cet article fait suite à l’article Découvrez le Team BI avec Power Pivot pour Sharepoint (1 de 2). Il vise à vous présenter comment SharePoint peut rendre votre processus de collaboration BI plus performant, avec des solutions basées sur Power Pivot et Power View.
Options disponibles dans Power Pivot pour Sharepoint
Au moment où cet article est publié, il est possible d’utiliser une version spéciale de Sharepoint Entreprise pour mettre en place une solution de team BI à partir de modèles de données Power Pivot, créés dans une version locale d’Excel. Ces modèles de données peuvent être accompagnés ou non de tableaux croisés dynamiques, de graphiques, de formules, de rapports complets, de tableaux de bord et de visualisations Power View. Ce qu’il faut comprendre, c’est qu’une fois publiés dans Sharepoint, ces fichiers pourront être visionnés, partagés, consommés et modifiés par l’ensemble de l’équipe, moyennant un processus d’approbation.
Importation de modèles de données Power Pivot
Un fichier Excel contenant un modèle de données Power Pivot peut être publié dans la galerie Power Pivot de Sharepoint via ses options d’enregistrement. Il suffit alors de choisir le lien qui mène vers la galerie Power Pivot dans Sharepoint.
Vous pouvez alors donner le nom voulu à votre fichier avant de l’enregistrer.
Vous pouvez également importer un fichier Excel avec un modèle de données Power Pivot, directement à partir de Sharepoint via l’option “Upload Document”.
Consommation de rapports via Excel services
À partir de la librairie Power Pivot, vous pouvez apercevoir toutes les pages de chacun des fichiers publiés et en déplaçant votre souris sur l’une d’entre elles, vous pouvez obtenir un aperçu de cette page. Si vous cliquez directement sur une de ces pages, celle-ci s’ouvrira dans Excel Services (navigateur web).
Lorsque vous ouvrez un fichier via Excel services, vous pouvez utiliser les filtres et autres fonctionnalités de la sorte, comme vous le feriez dans une version locale d’Excel.
Vous pouvez également accédez aux champs du tableau croisé dynamique et vous pouvez donc ajouter des étiquettes de lignes, des étiquettes de colonnes, des filtres et des valeurs mais vous ne pouvez pas ajouter d’éléments externes comme de nouveaux segments, de nouveaux tableaux croisés dynamiques, etc.
Vous ne pouvez pas non plus afficher le détail d’une cellule d’un tableau croisé dynamique comme vous pouvez le faire dans une version locale d’Excel. Donc, si vous comprenez bien, les utilisateurs n’ont pas besoin d’avoir une instance locale d’Excel pour consommer de tels rapports. Ils ont seulement besoin d’un accès aux dossiers de la librairie Power Pivot sur Sharepoint.
En utilisant l’option “Save as”, vous avez deux possibilités:
- enregistrer une copie du fichier sur votre poste de travail local (cela suppose que vous avez une version d’Excel avec Power Pivot)
- enregistrer un “snapshot” du fichier (vous n’avez pas besoin d’une version Excel avec Power Pivot pour utiliser cette option).
Cette option retire les filtres, les segments et le modèle de données lui-même du fichier. Cette option peut être utile pour imprimer un rapport, l’enregistrer sous format pdf ou pour en partager une copie statique non volumineuse.
Évidemment, il faut se rappeler qu’Excel Services ne supporte pas toutes les mêmes fonctionnalités que votre Excel local. Pour comprendre les différences entre ces deux versions, je vous invite à relire l’article: Différences entre Excel sur un poste de travail et Excel en ligne.
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Modification d’un fichier publié sur Sharepoint
Pour ouvrir le fichier dans votre version locale d’Excel, cliquez sur l’option “Ouvrir dans Excel”. Une fois que vous cliquez sur “Edit Workbook”, vous pouvez apporter des changements au fichier et ceux-ci seront mis à jour dans la version Sharepoint du fichier lors de l’enregistrement.
Création d’un nouveau rapport lié au modèle de données
Il est possible de créer un nouveau rapport lié au modèle de données enregistré sur Sharepoint, via une version locale d’Excel. Ceci signifie qu’une personne utilisant Excel 2007 pourrait créer un rapport basé sur un modèle de données publié sur Sharepoint et à son tour, publier un rapport sur Sharepoint, sans pour autant avoir Power Pivot sur sa version locale d’Excel.
Il existe deux façons de procéder.
D’abord, vous pouvez connecter un fichier Excel à un modèle de données publié sur Sharepoint, à partir de Sharepoint, via le bouton “Open New Excel Workbook”.
En procédant ainsi, votre version locale d’Excel ouvre un fichier avec un tableau croisé dynamique vierge, connecté au modèle de données, de la même façon qu’il se connecterait à un cube de données multidimensionnel sur SSAS (regroupement des mesures).
Ensuite, vous pouvez connecter un Excel local à un modèle de données publié sur Sharepoint directement à partir d’un fichier Excel via le menu Data (Données), en choisissant la bonne connection ou en créant une nouvelle connection.
En procédant de cette façon, vous pouvez créer un tableau croisé dynamique, un graphique croisé dynamique, un rapport Power View (cela suppose que votre version locale d’Excel possède Power View) ou simplement une connection avec le modèle de données.
Comme c’est le cas avec un tableau croisé dynamique branché sur un cube multidimensionnel, vous ne pouvez utiliser que les mesures dans la section des valeurs de votre tableau croisé dynamique. Toutefois, dans ce cas, les mesures implicites deviennent un ensemble de mesures à exploiter. Vous avez donc accès à vos mesures implicites et à vos mesures explicites. Pour revoir les notions de mesures implicites et explicites, je vous invite à relire l’article: Power Pivot: Mesures explicites vs mesures implicites.
Création de visualisations Power View
Pour créer une visualisation Power View à partir d’un modèle de données Power Pivot publié sur Sharepoint, il suffit de cliquer sur le bouton “Create Power View Report”.
Ce faisant, vous ouvrez une fenêtre Power View vierge et vous avez accès à tous les champs du modèle de données. Tous les champs numériques deviennent des champs qui peuvent être utilisés comme mesures.
Une fois votre visualisation Power View complétée, vous pouvez l’enregistrer dans votre librairie Power Pivot sur Sharerpoint et celle-ci devient accessible aux autres usagers. Il est aussi possible de voir le rapport en mode plein écran et en mode d’édition.
Le mode d’édition vous permet notamment d’enregistrer une copie de votre Power View dans Power Point.
Intégration d’un Power View dans un PowerPoint
En utilisant l’option “Export to PowerPoint”, vous pouvez insérer une image de votre Power View dans une présentation PowerPoint et en mode présentation, vous pouvez cliquer sur le bouton “Interact” pour interagir avec votre modèle de données et ainsi rendre l’image dynamique. Vous pouvez alors analyser vos données et forer dans celles-ci, lors d’une présentation. C’est une option que j’apprécie particulièrement.
Autres options intéressantes
Vous avez la possibilité d’afficher les dossiers de votre librairie Power Pivot selon divers modes, dont le mode Théâtre et le mode Carrousel (tel que présenté ci-bas). Ceci rend l’outil encore plus convivial.
Rafraîchissement de données
Vous avez aussi accès à des options pour céduler le rafraîchissement des données de vos modèles Power Pivot. Toutefois, au moment où cet article est publié, il n’existe aucune façon de rafraîchir des requêtes effectuées par Power Query.
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Bonjour,
Je trouve cette approche du reporting moins intéressante que la nouvelle développé avec Power BI mais elle permettra au compagnie réfractaire au “cloud” de pouvoir conserver leur data localement. C’est donc une alternative intéressante pour publier des dashboards tout en évitant les enjeux de sécurité/confidentialité.