Obtenez des données organisationnelles fiables et actualisées depuis Excel

Publié le 17 décembre 2020
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Données Excel liées organisationnelles

Obtenez des données organisationnelles fiables et actualisées depuis Excel

J’ai déjà partagé avec vous deux articles sur les types de données liées dans Excel. Au moment d’écrire cet article, il existe les types de données liées géographiques et les types de données liées boursières et de devises. Récemment, Microsoft a lancé, en préversion, les types de données liées organisationnelles. Cet article vise à vous expliquer ce que sont les données liées organisationnelles et comment les configurer.

 

Les données liées organisationnelles

D’abord, au moment de rédiger cet article, la procédure décrite est en préversion et donc sujette à changement. Pour y accéder, vous devez posséder une licence Power BI Pro, puisque c’est dans Power BI que les types de données liées organisationnelles seront définis. Une fois définis, vous pourrez y avoir accès depuis Excel. Ces données sont donc des données que vous jugez importantes pour votre organisation et qui sont fiables. Elles deviennent aisément accessibles depuis Excel, au même titre que les données liées géographiques, boursières et de devises.

 

Configurer des données liées organisationnelles

La procédure pour configurer des données liées organisationnelles est plutôt simple et se résume comme suit :

 

Étape 1 : Identifier les tables proposées directement dans Power BI Desktop

Vous devez vous rendre dans la section “Modèle” de votre fichier .pbix, cliquer sur la table désirée et activer l’option “Est une table proposée” dans le panneau de propriétés.

Proposer une table depuis Power BI

 

Lorsque vous activez une table proposée, vous devez d’abord fournir une description de cette table. Ensuite, vous devez remplir les informations d’étiquette de ligne. Il s’agit ici d’indiquer la colonne qui comprend les valeurs en ligne, qui seront fournies par les utilisateurs dans Excel, en vue d’obtenir des informations liées. Finalement, vous devez indiquer quelle est la colonne clé de votre table, c’est-à-dire l’identifiant unique. Ceci permet à Excel de repérer la bonne ligne d’informations liées à retourner à l’utilisateur.

Configuration table proposée Power BI

 

Étape 2 : Entregistrer ces tables dans un espace collaboratif sur le service

Vous devrez ensuite publier le fichier .pbix comprenant les tables proposées dans Power BI Service, plus précisément dans un espace collaboratif “moderne”.

 

Étape 3 : Les usagers peuvent accéder à des données organisationnelles 

Les usagers d’Excel pourront accéder aux données organisationnelles depuis le menu “Données” alors que les créateurs de rapports Power BI, pourront créer des rapports avec les tables proposées.

 

Utiliser des données liées organisationnelles

Les données liées organisationnelles vont apparaître dans Excel, dans la même fenêtre que les données liées géographiques et boursières, mais dans une section séparée.

Données Excel liées organisationnelles

 

Les usagers Excel n’auront qu’à procéder de la même façon qu’ils le font avec les données liées géographiques et boursières. En somme, ils pourront :

  • inscrire les valeurs dans une colonne
  • sélectionner ces valeurs
  • cliquer sur le type de données liées souhaité
  • faire apparaître différentes informations liées dans des colonnes additionnelles, à l’aide d’un menu flottant ou en cliquant sur l’icône de la donnée liée organisationnelle

 

Données organisationnelles EXCEL

 

Un individu qui recherche des données organisationnelles n’a qu’à cliquer sur l’option “Autre données de votre organisation”.

Données organisationnelles dans Excel

 

Il sera alors redirigé vers un panneau refermable intitulé “Sélecteur de données”. De là, il pourra accéder à la liste complète des types de données liées organisationnelles et des informations rattachées.

Données organisationnelles EXCEL

 

Limites actuelles de la préversion

Les tables proposées dans Power BI Desktop qui utilisent les fonctionnalités suivantes ne sont pas prises en charge dans Excel :

  • Utilisation de DirectQuery
  • Utilisation de Connexion Active

Excel affiche uniquement les données des tables proposées qui se trouvent dans les colonnes et les colonnes calculées. Les mesures ne sont pas considérées, du moins, dans cette préversion.

 

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