Guide pratique : Exploiter les modèles sémantiques et flux Power BI dans Excel

Publié le 02 juillet 2024
par Kim Leblanc BAA
Guide pratique : Exploiter les modèles sémantiques et flux Power BI dans Excel

Vous avez un accès à un rapport Power BI et vous souhaitez accéder à vos données par le biais d’Excel ?

C’est effectivement un cas de figure qui arrive fréquemment, ce pourrait être entre autres pour effectuer un calcul rapide ou une analyse ponctuelle. Ce pourrait être également pour utiliser des données résultantes d’un rapport dans le cadre d’un autre projet, par exemple utiliser les données d’une table du modèle sémantique pour effectuer un paiement de bonis ou pour effectuer un suivi auprès de fournisseurs ou de clients.

 

La connexion via Excel à un modèle sémantique ou un flux Power BI

 

Les avantages

  • Autres que d’effectuer des calculs rapides ou des analyses ponctuelles, se connecter aux données Power BI permet d’accéder à des données appropriées et propres (les transformations nécessaires sont déjà effectuées).
  • Cette méthode permet également de toujours avoir accès aux données les plus récentes puisque le rafraichissement des données a été effectué par l’entremise de Power BI Service.

 

Connexion aux données

Il existe différentes façons de connecter les données utilisées dans des rapports Power BI pour les analyser dans Excel :

  1. Connexion à un flux de données
  2. Connexion à un modèle sémantique complet pour la création d’un tableau croisé dynamique
  3. Connexion à une table d’un modèle sémantique.

 

1. Connexion à un flux de données

L’on pourrait, premièrement, se connecter aux données avec un flux de données.

Pour créer la connexion, il faut passer par le menu Données, Obtenir les données, puis sous À partir de la plateforme Power, il faut choisir De Dataflows.

Modèles sémantiques et flux Power BI dans Excel

 

Il faut alors sélectionner le flux de données souhaité (ici, c’est le flux de données AdventureWorks qui a été sélectionné) et choisir les tables sous-jacentes requises.

Si c’est nécessaire, vous pouvez passer par Power Query pour effectuer des transformations supplémentaires ou bien charger la (ou les tables) telle quelle dans Excel.

Modèles sémantiques et flux Power BI dans Excel

 

2. Connexion à un modèle sémantique complet

La connexion à un flux de données, comme montré précédemment, donne accès seulement aux données sources qui auront, ou non, été transformées dans ce flux.

La connexion au modèle sémantique complet vous permet d’avoir accès aux relations entre les tables et aux mesures en DAX. De plus, s’il y a eu d’autres transformations effectuées sur les tables dans le fichier .pbix (Power BI Desktop), puis publié sur le Service, vous y aurez aussi accès.

Il faudra alors obligatoirement passer par un tableau croisé dynamique dans Excel pour utiliser ces données et mesures.

Pour y accéder, il faut aller dans le menu Données, Obtenir les données, puis sous À partir de la plateforme Power il faut choisir À parti de Power BI.

Power BI dans Excel

 

Un panneau s’ouvre à droite et liste tous les modèles sémantiques auxquels vous avez accès.

Power BI dans Excel

 

Il faut cliquer sur Insérer un tableau croisé dynamique sous le modèle sémantique. Ici, j’ai choisi le modèle Human Ressources Sample.

Il est possible alors d’utiliser les données de chacune des tables du modèle sémantique ainsi que les mesures DAX dans le tableau croisé dynamique. Vous pourrez également utiliser les fonctions d’agrégat que vous utilisez habituellement dans vos tableaux croisés dynamiques (somme, moyenne, nombre) sur chacune des colonnes de données.

Power BI dans Excel

 

Notez qu’il n’est pas possible pour cette option de modifier les données en utilisant Power Query.

 

3. Connexion à une table d’un modèle sémantique

Finalement, il est possible de se connecter à une table du modèle sémantique sans passer par un tableau croisé dynamique. Cette méthode facilitera l’utilisation des données dans des formules ou par exemple l’utilisation d’une colonne dans un menu déroulant.

Vous suivez les étapes décrites au point 2. Connexion à un modèle sémantique complet. Lorsque le panneau de données Power BI apparaît, vous devrez probablement l’agrandir (au niveau de la largeur), puis choisir Insert Table.

Power BI dans Excel

 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour vous permettre de choisir la table à insérer ainsi que les colonnes souhaitées.

Il est possible également de combiner avec des mesures. Ici, je suis allée chercher la table Business Units incluant les colonnes Region et VP, puis la mesure DAX Average Age.

Finalement, il est possible d’y apposer un filtre, comme dans l’exemple ci-dessous où seulement les données de la Région du Nord (North) seront insérées.

Modèles sémantiques et flux Power BI dans Excel

 

Une fois les sélections faites, il faut cliquer sur Insérer un tableau.

Remarquez que la table insérée n’est pas une résultante d’une requête Power Query mais bien d’une connexion « directe ». Ceci permet entre autres d’actualiser cette connexion sur la version Web d’Excel ce qui n’est pas possible actuellement pour la requête Power Query qui pointe sur un flux de données tel que décrit plus haut.

Power BI dans Excel

 

Cependant, si vous désirez faire des changements à votre connexion, ce ne sera pas aussi facile que dans Power Query.

Il faudra vous diriger dans le menu de Propriétés de votre connexion.

Modèles sémantiques et flux Power BI dans Excel

 

Puis modifier le code dans la zone Texte de la commande, sous l’onglet Définition.

Modèles sémantiques et flux Power BI dans Excel

 

Si les changements sont importants, il sera alors peut-être plus simple de reconstruire la requête du début.

 

Conclusion sur les modèles sémantiques et flux Power BI via Excel

L’intégration d’Excel et Power BI offre des avantages significatifs pour l’analyse de données. La connexion directe aux modèles sémantiques et aux flux de données Power BI permet aux utilisateurs d’accéder à des données propres et actualisées, facilitant ainsi les calculs rapides et les analyses ponctuelles.

L’utilisation de tableaux croisés dynamiques pour accéder aux relations entre les tables et aux mesures en DAX offre une vue globale sur les données, tandis que la connexion directe à une table spécifique du modèle sémantique simplifie l’intégration des données dans des formules ou des menus déroulants.

Malgré certaines limitations, comme l’impossibilité de modifier les données via Power Query pour certaines connexions, les options disponibles font d’Excel un outil puissant lorsqu’il est combiné avec les capacités avancées de Power BI.


Formation complémentaire

Pour une introduction à l’élaboration d’un tableau de bord dans Excel, et ainsi apprendre à alimenter, structurer et présenter vos données, suivez notre formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1).

 

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1) :

Commentaires d'apprenants - Excel Tableaux de bord (niveau 1)
CFO-Masque_Formations-en-ligne_FBLa mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.

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