Les 8 étapes de la création d’une entreprise (5 de 5)

Publié le 27 juillet 2011
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP

Les 8 étapes de la création d’une entreprise (5 de 5)

Cet article fait suite aux articles suivants:
Les 8 étapes de la création d’une entreprise (1 de 5)
Les 8 étapes de la création d’une entreprise (2 de 5)
Les 8 étapes de la création d’une entreprise (3 de 5)
Les 8 étapes de la création d’une entreprise (4 de 5)
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ÉTAPES À FRANCHIR POUR DÉMARRER SON ENTREPRISE

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Étape 8 – Démarrer et gérer l’entreprise

À ce stade-ci, vous devrez bien évidemment réaliser votre calendrier d’actions mais vous aurez également besoin de mettre en place des outils de gestion et des outils d’aide à la prise de décision.

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Outils de gestion : Marketing

Vous voudrez sans doute accumuler le plus d’information possible sur votre clientèle et pour cela, vous voudrez avoir accès à des outils de gestion de base de données. Vous pourrez récolter de l’information sur votre clientèle de diverses façons. Selon votre type d’entreprise, il sera plus ou moins facile de récolter ces informations. Pour améliorer vos chances de réussites, vous pourrez songer à organiser un concours par exemple, où les participants devront partager quelques informations personnelles. Une fois ces données récoltées, vous devrez les analyser avec soin et savoir en tirer profit pour votre entreprise.

Afin de mieux orienter vos efforts, vous voudrez également obtenir l’opinion de votre clientèle. Il faudra alors songer à instaurer des outils pour mesurer la satisfaction de vos clients. Il peut s’agir de sondages en ligne ou de sondages physiques. À ce chapître, vous pourrez abuser de votre imagination. Encore une fois, vos clients seront plus encouragés à donner leur opinion par le biais d’un concours. Une fois les résultats obtenus, vous devrez avoir des outils en mains pour analyser les résultats et mettre en place des stratégies en ligne avec ces résultats.

Dans un même ordre d’idées, vous voudrez demeurer le plus possible en contact avec votre clientèle et être à l’affût de ses besoins. Pour ce faire, vous penserez à instaurer un programme de cyberlettres, un programme VIP et/ou nouer avec elle sur le web.

Outils de gestion: Web

Vous voudrez sans doute également profiter de tous les bénéfices que peuvent vous apporter la technologie et le web. Il existe une gamme de services complètement gratuits pour faire la promotion de votre entreprise en ligne, dont notamment les médias sociaux et la rédaction d’un blog sur votre domaine d’expertise (que je recommande fortement!). Selon le type de clientèle à qui s’adresse votre entreprise, d’autres services, payants, seront aussi efficaces (publicité en ligne, SEO, etc.).

Si vous vous lancez dans les médias sociaux, par exemple, vous devrez le faire avec une stratégie adaptée au type de clientèle à laquelle vous vous adresserez. Vous aurez sans doute besoin d’outils de gestion pour planifier votre agenda d’actions sur le web et pour mesurer le rendement de vos efforts et en tirer profit le plus possible. Un outil développé dans Excel pourrait vous être largement utile.

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Outils de gestion: Vente

Si vous avez une équipe de vendeurs à l’interne, vous aurez besoin d’un outil de planification des ventes. Il peut s’agir d’un outil maison qui permet de bien effectuer le suivi des clients et des prospects et de bien mesurer le rendement de vos vendeurs ou il peut s’agir d’un outil de CRM (Customer Relationship Management) professionnel. À ce niveau, les opinions diffèrent et votre besoin dépendra de la taille, de la nature et de la complexité de votre entreprise. Dans certains cas, un fichier Excel bien optimisé sera largement suffisant.
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Outils de gestion: Inventaire

Si votre entreprise vend des biens physiques, elle devra se prémunir d’un outil de gestion de l’inventaire. Encore une fois, selon la nature et la taille de votre entreprise, l’inventaire pourra être géré par un logiciel spécialisé ou par un fichier Excel optimisé.

Outils de gestion: Facturation

Peu importe le type d’entreprise que vous opérez, votre but est éventuellement de vendre un bien ou un service à un intermédiaire ou un client final. À moins que votre entreprise ne soit un commerce de détail ou un autre type d’entreprise où le client paie sur le champs, vous devrez réfléchir à un système de facturation. Ceci vous permettra de vous assurer d’encaisser toutes les sommes d’argent qui vous sont dues et cela, dans les délais prévus.

Pensez dès lors également à mettre en place des standards pour votre entreprise. Par exemple, vous pourriez offrir un rabais aux clients qui vous paient très tôt et une pénalité à ceux qui vous paient trop tard.

La plupart des entreprises qui échouent dans les premières années de vie ont été victimes d’une mauvaise gestion du fonds de roulement. C’est pourquoi il sera impérieux que vous encaissiez le plus rapidement possible les sommes d’argent qui vous seront dues et que vous profitiez au maximum des délais de paiement qui vous seront offerts.

Ainsi, il sera important de mettre en place un système qui vous permettra de savoir immédiatement quand un client sera en défaut de paiement.

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Outils de gestion: Ressources Humaines

Au-delà d’un outil de gestion de la paie, qui peut être intégré à votre logiciel comptable ou confié à une firme externe, vous devrez gérer d’autres aspects de vos ressources humaines. Par exemple, vous voudrez peut-être implanter un système de feuilles de temps dans votre entreprise ou encore un outil de soumissions pour permettre à vos ressources humaines de faire des propositions de services. Peut-être voudrez-vous mesurer le taux d’absentéisme ou encore les bénéfices de la formation offerte à vos employés. Afin de comprendre quels outils vous seront le plus utiles, vous devrez d’abord vous demandez ce que vous attendez comme rendement de la part de vos ressources humaines. Ensuite, vous pourrez réfléchir aux outils à mettre en place afin d’atteindre ces objectifs. Encore une fois, des outils solides construits dans Excel peuvent être aisément utilisés ici.

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Outils de gestion et d’aide à la prise de décision: Finance et comptabilité

Parmi les outils de gestion essentiels en finance et comptabilité, on retrouve le budget et le tableau de bord (reporting).

Pour votre première année d’opération, vous pourrez utiliser les prévisions financières de l’an 1 de votre plan d’affaires en guise de budget. Ce budget doit être une projection des résultats attendus pour les 12 prochains mois. Pour les années suivantes, vous devrez calculer de nouveaux budgets un peu avant le début de chaque année, en fonction de la situation de votre entreprise. Le budget deviendra votre plan d’action en quelques sortes. Ce sera votre guide et vous souhaiterez le plus possible qu’il se réalise comme prévu. C’est pourquoi vous mettrez également en place un tableau de bord. Ce tableau de bord vous indiquera les écarts entre ce que vous aviez prévu et ce qui se passera réellement, à la fin de chaque fin de mois. Votre tableau de bord devra inclure des éléments financiers et pourra également inclure des éléments opérationnels. Par exemple, vous voudrez sans doute savoir que les ventes ont atteint le volume souhaité mais que la raison n’est pas la performance des vendeurs mais plutôt la variation de taux de change. Vous voudrez ensuite savoir quel vendeur a sous-performé. Voilà le type d’information que le tableau de bord devrait pouvoir vous fournir. L’important est de pouvoir réagir aux menaces faites à votre entreprise le plus tôt possible au lieu de constater trop tard les dégâts et de ne plus pouvoir les enrayer.

Dans un même ordre d’idées, votre entreprise en démarrage changera plusieurs fois de directions pour s’adapter le plus possible aux événements et profiter des opportunités qui passeront. Vous aurez donc sans doute besoin, ponctuellement d’outils d’aide à la prise de décision (évaluation de projets, évolution/expansion de l’offre, expansion de l’entreprise, restructuration, fusion, acquisition, exportation, etc.). Des experts pourront construire pour vous des outils sur-mesure pour vos besoins afin que vous puissiez prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.

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Excel comme outil de gestion et d’aide à la prise de décision

Afin de combler les besoins mentionnés ci-haut et plus encore, sachez qu’il est possible d’utiliser Excel. Bien sûr, vous devrez faire appel à un expert pour construire vos outils mais vous serez surpris par toute la flexibilité qu’ils vous offriront et par leur grande facilité d’utilisation. Ces outils seront sans contredit une valeur ajoutée pour votre entreprise, non seulement en terme de gestion mais aussi en terme d’aide à la prise de décision.

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