Triez vos cellules Excel par couleur
En tant que consultante, il m’arrive souvent d’avoir à travailler avec des fichiers Excel qui ont été mal menés ou qui n’ont pas été utilisés de façon optimale. Avant d’élaborer un modèle financier ou de développer un outil de gestion quelconque, je dois souvent faire du ménage dans ces fichiers. Une habitude qu’on souvent les gens est d’identifier dans un fichier les cellules clés par des couleurs différentes. Voici comment procéder pour les trier par couleur !
Une fonctionnalité qui était attendue
Avant la version d’Excel 2007, il était très déprimant d’avoir à redresser de tels fichiers Excel, surtout lorsqu’ils comprenaient un lot considérable de données, puisqu’Excel ne permettait pas de faire un tri sur des couleurs de cellules. Il fallait donc attribuer manuellement un symbole (un chiffre ou une lettre) à une couleur et ensuite trier les données par symbole. Pour un petit fichier, la tâche était simple mais pour un fichier de grande taille, la tâche était complexe, prenait du temps à être exécutée et en plus, elle comportait son lot d’erreurs potentielles, puisque le jumelage des symboles et des couleurs se faisait manuellement.
Excel 2007 est venu à notre rescousse et nous permet maintenant de trier des données selon leur couleur. Dans l’exemple ci-dessous, on voit que l’utilisateur du fichier a attribué des couleurs à certaine données. Dans les faits, les données plus élevées ont été identifiées en rouge et les données les moins élevées en vert.
1. Sélectionner vos données
Pour trier les données par couleur, sélectionnez d’abord votre plage de données.
2. Trier les données par couleur
Cliquez ensuite sur Trier (Sort en anglais) dans le menu Données (Data).
Excel vous demandera d’abord le titre de la colonne (ou de la ligne) que vous désirez trier. Dans l’exemple ci-dessous, il faut indiquer 2000. Par défaut, Excel vous permet de trier sur des valeurs, de la plus petite à la plus grande ou de la plus grande à la plus petite, mais ce n’est pas ce que nous souhaitons faire.
Pour trier par couleur, choisissez Couleur de cellule (Cell Color en anglais) dans le deuxième menu déroulant. Sélectionnez ensuite la couleur que vous désirez trier. Puis indiquez si vous souhaitez que la couleur apparaisse en haut de votre sélection ou en bas. Dans l’exemple ci-bas, nous voulons d’abord que les données en rouge apparaissent en premier.
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Vous pouvez ajouter de multiples niveaux de tris. Dans cet exemple, nous demandons à ce que Excel fasse un tri des données en montrant d’abord les données en rouge, ensuite les données sans couleur et finalement les données en vert.
3. Voir le résultat
Voici, vos données sont maintenant triées par couleur :
Il est également possible que les données en vert apparaissent devant les données sans couleur. Pour ce faire il aurait fallu laisser la dernière option à En haut (On Top en anglais). Dans les cas où il y a plusieurs niveaux de tris sur plusieurs couleurs, il est possible de réarranger l’ordre des tris. Il faut simplement utiliser les flèches qui pointent vers le haut et vers le bas.
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