5 utilisations judicieuses de la mise en forme conditionnelle đź’ˇ

Publié le 16 août 2020
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Mise en évidence scénario

5 utilisations judicieuses de la mise en forme conditionnelle đź’ˇ

Le 17 septembre 2020, nous vous avons offert un webinaire d’une heure sur les possibilitĂ©s infinies de la mise en forme conditionnelle, que vous pouvez Ă©couter en diffĂ©rĂ© en devenant membre VIP du CFO masquĂ©. Nous avons partagĂ© avec vous quelques trucs et techniques adaptĂ©es dans Excel et dans Power BI. En guise d’introduction Ă  ce webinaire, voici un article qui vise Ă  prĂ©ciser dans quels contextes la mise en forme conditionnelle peut devenir un atout prĂ©cieux dans vos rapports, analyses, modèles financiers et tableaux de bord.

 

#1 – Mise en Ă©vidence d’Ă©carts et d’Ă©lĂ©ments hors normes

La première chose qui vient Ă  l’esprit lorsqu’on parle de mise en forme conditionnelle, c’est de faire ressortir des Ă©carts nĂ©gatifs en rouge et des Ă©carts positifs en vert. C’est une pratique courante dans les rapports et les tableaux de bord. Ça permet notamment de porter notre attention sur les Ă©carts nĂ©gatifs et ainsi cibler rapidement les indicateurs problĂ©matiques. Ça permet Ă©galement d’avoir un aperçu global de la situation. En somme, on aime voir un tableau de bord bien vert!

 

Tableau de bord principal

 

Au-delà des écarts positifs et négatifs, on peut aussi mettre en évidence des éléments hors norme. Par exemple, dans la visualisation ci-dessous, qui reproduit une technique de Stephen Few, nous faisons apparaître un point rouge devant les éléments problématiques. Ce sont les éléments qui se situent dans la zone « pauvre » du graphique. Avis aux intéressés, cette visualisation est disponible à notre boutique en ligne.

 

Stephen Few

 

#2 – Mise en Ă©vidence de scĂ©narios

La mise en forme conditionnelle peut Ă©galement ĂŞtre utilisĂ©e pour mettre un scĂ©nario en Ă©vidence, que ce soit dans un rapport, une analyse spĂ©cifique, un plan d’affaires ou autre. Dans l’exemple ci-dessous, on montre bien le scĂ©nario sĂ©lectionnĂ© par l’utilisateur. En effet, l’utilisateur demande le coĂ»t d’impression pour un magazine de 50 pages, imprimĂ© Ă  10,000 copies. Le tableau met ainsi en Ă©vidence la ligne reprĂ©sentant le nombre de pages sĂ©lectionnĂ© et la colonne reprĂ©sentant le nombre de copies sĂ©lectionnĂ©, puis met en Ă©vidence le coĂ»t, Ă  la croisĂ©e des deux.

 

Mise en évidence scénario

 

Ainsi, en plus d’obtenir le coĂ»t, l’utilisateur du fichier, peut directement voir oĂą il se situe dans la matrice.

 

Vous devez consolider des données, les analyser, les interpréter et présenter des conclusions utiles pour des fins de prise de décision ? Apprenez à développer des solutions robustes et automatisées avec nos formations en Tableaux de bord avec Excel.

 

#3 – Validation de l’entrĂ©e de donnĂ©es

Comme vous le savez sans doute, il est possible de contrĂ´ler les valeurs entrĂ©es dans certaines cellules dans Excel. Pour cela, il faut utiliser la fonctionnalitĂ© de validation de donnĂ©es. Toutefois, dans certains cas, on veut laisser les usagers entrer n’importe quelles valeurs mais après coup valider les valeurs Ă  l’intĂ©rieur ou Ă  l’extĂ©rieur de certaines bornes. Par exemple, ci-dessous, je prĂ©sente un extrait de modèle financier. Les hypothèses au niveau du nombre d’unitĂ©s ont Ă©tĂ© fournies par un gestionnaire. La personne qui audite ensuite l’entrĂ©e de donnĂ©es, croit que ces valeurs devraient se situer entre un certain seuil minimum et un certain seul maximum. Avec la mise en forme conditionnelle, elle peut repĂ©rer aisĂ©ment les valeurs qui ne correspondent pas Ă  ces critères et pourra, si elle le juge nĂ©cessaire, interroger le gestionnaire Ă  ce sujet, pour valider l’exactitude de ses hypothèses. Donc, ici, on ne veut pas empĂŞcher l’usager d’entrer certaines valeurs mais on veut mettre en Ă©vidence les valeurs que l’on juge improbables, afin de mieux les comprendre et les documenter.

 

Contrôle hypothèses modèle financier

 

#4 – Audit de calculs

Un usage sous-utilisĂ© mais pourtant primordial de la mise en forme conditionnelle, c’est au niveau des totaux de contrĂ´le. On le sait, Excel offre Ă  ses usagers une très grande libertĂ© mais avec cette grande libertĂ© vient un lot considĂ©rable de pièges. Pour s’assurer de ne pas fournir des analyses ou des modèles financiers avec des erreurs de calculs, il est de mise d’insĂ©rer des totaux de contrĂ´le, partout oĂą c’est possible. Par exemple, ci-dessous, dans mon modèle financier, qui a pour but de gĂ©nĂ©rer des Ă©tats financiers prĂ©visionnels, je veux m’assurer que mon bilan balance. Ce faisant, j’insère une formule pour valider que mon actif est Ă©gal Ă  mon passif + avoir. Si ce n’est pas le cas, je mets en rouge le rĂ©sultat. Ainsi, lorsque je vais faire l’audit de mon modèle, je vais immĂ©diatement voir oĂą j’ai des problèmes de calculs. Je pourrai ensuite analyser le tout et espĂ©rons-le, corriger mon modèle en consĂ©quence.

 

Totaux de contrĂ´le

 

#5 – CrĂ©ation de visuels personnalisĂ©s

La mise en forme conditionnelle permet aussi de crĂ©er des visuels personnalisĂ©s fort intĂ©ressants. Par exemple, ci-dessous, j’utilise la mise en forme conditionnelle pour recrĂ©er dans Excel un calendrier et mettre en couleurs les dates de diffĂ©rents projets, Ă  la manière d’un graphique de Gantt. Ce genre de visuels est très facile Ă  rĂ©aliser et permet de suivre visuellement un ensemble de projets avec beaucoup de simplicitĂ© et de clartĂ©.

 

Calendrier type Gantt

 

Écoutez notre webinaire en différé

Pour écouter ce webinaire en différé devenez membre VIP du CFO masqué.

 

Formation complémentaire

Afin d’approfondir vos connaissances avec la mise en forme conditionnelle dans Excel, nous vous recommandons notre formation Excel – Tableaux de bord (niveau 2).

 

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation en ligne Excel – Tableaux de bord (niveau 2) :

 

Jean-François Dostie
Écrit il y a 1 an
excellent

ça rend évident que plusieurs PME sont tout simplement non-performante par rapport à la gestion de leurs données

Bernard Faucher
Écrit il y a 2 ans
Hâte de mettre en application!

Je suis bien content d'avoir suivi cette formation et J'ai hâte de retourner au travail demain pour commencer à la mettre en application 🙂

Louise Simard
Écrit il y a 2 ans
Très intéressée par la suite des formations

Agréablement surprise de la quantité d'information apprise et applicable dans mon quotidien.

 

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2 rĂ©flexions sur “5 utilisations judicieuses de la mise en forme conditionnelle đź’ˇ”

  1. Bonjour, est-ce que la formation du 17 septembre sera enregistré? Je ne pourrai assister en direct cette journée-là. Je suis déjà inscrite. Merci pour le suivi

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