Nous avons vu dans l’article 4 avantages d’élaborer des budgets en entreprise (1 de 2), qu’il existe des avantages clairs pour une entreprise d’élaborer des budgets. La technologie actuelle, par surcroît, dispose de nombreuses fonctionnalités pouvant contribuer positivement au processus budgétaire. Il demeure néanmoins qu’un exercice budgétaire comprend son lot de dangers potentiels.
Réflexions concernant les budgets et la technologie
Les outils informatiques ont largement évolué dans les dernières années. Il est désormais possible d’automatiser certains processus de budgétisation et d’effectuer des analyses de sensibilité simples et rapides, tout en diminuant la probabilité d’erreurs techniques dans l’exercice de prévision. De plus, les outils informatiques actuels sont à même de traiter l’information de larges bases de données de provenant de divers systèmes. Le temps requis pour élaborer les budgets devrait donc s’en trouver raccourci, mais… nombreuses sont les entreprises qui vivent encore des expériences de budgétisation éprouvantes.
Erreurs courantes en budgétisation
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- Manque de clarté dans l’attribution des responsabilités et dans la communication des échéanciers
- Échéanciers trop serrés
- Manque de précision au niveau de la définition des revenus, des coûts et des éléments de bilan
- Prévision de ventes irréaliste et oubli/sous-estimation de certains coûts
- Structure du budget irréconciliable avec la structure des états financiers provenant des systèmes comptables et/ou des rapports de gestion/tableaux de bord de l’entreprise
- Manque de transparence et de concensus au niveau des hypothèses
- Manque de communication lors du changement d’hypothèses en cours de route
- Utilisation par les divers responsables de données sources provenant de divers systèmes et comportant des écarts importants entre elles (tout le monde doit partir des mêmes données!)
- Absence de budget de prévision des flux monétaires/besoins de fonds de roulement
- Mauvaise allocation des sources de fonds
- Déphasage avec les besoins fondamentaux de l’entreprise, ses réalités opérationnelles et ses stratégies
- Manque de compétences informatiques des responsables et manque de validation provoquant des erreurs de calculs
- Interprétations divergentes du budget parmi les différents groupes de l’entreprise, les filiales et les départements
- Manque d’outils pour bien suivre et analyser les écarts avec le budget tout au long de l’année
- Usage excessif de manipulations manuelles qui crée des lourdeurs administratives importantes
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Recommandations
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La clé du succès en budgétisation demeure dans la planification et la communication transparente. Qui plus est, la technologie a beau être à la fine pointe, il faut également que les usagers le soient pour l’utiliser efficacement. Autrement, cette technologie pourrait bien se retourner contre eux! Dans de tels cas, il ne faut pas hésiter à faire appel à des experts.
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