Le ROI de l’automatisation de tâches

Publié le 22 octobre 2019
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Workflow

Le ROI de l’automatisation de tâches

Il va sans dire, l’automatisation de certaines tâches permet aux analystes de dégager du temps pour effectuer davantage de tâches à valeur ajoutée. Les solutions qui permettent d’automatiser des tâches sont nombreuses. Dans cet article, nous allons présenter uniquement les applications et fonctionnalités qui entourent Excel et Power BI et nous allons vous fournir des exemples d’utilisation et de ROI (retours sur investissement) réels. Sachez que de plus en plus, il se creuse un fossé, qui sera de plus en plus difficile à franchir au fil du temps, entre les analystes qui maîtrisent les techniques d’automatisation de leurs tâches et ceux qui n’en bénéficient pas.

 

Les pré-requis pour automatiser une tâche

Avant toute chose, mettons les choses au clair. En informatique, il est possible d’automatiser une tâche seulement sous certaines conditions. En analyse de données, la condition sous-jacente essentielle, c’est que les sources de données soient toujours produites dans le même format à chaque actualisation. Comprenez-moi bien, les données n’ont pas besoin d’être bien structurées à la source mais elles doivent toujours être présentées de la même façon entre chaque actualisation de données. Sinon, il sera impossible de créer des règles qui tiennent. L’automatisation ne gère pas les exceptions et les surprises. Cela dit, si vous construisez une solution de reporting automatisée et qu’un bon jour, les données sous-jacentes changent de format, ce n’est pas dramatique. Il faudra simplement ajuster la routine mise en place et quand ce sera fait, vous pourrez continuer d’utiliser votre solution et continuer d’en apprécier les bénéfices. Mais si de tels changements se produisent sur une base régulière, alors là, vous n’aurez pas de gain à essayer d’automatiser la tâche sous-jacente.

 

Structure

 

Applications et fonctionnalités Excel à maîtriser pour gagner du temps

La magie de Power Query

Je l’ai répété souvent sur ce blogue, Power Query est la plus belle chose qui soit arrivée à Excel depuis sa naissance. Power Query permet d’automatiser l’importation et la transformation de données se trouvant dans diverses sources externes (des données d’autres fichiers Excel, des données d’une base de données, des données provenant d’un site web, etc.). Autrement dit, Power Query permet d’automatiser tout le travail en amont d’une analyse de données. C’est pratiquement comme si vous disiez à Power Query, voici tout le travail que je dois normalement faire pour rassembler et préparer mes données pour ce type d’analyse, maintenant, il faudrait que je n’aie plus à reproduire ce travail manuellement, chaque fois que je veux mettre cette analyse à jour.

 

En termes de ROI, le meilleur exemple que je peux partager avec vous est un cas que j’ai moi-même vécu. Power Query venait à peine de voir le jour et j’étais allée chez un client lui parler de cet outil. Ce client, du domaine du détail, embauchait une ressource dont l’unique fonction était de maintenir les bases de données d’inventaires, qui étaient suivies de près par les analystes. Le système de gestion d’inventaires était un vieux système mais qui convenait, par ailleurs, à tous les besoins de l’entreprise. On n’avait donc pas l’intention de s’en départir. Le problème de ce système toutefois, c’était qu’il produisait des rapports en format .prn, un format d’impression qui s’assimile au format .txt. La ressource en question devait donc, plusieurs fois par jour, extraire les rapports de ce système, les amener dans Excel et de là, manipuler les données afin de reconstituer une base de données en bonne et due forme, pour que les analystes puissent faire leur travail.

 

Rapport inventaire

 

Pendant ma rencontre, le client a donc partagé avec moi les deux rapports dont la ressource était en charge. Et bien, c’est sans prétention que je vous affirme qu’après avoir fait quelques manipulations dans Power Query, pendant cette rencontre, j’ai automatisé à 100% ces deux tâches. Je venais donc, à l’intérieur d’une rencontre, d’éliminer une ressource à temps plein. Je n’ai aucune idée du salaire qui était versé à cette ressource ni si elle a été affectée à d’autres tâches, à plus grande valeur ajoutée, mais chose certaine, je venais de comprendre tout le potentiel de Power Query. Pouvez-vous imaginer un tel ROI?

 

À partir de ce moment-là, j’ai non seulement commencé à vous parler de Power Query sur ce blogue, mais aussi à l’utiliser moi-même à l’intérieur de ma propre entreprise. Cela m’a permis non seulement d’économiser beaucoup de temps en automatisant des processus mais aussi d’avoir accès à de nouvelles informations. J’ai maintenant une bonne idée de ce qui se passe dans mon entreprise, en temps réel, à tous les niveaux. Ça vaut combien ça?
 
 

Vous travaillez avec Power BI et souhaitez créer des applications en plus d’automatiser des séquences d’actions à partir d’un élément déclencheur ? Nos formations Power Apps et Power Automate vous permettront d’y arriver sans avoir à apprendre de code.

 

Et le VBA dans tout ça?

Certains d’entre vous diront qu’avant l’arrivée de Power Query, on pouvait aussi automatiser l’importation et la transformation de données avec le langage VBA et vous avez tout à fait raison. La différence majeure c’est que pour programmer le tout en langage VBA, il faut vraiment apprendre les rouages de la programmation alors qu’avec Power Query, on peut arriver à créer des routines similaires, sans avoir à apprendre à coder, ou si peu.

 

Est-ce à dire que le VBA est maintenant désuet? Non, je ne dirais pas ça. À mon avis, pour ce qui est d’importer et de transformer des données, aujourd’hui, il est largement plus facile de se fier à Power Query. Par contre, le langage VBA vous permettra d’automatiser d’autres types de tâches qui ne peuvent pas être automatisées par Power Query. Par exemple, imaginez une solution Excel qui doit produire des factures, dans un format bien précis, les enregistrer sur votre ordinateur en format PDF, les imprimer et ensuite les envoyer par courriel à vos clients, avec des messages pré-formatés. Et bien, cette portion de la solution ne pourra pas être développée avec Power Query mais elle pourra très bien l’être avec le langage VBA.

 

En général:

  • Quand un fichier Excel sert à produire une analyse ou un tableau de bord, on utilisera Power Query, Power Pivot, les tableaux croisés dynamiques et les graphiques.
  • Quand un fichier Excel sert à produire un outil de gestion, on utilisera Power Query, le langage VBA et les fonctions Excel.

 

Si vous souhaitez voir un exemple concret d’un outil Excel qui utilise à la fois Power Query et le VBA, je vous invite à consulter l’enregistrement de notre webinaire Power Query: Démonstration d’un cas pratique qui utilise à la fois Power Query et le langage VBA pour automatiser notamment l’envoi de certificats aux apprenants du CFO masqué (à noter que ce n’est plus comme ça que le site fonctionne à présent mais ça demeure un exemple très concret). En termes de ROI, je n’ai jamais mesuré le temps épargné grâce au VBA mais je sais que si j’avais dû à chaque fois, rassembler manuellement les données des tests effectués par les apprenants, créer manuellement les certificats pour tous les apprenants ayant réussi les tests et faire des envois manuels de courriels, j’aurais probablement multiplier par 20 le temps qui était réellement utilisé avec cette procédure, lorsqu’elle était en place.

 

Formations Power Query et VBA

Voici quelques formations à ne pas manquer si vous souhaitez bénéficier de tous les avantages de Power Query dans Excel et du langage VBA.

 

Power Query:

Formations complémentaires:

VBA:

 

Applications et fonctionnalités Power BI à maîtriser pour gagner du temps

 

Power Query et Dataflows

Dans Power BI, on retrouve aussi un éditeur de requêtes Power Query, qui apporte les mêmes bénéfices que la version pour Excel, en termes de ROI. Mais on a aussi accès à une version “dans le nuage” et “centralisée” de Power Query, qui se nomme Dataflows. En gros, imaginez que vous ayez à préparer certains jeux de données dans Power Query en sachant que ces jeux de données devront être réutilisées par plusieurs rapports et plusieurs utilisateurs. Vous ne voudrez sans doute pas, recréer les mêmes routines d’importation et de transformation de données, dans chaque rapport. Dans ce cas, vous pourrez créer vos requêtes Power Query dans Power BI Service et les enregistrer sur le web. Ensuite, vous pourrez vous y connecter depuis votre rapport dans Power BI Desktop. Les Dataflows permettent donc au plus grand nombre possible de rapports et de collègues de bénéficier de l’automatisation de tâches effectuée par Power Query. En termes de ROI, on ne peut pas demander mieux!

 

Pour en savoir davantage sur les Dataflows, je vous invite aussi à lire l’article suivant: Power BI, comprendre la richesse des Dataflows .

 

Workflow

 

Programmation des actualisations, alertes, analyses rapides et autres goodies

Power BI offre également de nombreuses autres fonctionnalités qui permettent d’automatiser des tâches. Par exemple, vous pouvez programmer vos actualisations de données pour faire en sorte que vos rapports soient toujours mis à jour à une fréquence régulière. Vous pouvez également programmer des alertes afin de recevoir des courriels vous informant qu’une certaine valeur semble problématique. Ici, en termes de ROI et de temps économisé, on traverse dans un autre univers. C’est notre rapport qui nous informe lorsque quelque chose ne va pas comme prévu et ce n’est plus notre tâche de surveiller constamment les données. C’est clairement une “délégation de tâches” payante. Je ne peux pas non plus passer sous silence les analyses rapides réalisées sur les jeux de données, qui permettent de rapidement cibler des problématiques. Ici, le temps économisé par les analystes, à la recherche d’information peut vite s’avérer important.

 

Rapport Quick Insights

 

Autres ROI de Power BI

Pour avoir d’autres exemples de ROI liés à l’usage de Power BI, je vous invite à lire l’article suivant: Power BI: Retombées concrètes pour ce CFO.

 

Formations à venir sur Power BI

Pour apprendre à automatiser vos tableaux de bord avec Power BI, voici quelques formations importantes:

 

Autres applications à maîtriser pour gagner du temps

 

Automatisation comme dans Microsoft Flow!

Microsoft Flow est une réponse de Microsoft à IFTTT (if this then that). En gros, Microsoft Flow permet d’automatiser une séquence d’actions à partir d’un élément déclencheur. Par exemple, quand ce résultat atteint telle valeur, envoi un courriel x à l’équipe A et un courriel y à l’équipe B et enregistre la valeur dans telle liste SharePoint, avec la date du jour. Pour en savoir davantage sur l’usage de Microsoft Flow, je vous invite à écouter l’enregistrement de notre webinaire passé sur le sujet ici: Découverte de Power Apps et Microsoft Flow.

À noter que Microsoft Flow a changé de nom pour Power Automate et fait désormais partie de la grande famille Power Platform de Microsoft.

On veut connaître vos histoires!

Et vous qui utilisez déjà ces solutions, en avez-vous déjà mesuré le ROI? Le cas échéant, nous aimerions bien vous entendre. Vous pouvez utiliser la zone de commentaires ci-dessous pour partager vos expériences avec nous.
 


 

Formation recommandée

Nous vous offrons maintenant la formation en ligne Décupler les possibilités de Power BI avec Power Apps et Power Automate
 

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation – Décupler les possibilités de Power BI avec Power Apps et Power Automate

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1 réflexion sur “Le ROI de l’automatisation de tâches”

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