Excel et VBA: Procédure pour consolider vos états financiers

Publié le 05 mars 2013
par Martin Le Comte, M.Sc., CPA, CGA

Excel et VBA: Procédure pour consolider vos états financiers

Est-ce que votre entreprise doit effectuer la lourde tâche de consolider différents fichiers lors de la mise à jour de ses états financiers, de ses budgets ou de ses prévisions financières? Doit-elle le faire à partir d’Excel? Le cas échéant, vous savez la complexité que cela implique. L’équipe du CFO masqué a développé une approche pour faciliter ce type de tâche.

 

Pour qui ?

  • Toute entreprise dont les processus de fin de mois, processus budgétaires ou de prévisions financières sont décentralisés et nécessitent la contribution de plusieurs intervenants qui souvent, ne travaillent pas physiquement au même endroit.
  • Toute entreprise dont le budget ne permet pas nécessairement l’achat d’un système intégré complet ou dont les besoins sont trop pressants pour se permette une implantation s’échelonnant sur plusieurs mois.

 

Pourquoi ?

Un outil de consolidation de données procure plusieurs avantages :

  • Facilite la cueillette des données à travers l’entreprise (filiales, divisions, départements, etc.);
  • Centralise les opérations critiques de consolidation de données (conversion de devises, calcul de variations mensuelles, gestion des transactions inter-compagnies, etc.);
  • S’intègre bien aux systèmes déjà en place qui sont compatibles avec Excel
  • Représente une solution peu coûteuse par rapport aux autres solutions sur le marché
  • Permet d’être 100% adapté aux besoins de votre entreprise.

 

Comment mettre le tout en place ?

Premièrement, il faut définir les données qui sont déjà disponibles dans l’entreprise et via quels systèmes elles le sont. Ensuite, il faut établir quelles sont les données pertinentes au processus de consolidation à mettre en place. Cela permet de déterminer les processus nécessaires pour les réfléter dans l’outil central de consolidation de données. Ces données serviront à alimenter automatiquement une partie de l’information contenue dans les gabarits de saisie de données.

 

Deuxièmement, il faut développer les gabarits de saisie de données qui devront être remplis par les intervenants lors de la cueillette de données  périodiques. Il est très important de définir quelles sont les données voulues et selon quelles dimensions elles doivent être recueillies (unité d’affaires, ligne de produits, divisions, pays, etc.). Typiquement, les gabarits de saisie représentent une forme personnalisée de l’état des résultats et du bilan de l’entreprise.

 

Troisièmement, il faut établir les calculs et les opérations intérimaires (conversion de devises, calculs de variations, etc.) à effectuer lors de l’importation dans la base de données centrale des données contenues dans les gabarits de saisie.

 

Quatrièmement, il faut développer les rapports, les tableaux de bord et les présentations qui seront automatiquement alimentés via la base de données centrale.

Consolidation de données

Téléchargez la méthodologie de consolidation.

 

Comment ça fonctionne ?

Le processus rattaché à l’outil de consolidation de données est constitué de 4 étapes :

 

1 – Initialiser le début du processus :

  • Le gestionnaire de l’outil récupère (automatiquement ou manuellement) les données pertinentes des autres systèmes.
  • L’outil permet de créer et d’envoyer automatiquement les gabarits de saisie de données déjà alimentés en partie avec les données récupérées des autres systèmes.

 

2 – Remplir les gabarits de données :

  • Les divers intervenants complètent et dimensionnent les gabarits avec l’information manquante et renvoient les gabarits au gestionnaire de l’outil.

 

3 – Importer les données des gabarits de saisie :

  • Le gestionnaire sauvegarde les gabarits dans les répertoires créés à cet effet par l’outil de consolidation
  • L’outil importe automatiquement les données de tous les gabarits en prenant soin de faire diverses validations lors de l’importation afin de s’assurer de l’intégrité des données.
  • L’outil peut, si nécessaire, effectuer divers calculs préétablis avant d’insérer les données dans la base de données centrales.

 

4 – Créer les rapports et tableaux de bord

  • L’outil alimente les rapports et présentations qui ont été développés à cet effet.

 

Ces étapes peuvent être répétées sans problème le nombre de fois que le processus l’exige. Typiquement, il s’agit d’une fois par année lorsqu’il s’agit d’élaborer le budget ou une fois par mois s’il s’agit d’un processus de fin de mois.

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