Comment utiliser Power BI ?

Power BI est une solution d’intelligence en mode libre-service offerte par Microsoft. Elle se décline en fait en 3 outils : Power BI Desktop (application de bureau), Power BI Service (portail web) et Power BI Mobile (application Mobile).Chacun utilisera Power BI selon le rôle qu’on lui aura accordé (créateur de rapports, consommateurs de rapports, administrateur, etc.). Voici comment un créateur de rapports doit utiliser Power BI.

 

Étape 1 : Créer des requêtes avec l’éditeur Power Query

L’éditeur se trouve dans l’application Power BI Desktop

La première chose à apprendre, c’est la façon de se connecter ou d’importer des données dans Power BI Desktop via l’éditeur de requêtes Power Query. C’est dans cet éditeur que l’usager créera des recettes de transformation de données (autrement appelées des requêtes), qui seront exécutées à chaque actualisation. Une requête commence par une connexion ou une importation de données. Ces données sont ensuite transformées, pour optimiser l’analyse. Voici quelques exemples de transformations :

  • Transposer des lignes en colonnes
  • Supprimer des lignes ou des colonnes
  • Fractionner des valeurs
  • Ajouter des colonnes de calculs additionnelles
  • Etc.

 

Respecter les concepts de normalisation des données

En parallèle, l’usager devra apprendre ce qu’est la normalisation de données afin de s’assurer de présenter les données finales dans le format optimal. Ce format permettra de générer ce que l’on appelle, des tables de faits (valeurs à analyser) et des tables de dimensions (axes d’analyse). Ces différentes tables seront donc générées par différentes requêtes.

 

Lien complémentaire : Comment utiliser Power Query ?

 

Étape 2 : Modéliser les données et créer des mesures en DAX

La modélisation de données s’effectue dans Power BI Desktop

Une fois que toutes les tables de faits et les tables de dimensions ont été créées, l’usager doit maintenant les faire parler entre elles. Pour cela, il créera des relations entre les champs avec des clés communes, en respectant certaines conventions. Il pourra également bonifier son modèle par le biais de mesures, créées en langage DAX (Data Analysis Expression).

 

Modèle de données Power Pivot

 

Étape 3 : Créer des rapports

Les rapports se créent dans Power BI Desktop

L’usager pourra ensuite créer des visualisations basées sur son modèle de données et les intégrer dans une logique de rapport. Le processus de création de visualisations dans Power BI ressemble au processus de création d’un tableau croisé dynamique dans Excel. Alors qu’un tableau croisé dynamique comprend toujours les sections : valeurs, lignes, colonnes et filtres, les visualisations possèdent chacune leurs propres sections. Mais la façon de les alimenter est la même. On glisse et dépose des expressions analytiques dans la section des valeurs et on glisse et dépose les dimensions dans les autres sections disponibles, selon les résultats visés. Automatiquement, l’usager se trouve à créer des visualisations interactives, i.e. quand cliquant sur l’une d’entre elles, les autres se filtreront en conséquence.

 

Rapport des finances

 

Étape 4 : Configurer certains éléments de rapports

Configurations depuis Power BI Desktop

L’usager pourra ensuite créer des rôles de sécurité pour s’assurer, par exemple, que le Directeur A ne voit que les données de la région A et le Directeur B que les données de la région B. Il pourra aussi optimiser son modèle de données, en attribuant par exemple des synonymes aux différents champs afin d’optimiser l’interrogation des rapports en langage naturel.

 

Étape 5 : Publier, configurer et partager un rapport

Configurations dans Power BI Service

Au final, l’usager devra publier son rapport sur le portail de Microsoft App.PowerBi.com. C’est là qu’il pourra configurer son rapport en vue de le partager avec des personnes désignées et qu’il pourra programmer la fréquence de l’actualisation des données. C’est là aussi qu’il pourra associer des rôles de sécurité à chacun.

 

Étape 6 : Créer un tableau de bord

La création des tableaux de bord se fait dans Power BI Service

L’usager pourra aussi créer un ou des tableaux de bord, qui récupèrent en fait des visualisations de différents rapports pour en présenter une vue sommaire. Ceci permettra ensuite aux consommateurs du rapport de cliquer sur une visualisation et être redirigé vers le rapport détaillé.

 

Tableau de bord KPI Power BI

 

Étape 7 : Créer et partager des applications

La création et le partage des applications se fait dans Power BI Service

L’usager pourra ensuite choisir un ensemble de jeux de données, de rapports et de tableaux de bord à intégrer dans une application. Ensuite, il pourra configurer son application et décider avec qui la partager. Donc, le contenu peut être partagé directement ou via une application, qui intègre un ensemble d’éléments de contenu. Règle général, les usagers opteront pour la création d’applications thématiques.

 

Étape 8 : Consommer le contenu partagé avec nous

La consommation des applications se fait dans Power BI Service et Mobile

Le consommateur, quant à lui, pourra consommer les applications partagées avec lui directement depuis le portail web ou encore via l’application mobile. Dans certaines organisations, on lui donnera aussi accès via des plateformes extermes comme Teams ou Sharepoint Online. On pourrait aussi intégrer les rapports dans des solutions logicielles développées à internes dans l’entreprise.

 

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