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Power BI : Recevez des alertes lorsque vos données atteignent certaines cibles

Publié le : 29 septembre 2016

Avez-vous déjà souhaité que vos données vous parlent? Concrètement? Et bien sachez que Power BI le permet. En effet, vous pouvez configurer des alertes dans Power BI, afin d’être avisé lorsque vos données atteignent certaines cibles. Cet article vise à expliquer comment utiliser cette fonctionnalité.

 

Je vous rappelle que vous pouvez télécharger une version gratuite de Power BI et que si vous souhaitez passer à une version Pro, vous pouvez commencer par une version d’essai gratuite de 60 jours et évaluer ensuite si vous souhaitez adhérer officiellement au service payant (version Pro) ou non.

 

Personnalisation d’une vignette

Lorsque vous êtes dans un tableau de bord, dans Power BI, vous pouvez toujours cliquer sur les … (en haut à droite) de chacune des vignettes.

Ventes vs Budget

 

Ce faisant, vous avez accès à une panoplie de fonctionnalités, dont la fonctionnalité d’alertes (la cloche).

alertes

 

Création d’une alerte

Pour créer une alerte, vous n’avez qu’à cliquer sur Add Alert Rule (ajouter une règle d’alerte), puis vous lui assigner un titre. La vignette que j’ai choisie ici montre les ventes brutes actuelles (GrossSalesAmount) vs les ventes brutes budgétées. J’appose ici la condition sur le montant de ventes brutes actuelles. Je souhaite recevoir une alerte lorsque les ventes brutes actuelles seront supérieures à 74.0M$. Je peux ensuite spécifier si je veux recevoir l’alerte aux 24 heures ou à chaque heure. Dans cet exemple, les ventes atteindront 74.0M qu’une seule fois, puisqu’il s’agit des ventes cumulées pour l’année. Par contre, si j’avais configuré une alerte pour des ventes journalières, la fréquence d’envoi aurait été plus pertinente. Notez que je peux également demander de recevoir l’alerte par courriel.

alerte power bi

 

Ce qui est génial avec les alertes

Avec les horaires chargés que nous avons tous, créer des alertes à partir de nos données nous permet d’être toujours à l’affût des informations importantes ayant une influence sur la gestion de notre entreprise. Les décisions importantes peuvent donc être prises dans des délais opportuns. Nous déléguons la tâche de surveillance des données à notre système. Ce faisant, non seulement Power BI nous fournit un tableau de bord détaillé actualisé en tout temps mais si on n’a pas le temps de le consulter, il communique avec nous pour nous aviser de l’atteinte de cibles importantes. Ces cibles peuvent être définies en fonction d’objectifs positifs ou négatifs. Par exemple, nous pourrions demander à Power BI d’envoyer une alerte lorsque le niveau d’inventaire d’un article atteint un certain seuil. Pensez-y bien. De telles alertes pourraient faire toute la différence au niveau de la gestion de votre entreprise.

 

Vous en pensez quoi?

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Pour info: 514-605-7112 ou info@lecfomasque.com

 

Sophie Marchand

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP, est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative et d’un titre comptable CPA, CGA. Elle est également MVP Office Apps and Services (Excel) et MVP Data Platform (Power BI). Le titre de MVP est un titre honorifique remis par Microsoft et signifie « Most Valuable Professional ». Il est attribué à des experts de solutions Microsoft qui se distinguent non seulement par leurs compétences mais également par leur implication dans la communauté. Seuls 4 professionnels possèdent cette double-qualification dans le monde. Mme Marchand cumule de nombreuses années d’expérience dans le milieu des affaires et se spécialise en modélisation financière et en intelligence d’affaires avec Excel et Power BI. Après avoir longtemps offert ses services comme consultante, elle se consacre désormais à la formation, sous toutes ses formes (formations en classe, formations en ligne, formations en entreprise, webinaires, animation de groupe d'usagers, rédaction d'articles de blogue, animation de forum en ligne et plus encore). Vous pouvez d'ailleurs la retrouver à la tête du groupe d'usagers Montreal Modern Excel and Power BI.

  • réponse MIsterBI ,

    bonjour
    Et merci pour cette info,
    C’est effectivement très intéressant et prometteur : Une sorte de grand pas en avant dans la marche arrière du progrès social…Il est clair que les systèmes sont plus forts que nous pour la surveillance…Et tout ce qui allège la peine de l’homme est louable…Alors utilisons le progrès à bon escient et gérons mieux nos entreprises..

    • réponse Joannie ,

      Peut-on créer le même type d’alerte pour une durée de temps? Par exemple, passé 3 mois une certaine date, recevoir une alerte?

      • réponse Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP ,

        Bonjour,

        On ne peut pas directement programmer une alerte sur par exemple, le montant de ventes cumulatives, en disant que l’on souhaite recevoir une alerte à tous les 3 mois pour nous aviser du montant.

        Par contre, on pourrait avoir une tuile dans le tableau de bord, qui comprendrait la date du jour et on pourrait ensuite demander d’être avisé quand cette tuile est égale à la date dans 3 mois…

        Cela dit, il est fort a parier que les options rattachées aux alertes dans Power BI vont continuer d’évoluer.

        Au plaisir,

        Sophie

        • réponse Faniriantsoa ,

          Bonjour,
          Merci pour votre tuto.
          En fait, pouvez-vous m’aider, est-ce possible de créer des alertes pour les matrices ou tables; c’est-à-dire, je fais un clic droite sur la vignette de la matrice ou table, mais Gérer alerte ne s’affiche pas pour powerbi service. Est-ce qu’il y a une autre façon pour le faire?
          Merci.

          Bien cordialement,
          Faniry

          • réponse Sophie Marchand ,

            Bonjour,

            Les alertes fonctionnent uniquement sur des tuiles à valeurs uniques. Elles ne s’utilisent donc pas sur des tables ou des matrices.

            Au plaisir,

            Sophie

      • réponse Boom ,

        Bonjour,
        Lorsque j’affiche le menu déroulant je n’ai en choix que : Export Data / Show Data / Remove / Spotlight et Sort suivant les graphiques. Doit on utiliser un visuel spécifique ?

        Merci d’avance

        • réponse Sophie Marchand ,

          Bonjour,

          Est-ce que vous êtes dans Power BI Desktop ou dans Power BI Service?

          Cette option est disponible pour les tuiles placées dans un « tableau de bord » et non un « rapport » Power BI, dans le « service » et non dans le « desktop ».

          De plus, elle est disponible pour les tuiles avec une seule valeur.

          Merci.

          Sophie

        • réponse Marie Robillard ,

          Bonjour

          Est-ce que l’on peut créer des alertes pour des collègues, les aviser qu’une telle situation est présente

          Marie

        Laisser un commentaire