Dans un monde où l’efficacité et la collaboration sont essentielles, les outils numériques jouent un rôle crucial pour les entreprises. Au CFO masqué, nous vous parlons régulièrement d’Excel et de Power BI, mais il existe d’autres outils Microsoft qui permettent d’aider l’entreprise à ce sujet. Parmi ces outils, les listes SharePoint se distinguent par leur capacité à organiser, gérer et partager des informations (données) de manière fluide et efficace.
Dans cet article, nous expliquerons comment créer et partager ces listes de données.
Qu’est-ce qu’une liste SharePoint (Microsoft Lists)?
Une liste SharePoint est un peu semblable à une feuille de calcul Excel puisqu’elles organisent des données en lignes et en colonnes. Vous pouvez créer des listes pour stocker, organiser et gérer des données. Vous pouvez personnaliser ces listes selon vos besoins en créant des colonnes pour chacune des données que vous désirez conserver. De plus, vous pouvez partager vos listes avec d’autres membres de votre organisation pour qu’ils puissent entrer des données et modifier ces listes au besoin.
Créer une liste SharePoint
Pour créer une liste, il faut ouvrir SharePoint et cliquer sur le + dans le panneau de gauche, puis sur Liste.
Vous pouvez créer une liste à partir :
- d’un modèle
- d’un fichier Excel ou CSV
- d’une autre liste SharePoint
- d’une liste vierge pour y ajouter vous-même toutes les colonnes requises
Commencer par cliquer sur le bouton + Nouvelle liste.
Vous avez les différents choix mentionnés dans la première partie de la fenêtre. Et juste en dessous, vous avez les différents modèles.
Pour démontrer ce qu’il est possible de faire, nous allons utiliser le modèle Gestionnaire de biens qui permet de gérer et suivre les appareils/équipements d’une organisation.
Lorsque vous sélectionnez un modèle, une fenêtre s’ouvre et vous donne un aperçu de ce qui est contenu dans la liste du modèle.
Vous pouvez ensuite cliquer sur Utiliser un modèle pour créer la liste.
Lorsque c’est fait, vous accédez à la liste. Vous pouvez voir chacune des colonnes créées avec le modèle.
Ajout d’éléments à une liste
Il est maintenant temps d’ajouter un élément à la liste. Dans le cas présent, je veux ajouter un ordinateur portable.
Il faut cliquer sur + Ajouter un nouvel élément et remplir les différents champs dans le formulaire qui apparaît.
Remarquez l’icône devant chacun des champs. Il vous indique quel type de données est attendu.
Dans notre exemple ci-dessous, le premier étant une image, le second une donnée de format texte (T) et puis le 3e est un crochet qui signifie qu’il faut choisir un élément dans une liste déroulante.
Les listes déroulantes sont très visuelles, avec des couleurs différentes pour chacun des éléments, comme c’est le cas pour le champ Statut.
Et puis, lorsqu’il faut choisir une date, nous pouvons le faire à l’aide du petit calendrier mis à notre disposition.
On peut également utiliser les données de notre entreprise, comme ici dans le champ Propriétaire actuel, nous avons accès à l’ensemble des personnes de l’entreprise.
Puis nous pouvons également charger un document, ici ça pourrait être le reçu pour l’achat de cet ordinateur.
Voici le résultat une fois le formulaire complété. L’élément apparait dans la liste.
Modification de la liste
Il est possible de configurer chacune des colonnes en passant par le menu à côté du nom de la colonne.
Puis choisir Paramètre des colonnes.
Nous pouvons alors modifier une colonne, la masquer, en modifier la largeur ou la position, etc.
Modification d’une colonne
Si vous regardez le 2e élément de ma liste, le casque d’écoute, la personne n’a pas entré la date d’achat. Je me rends compte ici que je devrais modifier cette colonne pour la rendre obligatoire. Je me dirige alors dans Paramètres des colonnes sous Date d’achat et je sélectionne Modifier.
Je peux alors modifier l’option Exiger que cette colonne contienne des informations pour la mettre à Oui.
Je vous invite a bien regarder ce menu pour voir toutes les possibilités de configuration de vos colonnes.
Ajout d’une colonne
Ensuite, si nous avons besoin d’une colonne supplémentaire, il est possible d’en ajouter une. On pourrait vouloir ajouter une colonne d’évaluation, avec le choix de mettre de 1 à 5 étoiles selon la satisfaction.
Il faut alors cliquer sur Ajouter une colonne à partir de l’option Paramètres des colonnes.
Choisir le type de données, ici Évaluation Moyenne
Et cliquer sur Créer.
Notez que différents types de colonnes sont possibles. En plus de ceux déjà nommés, il y a aussi
- Une devise
- Un emplacement géographique
- Un lien hypertexte,
- Un choix entre Oui/Non
Avec cette panoplie de choix, on peut s’assurer que la bonne donnée sera recueillie.
Partage et collaboration
Vous pouvez donner accès à votre liste aux personnes de votre entreprise, en choisissant si ces personnes peuvent modifier les listes, ajouter et modifier des éléments à la liste ou s’ils peuvent simplement consulter cette dernière.
Il faut alors sélectionner l’option Partager dans le menu du haut.
Choisir ensuite le type d’accès que vous souhaitez accorder.
Puis, cliquer sur Envoyer, ou bien vous pouvez également Copier le lien pour le partager par la suite.
Automatisation et Intégration
Une fois votre liste créée, vous pourrez ajouter des règles. Vous pouvez par exemple envoyer un courriel à une personne spécifique lorsqu’un élément est ajouté. Vous pouvez également configurer un système d’approbation.
Finalement, vous pouvez intégrer votre liste avec Power Apps, Power Automate, Power BI et Excel.
Pour ce faire, il faut passer par le menu Intégrer.
Notez qu’Excel n’est pas listé dans le menu Intégrer, mais sachez qu’il est possible de connecter votre liste à l’aide de Power Query.
Nous couvrirons ces intégrations dans un prochain article!
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La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
J’utilise très souvent les Listes MS. L’un des autres avantages est la possibilité de lier les listes entre elles. Si on lie la liste A à la liste B, une fois qu’on connecte Power BI à la liste A on peut aller chercher les autres informations de la liste B sans s’y connecter.
Merci pour cet ajout !
Je n’ai pas eu à utiliser cette option jusqu’à maintenant. Mais j’imagine que c’est un peu comme lorsqu’on se connecte à une base de données où les tables sont liées. L’on peut également récupérer les données de ces tables liées.