Le 21 septembre dernier, j’ai animé le webinaire « Facturation, comptabilité et tenue de livre dans Excel ». Vous connaissez certainement plusieurs logiciels de tenue de livre. La majorité sont excellents et méritent d’être considérés dans le choix d’une solution de tenue de livre pour votre entreprise. Si vous optez pour la comptabilité dans Excel, ce webinaire est pour vous !
Au cours de ce webinaire, je vais vous présenter 2 fichiers Excel avec lesquels je travaille pour la tenue de livre de mes clients. Je vous présenterai aussi les meilleures pratiques et quelques trucs et astuces pour faciliter votre travail.
Types de fichier de tenue de livre
Le fichier Excel de tenue de livre peut être aussi simple ou aussi complexe que votre entreprise. Il peut servir à seulement tenir la liste des écritures de journal de l’entreprise et générer une balance de vérification et des états financiers simples. D’un autre côté, le fichier de tenue de livre peut vous servir à faire le suivi de vos projets, préparer vos factures, préparer les déclarations de taxes et de déductions à la source et plus encore! La clé du succès réside en la qualité de l’information que vous y tiendrez.
Prérequis
Pour pouvoir bien utiliser ces outils, vous devez avoir des connaissances de base en comptabilité et des connaissances de base en Excel. Tout dépendant du type de fichier de tenue de livre que vous adoptez, vous devrez peut-être également avoir des connaissances de Power Query, Power Pivot et/ou VBA. Finalement, vous devez avoir une bonne connaissance de votre réalité d’entreprise.
Meilleures pratiques
Base de données
Nous verrons, au cours de ce webinaire, comment préparer une base de données d’écritures de journal de qualité qui répondra à tous vos besoins d’affaires. Cette base de données sera le cœur de l’outil. Tous les rapports, analyses et états financiers seront générés à partir de celle-ci. Il est donc primordial d’y accorder beaucoup d’importance en amont et de la construire avec toute l’information pertinente pour s’assurer d’avoir suffisamment d’information pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Vous verrez également comment créer des bases de données de clients, de projets, de compte grand livre, etc. Cette gestion en base de données vous donnera beaucoup de latitude pour analyser les données de votre entreprise autant que vous le désirez!
Création de rapports
Maintenant que les bases de données sont créées, vous pouvez débuter à analyser vos résultats et à les présenter sous la forme d’états financiers, de balance de vérification, indicateurs de performance ou toute autre analyse pertinente.
Je vais vous montrer au cours de ce webinaire comment créer des rapports dynamiques et flexibles qui pourront être utilisés chaque mois avec des données mises à jour en quelques secondes.
Automatisation
Certains processus sont très récurrents et méritent d’être automatisés. Au cours de ce webinaire, je vais vous présenter comment j’ai automatisé le processus de facturation (envoi de facture par courriel et création de l’écriture de journal) grâce à du code VBA.
Plusieurs processus peuvent être automatisés de cette façon dépendant des besoins de votre entreprise. Identifiez ce qui vous prend le plus de temps chaque mois et ce sont probablement ces tâches qui seront les plus intéressantes à automatiser!
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Nous avons développé un outil Excel qui vous permet de tenir les livres de votre petite entreprise ainsi que de faciliter la production des factures. Il vous permet de tenir la liste de vos clients et de vos projets tout en produisant des états financiers maisons.
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La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
