Excel pourrait vous faire sauver des millions!

Publié le 30 avril 2014
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Sauver des millions

Excel pourrait vous faire sauver des millions!


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Il y a quelques jours, je suis tombée sur un excellent article de Matt Allington, intitulé Why Excel will save you millions. Cet article est en fait, lui-même, une réaction à l’article intitulé Why Excel is costing you millions. Je reprends l’essentiel de cet article aujourd’hui car il illustre très bien les propos avancés par les “anti-Excel” et il démontre à quel point ces propos sont basés sur une méconnaissance complète d’Excel. En 2014, Excel n’est plus juste un simple tableur, loin de là! Et lorsque l’on sait comment bien l’exploiter, Excel peut permettre au gestionnaires de votre entreprise d’améliorer considérablement leurs prises de décisions. On dirait toutefois que depuis quelques années, le discours des “anti-Excel” (lire les fournisseurs de solutions alternatives à Excel) fait son chemin dans l’esprit de certains gestionnaires, qui se tournent maintenant vers d’autres solutions, qui sont souvent beaucoup plus coûteuses et moins faciles à adapter aux besoins réels de l’entreprise et cela, sans s’être assuré d’avoir tiré tout ce qu’il y avait à tirer d’Excel, d’abord. En effet,  je suis en mesure de constater chaque jour, que les entreprises avec lesquelles je travaille n’exploitent qu’une infime partie des fonctionnalités d’Excel.

 

Le discours mensonger des “anti-Excel”

Plutôt que de positionner leurs solutions commerciales comme des solutions “complémentaires” à Excel, un outil déjà largement répandu dans les entreprises, plusieurs fournisseurs, au cours des dernières années,  se sont mis à positionner leurs solutions comme des solutions “alternatives” à Excel. Comme en politique, ils s’efforcent ainsi de convaincre la population que leur adversaire n’est pas de taille. La méthode, quoique peu reluisante, ne peut être critiquée. En affaires, comme à la guerre! Par contre, les accusations portées à l’égard d’Excel sont, la plupart du temps, fausses et démontrent un très grand manque de connaissances.

Dans l’article Why Excel will save you millions, Matt Allington souligne notamment les propos mensongers par rapport à Excel:

1 – Excel ne permet pas d’avoir une vue haut niveau des données comme le fait un tableau de bord

Cette affirmation est complètement fausse. Si vous êtes un lecteur assidu de ce blogue, vous savez qu’Excel permet de créer des tableaux de bord extrêmement puissants et dynamiques, notamment grâce aux fonctionnalités suivantes: la mise sous forme de tableaux, le format conditionnel, les tableaux croisés dynamiques, les segments, PowerPivot et les modèles de données, PowerQuery, PowerView, Sharepoint, SSAS, SSIS, SSRS, etc.

2 – Les rapports Excel sont statiques et exigent beaucoup de temps à produire

Cette affirmation est vraie lorsque l’on ne sait pas bien utiliser Excel, mais autrement, Excel offre une gamme de fonctionnalités qui permettent de rendre les rapports dynamiques et faciles à mettre à jour (voir les fonctionnalités énumérées au point 1). De plus, on peut facilement lier Excel à des données externes et produire des modèles de données réutilisables, sans compter que ce que l’on peut accomplir avec Excel, on peut le faire à une fraction du coût exigé par les autres solutions sur le marché.

3 – Excel n’est pas un outil interactif et ne permet pas de creuser l’information

Ceci ne pourrait être plus faux. Excel offre toutes les fonctions de forage possibles via ses fonctionnalité de tableaux croisés dynamiques et de segments, notamment. De plus, il offre une flexibilité qui permet de disposer l’information exactement de la façon souhaitée.

4 – Excel fournit de l’information difficile à lire et à comprendre

Encore une fois, ceci est de l’hypocrysie ou un manque flagrant de connaissances d’Excel. Excel est flexible, agile et permet de présenter les données de n’importe quelle façon. Pour cette raison, c’est l’outil de reporting qui permet le mieux d’épouser les besoins spécifiques de l’entreprise. Si l’information est difficile à lire, c’est que l’auteur du fichier Excel ne possède pas les compétences requises pour le faire ou a besoin de formation pour améliorer ses connaissances.

MrExcel
http://www.powerpivotpro.com/what-is-powerpivot/

 

Comment Excel vous fera sauver des millions

Je pense, tout comme Matt Allington, qu’Excel pourrait faire sauver des millions à bien des entreprises, d’abord en évitant d’investir dans des solutions beaucoup trop dispendieuses et peu flexibles et ensuite, en permettant d’élaborer des outils capables d’améliorer significativement la prise de décision. Dans tous les cas, je crois que ce qu’il faut, c’est que les entreprises:

  • implantent des méthodologies de travail et des normes par rapport à l’élaboration de fichiers Excel
  • forment leurs employés (car Excel évolue rapidement et vous ne voulez pas manquer les possibilités qu’il peut vous offrir)
  • embauchent des experts lorsque vient le temps d’élaborer des outils qui auront un impact significatif sur l’entreprise

Sauver des millionsLa meilleure façon de brûler de l’argent, c’est de croire que tous vos problèmes sont liés au choix de vos outils et qu’un nouvel outil va nécessairement enrayer tous ces problèmes. Généralement, les problèmes vécus dans les entreprises, ont plus à voir avec la façon dont les outils sont utilisés et déployés et la façon dont les données sont structurées et les processus de reporting établis, qu’avec les outils eux-mêmes.

Les conseils de Matt Allington, que je seconde, pour sauver des millions grâce à Excel, sont les suivants:

  • Comprenez d’abord les besoins de l’entreprise en termes de données et de reporting (n’investissez pas avant d’avoir franchi cette étape!)
  • Déterminez pourquoi les outils et les processus actuels ne permettent pas de répondre aux besoins de votre entreprise (est-ce vraiment la faute des outils eux-mêmes ou plutôt de la façon dont ils sont utilisés ou des processus derrière?)
  • Utilisez Excel comme outil de prototypage pour déterminer comment organiser efficacement vos données pour répondre à vos besoins (utilisez d’abord PowerPivot pour créer rapidement des modèles de données, des rapports et des tableaux de bord et les faire valider par les usagers)
  • Exploitez toutes les facettes de PowerPivot jusqu’à ce que l’outil ne réponde plus à vos besoins (et ensuite, migrez la solution, déjà mise en place, réfléchie et éprouvée, sur Sharepoint ou sur SSAS)
  • Ensuite, demandez-vous si vous avez vraiment besoin d’un autre outil? La plupart du temps, la réponse sera non.

Dans le cas des projets BI dans Excel, le prototypage vous forcera à réfléchir à vos vrais problèmes (ex.: disponibilité et intégrité des données, structure des bases de données, modèle de données, etc.) et à résoudre ces problèmes, avant d’engagner des sommes colossales dans l’implantation d’une nouvelle solution BI, qui comportera ses risques d’échecs et qui ne founira pas les résultats escomptés, tant que vous n’aurez pas organisé correctement vos données. À ce sujet, je vous invite à lire : BISM: Le “BI Semantic Model” de Microsoft.

Dans le cas de l’élaboration de modèles financiers via Excel, pour s’assurer des meilleures retombées, il est conseillé d’appliquer les meilleures pratiques d’affaires en modélisation financière. Avec des connaissances avancées d’Excel et l’application de ces meilleures pratiques, vous vous assurez d’avoir des modèles financiers capables de répondre à des questions d’affaires complexes et cela aussi, pourra vous faire sauver des millions. À ce sujet, je vous invite à lire: 10 raisons pour lesquelles votre entreprise ne peut se permettre de se passer d’un modèle financier.

 

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