À quoi pourrait vous servir un tableau de bord des RH?

Publié le 17 juin 2014
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Employés par année

À quoi pourrait vous servir un tableau de bord des RH?

Si vous occupez un poste de gestionnaire des ressources humaines ou un poste de CFO, un tableau de bord pourrait améliorer considérablement votre rendement et vous permettre de prendre des décisions éclairées, en plus de vous sauver temps et argent.

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Les indicateurs de performance et leur utilité

Un tableau de bord dédié aux ressources humaines peut contenir toute une gamme d’indicateurs de performance utiles à la gestion. Ces indicateurs feront état de la performance passée de l’entreprise mais également de la performance future. Les paramètres ainsi mesurés pourront également servir d’inducteurs dans vos modèles financiers et dans vos analyses financières. Notez qu’il est intéressant de mesurer des indicateurs bruts, mais également de suivre leur évolution au fil du temps et/ou de les comparer, avec leur rendement antérieur, avec votre budget ou avec la compétition.

 

Planification de l’occupation

Parmi les indicateurs de planification de l’occupation des ressources humaines, votre tableau de bord pourrait inclure :

  • Le taux d’occupation passé et futur par ressource, par semaine ou par toute autre plage de temps
  • Le taux de temps supplémentaire prévu par ressource, par semaine ou par toute autre plage de temps
  • Le coût total des ressources, par semaine ou par toute autre plage de temps

En disposant des indicateurs ci-haut mentionnés, votre entreprise pourra plus facilement planifier ses activités et attribuer les tâches aux employés qui disposent réellement de temps pour les effectuer. De même, l’entreprise pourra mieux gérer ses dépenses en temps supplémentaire, si elle effectue une meilleure allocation de ses ressources sur ses divers projets. Ce faisant, il y a fort à parier qu’elle pourra trouver des manières de rentabiliser les temps morts, autrement traduits par des pertes.

Prévision de l'occupation

 

Indicateurs de revenus

Parmi les indicateurs de revenus, votre tableau de bord pourrait inclure :

  • Le revenu par employé ou par FTE (« Full Time Employee » ou équivalence en termes de nombre d’employés à temps plein)
  • Les revenus par département, par expertise ou par division
  • Les revenus par territoire, par région ou par filiale

Ces indicateurs vous permettront de mieux comprendre ce qui génère le plus de revenus et ce qui génère le moins de revenus, tout en vous informant de l’amélioration ou de la détérioration des revenus pour chacune des dimensions sous analyse.  Ainsi, vous serez en mesure de faire les mises à pieds nécessaires, le cas échéant, de procéder à des réaffectations de postes ou de projets ou d’ordonner la fermeture de filiales, etc. Cela dit, s’il est intéressant de mesurer les revenus, il est encore plus intéressants d’analyser les marges brutes (Ventes moins coût des ventes) avant de procéder à ce type de décision.

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Coûts directs

Parmi les indicateurs de coûts directs, votre tableau de bord pourrait inclure :

  • Le coût des salaires par employé
  • Le coût total des salaires
  • Le nombre d’employés par tranche de salaires
  • Le coût des employés à temps plein en % des revenus
  • Le coût des employés à temps partiel en % des revenus
  • Les bonus versés, en % du salaire total
  • Le % des avantages sociaux par employé
  • Le coût du “surtemps” par employé en $ et en % du salaire
  • Les coûts variables vs les coûts fixes

Employés tranches salaires

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Il est intéressant de bien comprendre comment est composée la rémunération totale par employé et la rémunération totale versée par l’entreprise : répartition entre salaire de base, temps supplémentaire, avantages sociaux, régime de pension, bonus et autres et voir comment celle-ci évolue dans le temps.

Habituellement, on souhaitera une répartition en %, constante au fil du temps. Si une catégorie de coûts augmente en %, il faudra tenter de comprendre pourquoi et apporter des modifications pour la contrôler. Par exemple, si les bonus sont de plus en plus importants en % des autres composantes de la rémunération, on voudra peut-être revoir la base de calcul des bonus. Si le temps supplémentaire augmente de plus en plus, en % des autres composantes de la rémunération, on voudra peut-être chercher à trouver des solutions alternatives au temps supplémentaires (ajout d’employés, réallocation du temps de travail par employé, etc.). Le tout dans l’objectif de maintenir les coûts directs à un niveau acceptable.

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Coûts indirects

Parmi les indicateurs de coûts indirects, votre tableau de bord pourrait inclure :

  • Le coût de loyer par employé
  • Le coût de repas et frais de représentation par employé
  • Le coût des comptes de dépenses par employé
  • Le coût de recrutement par employé
  • Le coût des services de communication par employé (téléphone, internet, etc.)
  • Le coût du matériel/équipement par employé (ordinateur, etc.)

En effectuant le calcul des coûts indirects rattachés à vos ressources humaines et en additionnant ces coûts aux coûts directs, vous obtiendrez les coûts totaux par employé. Le résultat pourrait vous surprendre. Dans certains cas, il serait peut-être plus intéressant de chercher à combler certaines positions par des postes contractuels ou des consultants. Pour le savoir, vous pourriez mener une analyse comparative de taux équivalent, en fonction du taux d’occupation de chaque ressource et de son expertise. Il peut arriver qu’une telle analyse révèle que certaines ressources, embauchées comme employés à temps plein, seraient plus rentables sur une base contractuelle et vice versa.

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Caractéristiques des employés

Parmi les indicateurs de caractéristiques des employés, votre tableau de bord pourrait inclure :

  • # d’employés au total et par département
  • % d’employés avec des diplômes (et catégories de diplômes)
  • Âge moyen des employés
  • Ratio employés vs contractuels (nombre et coût)
  • % des employés syndiqués
  • % des employés femmes vs hommes
  • % des employés qui représentent des minorités
  • % employés à temps partiel
  • % des employés qui sont contractuels
  • % de satisfaction des employés

Employés par année.

Ces informations vous permettront de fournir certaines statistiques, lorsque demandées, et de répondre à certaines normes gouvernementales, en plus de disposer de données prêtes à l’emploi pour l’obtention de certaines subventions.

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Performance des employés

Parmi les indicateurs de la performance des employés, votre tableau de bord pourrait inclure :

  • Indice de compétence par employé (compétences requises pour le poste)
  • Indice de compétence par département

Il est intéressant de présenter aux employés leur indice de compétence et de montrer où ils se situent par rapport au groupe. De même, il est intéressant de comprendre qui sont les employés et les départements les plus compétents et qui sont les employés et les départements les moins compétents et ensuite analyser les raisons de cette sous-performance. Ceci aidera à cibler les efforts au niveau notamment de la mise à niveau des compétences et servira à préciser les besoins de formation des employés. De plus, l’indice de compétence sera souvent lié à un versement de bonus et donc, ce bonus pourra être provisionné en conséquence.

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Gestion du département RH

Parmi les indicateurs de gestion du département RH, votre tableau de bord pourrait inclure :

  • Le délai d’embauche
  • Le nombre de positions ouvertes
  • Le nombre de positions comblées dans un intervalle de temps
  • Le taux de roulement des employés
  • Le nombre de jours d’absence par employé

Ces informations pourront servir à évaluer le rendement du département de ressources humaines et le taux de succès des embauches. Il sera ainsi possible de savoir quand il est temps d’embaucher une nouvelle ressource ou de changer ou améliorer les méthodes et outils d’embauche.

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Conclusion

Un tableau de bord concernant les ressources humaines est donc un outil de gestion, de contrôle et de planification fort utile pour toute entreprise. Comme on le dit souvent dans notre métier, on ne peut pas améliorer ce que l’on ne mesure pas. Et je dirais même plus, on ne peut pas améliorer ce que l’on ne compare pas. Ce faisant, un tableau de bord permettant de mesurer et de comparer tous les paramètres de vos ressources humaines, vous permettra à coup sûr d’améliorer considérablement le rendement de votre entreprise.

 

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1 réflexion sur “À quoi pourrait vous servir un tableau de bord des RH?”

  1. Je suis entièrement d’accord avec vous, “on ne peut pas améliorer ce que l’on ne mesure pas.”
    Nous faisons systématiquement une mesure à l’arrivée de nos stagiaires et nous effectuons avec eux des mesures pendant les 7 Semaines de la formations pour qu’ils voient bien que ce que nous travaillons ensemble est performant !
    C’est toujours un plus quand on peut mesurer factuellement, mais on ne peux pas toujours le faire.
    Anelyse MARCEAU

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