Réglez plusieurs problèmes de fichiers Excel en entreprise

Plus de 80% des solutions Excel que j’ai auditées dans ma carrière, comportaient des erreurs importantes qui ont parfois mené à des décisions ayant des impacts dévastateurs. Et les fichiers que j’ai audités sont des fichiers sembables à tous ceux qui sont construits quotidiennement par les usagers d’Excel. Pour vous convaincre de l’ampleur du problème, jetez un coup d’oeil aux histoires d’horreur provoquées par des fichiers Excel, répertoriées par le European Spreadsheet Risks Interest Group, qui ont mené certaines organisations à subir des pertes qui se chiffrent en millions de dollars. Vous constaterez rapidement que vous n’êtes pas seul aux prises avec des problèmes de fichiers Excel.

Quand Excel est malmené en entreprise…

Excel est un outil très flexible. Utilisé convenablement, il fait des miracles et permet d’accomplir efficacement de nombreuses tâches et de développer des solutions personnalisées performantes, dans un délai et selon un budget plus qu’enviables. Toutefois, sa flexibilité peut aussi mener les usagers à produire des erreurs monumentales, tel que démontré par le EuSpRIG, et à introduire dans l’entreprise, une certaine morosité, voir un ralentissement du traitement des tâches quotidiennes. Il convient donc d’être conscient des risques potentiels et de prendre toutes les mesures nécessaires pour les enrayer. Excel doit devenir la solution qui permet à votre entreprise de s’élever, pas de la maintenir prisonnière de mauvaises pratiques. Ne tardez plus à régler les problèmes de fichiers Excel de votre entreprise!

Problèmes de fichiers Excel les plus souvent rencontrés

Plusieurs entreprises se croient aux prises avec des problèmes de fichiers Excel uniques alors qu’en réalité, après avoir audité des milliers de fichiers Excel au cours de ma carrière, je suis d’avis que toutes les entreprises rencontrent à peu près les mêmes problématiques. Je suis également d’avis qu’avec les solutions modernes d’Excel, ces problématiques sont de plus en plus simples à régler et je ne vois donc aucune bonne raison d’en retarder l’adoption. Voici, selon mon expérience, les problématiques les plus communes:

• Erreurs de calculs
  • Les usagers ne maîtrisent pas suffisamment les fonctions d’Excel, autant les anciennes que les toutes récentes et en font ainsi un mauvais usage. Et la plupart d’entre eux croient pourtant les maîtriser. Ils deviennent ainsi leur pire ennemi.
  • De nombreux usagers ne connaissent pas non plus les meilleures pratiques d’affaires ou omettent de les mettre en application, croyant à tort qu’il s’agit d’une perte de temps. Mais à quoi bon gagner du temps si au final, on produit des erreurs de calculs? D’autant plus que lorsque ces meilleures pratiques sont maîtrisées et appliquées, construire une solution Excel ne devrait pas être plus long. Au contraire, cela permettra d’économiser énormément de temps lorsque viendra le temps de faire des modifications ou de déléguer la gestion et le développement du fichier à un autre usager.
  • Qui plus est, on note souvent une absence complète de totaux de contrôle et de calculs de validation. Il existe de nombreuses fonctionnalités dans Excel pour s’assurer que les calculs fournissent les bonnes valeurs. Et on peut aussi utiliser des logiciels d’audit, comme par exemple OAK et Inquire.
  • Les usagers construisent souvent de nouveaux fichiers en récupérant des sections d’anciens fichiers, sans se soucier de tout ce qu’ils apportent avec eux, notamment les champs nommés, qui provoquent un nombre impressionnant d’erreurs qui passent souvent complètement inaperçues. Ainsi, on effectue des calculs basés sur des valeurs qui appartiennent à un autre fichier, sans même s’en rendre compte.
  • Et au final, les solutions Excel manquent souvent cruellement de documentation, ce qui fait en sorte qu’un usager qui collabore ou qui reprend une solution Excel développée par un tier, commet souvent des erreurs liées à l’incompréhension de la structure du fichier.

Formations chaudement recommandées pour régler ce type de problèmes de fichiers Excel:

• Excel – Mise à niveau
• Excel – Modélisation financière (niveau 1)

• Problèmes de performance et d’automatisation
  • Les usagers d’Excel ont tendance à toujours réutiliser les fonctions et les fonctionnalités qu’ils maîtrisent déjà et non celles qui sont le plus adaptées selon la situation. Ce faisant, on voit notamment beaucoup de fonctions SI imbriquées. C’est une des fonctions les moins performantes d’Excel. Et comme c’est une fonction que les usagers maîtrisent, ils en abusent. D’abord, ils imbriquent beaucoup trop de SI et ils utilisent ces fonctions sur de trop nombreuses lignes. Souvent, à l’audit, on se rend compte que toutes ces formules pourraient être remplacées par une seule formule, légère et efficace, ou par une fonctionnalité qui n’entraverait en rien la performance du fichier.
  • Les usagers d’Excel ont tendance à ne pas structurer leurs fichiers convenablement pour la mise à jour des données. Par exemple, trop d’usagers n’utilisent pas encore la fonctionnalité permettant de mettre les “données sous forme de tableau” et ne bénéficient pas de ces retombées si bénéfiques. De même, trop peu d’usagers connaissent ou maîtrisent les solutions modernes d’Excel comme Power Query et Power Pivot.
  • Les usagers d’Excel ont un fort penchant pour la liaison de fichiers, ce qui est totalement à proscrire. Dans certaines entreprises, ce sont TOUS les processus de fin de mois qui sont liés à un ensemble de fichiers Excel liés les uns aux autres. Pire encore, souvent, un département est en charge de la mise à jour d’une série de fichiers et un autre département est en charge de la mise à jour d’une autre série de fichiers. Il y a même des fichiers Excel qui prennent leurs sources dans des tableaux croisés dynamiques de fichiers externes. Je pourrais écrire 10 articles sur les raisons pour lesquelles ceci est TOTALEMENT à proscrire. Il faut vite vous intéresser à Power Query pour régler toutes les problématiques engendrées par les fichiers liés, autant celles dont vous êtes conscients que celles que vous ignorez.
  • Les usagers d’Excel, tel que mentionné précédemment, repartent souvent d’anciens fichiers pour construire de nouveaux fichiers et ce faisant, ils créent de nombreuses problématiques. Combien de fois ai-je vu un usager d’Excel, sous mes yeux, faire cela et cliquer ensuite sur Oui/Oui/Oui/Oui/Oui aux différentes boîtes de dialogue d’Excel, sans jamais lire le message et sans jamais se demander quel était l’impact de répondre oui ou non… Combien ont aussi reçu un message d’Excel qui disait ne plus être en mesure de gérer les formats (trop nombreux)?
  • Les entreprises ont encore tendance à retarder le passage aux versions récentes d’Excel. Si votre entreprise utilise encore une version Excel 2007 ou moins, c’est totalement inacceptable. Vous demandez à un usager de performer à pied contre des coureurs à vélo!

Formations chaudement recommandées pour régler ce type de problèmes de fichiers Excel :

• Excel – Tableaux de bord (niveau 1)
• Excel – Tableaux de bord (niveau 2)
• Excel – Introduction à Power Query et au langage M

Problèmes de fichiers Excel liées à de mauvaises pratiques

Dans les articles Vous ne serez jamais maître d’Excel si vous travaillez comme ça et Autopsie d’un spaghetti ou l’art de transformer un spaghetti en caviar , je commente le travail de certains usagers et expliquent en quoi ces approches ne peuvent pas être soutenues dans Excel et comment régler ce genre de problématique, notamment avec des solutions modernes d’Excel, comme Power Query.

Alors Excel, c’est à jeter?

Absolument pas! Il faut par contre en faire bon usage. Voici notamment 4 solutions pour y parvenir:

Solution #1 : Assurer de la formation continue aux usagers

Les entreprises et les usagers d’Excel doivent cesser de penser que chacun pourra se former adéquatement en allant poser ses questions à gauche et à droite sur YouTube. Il faut d’abord bien installer les bases. Les blogues, les forums et les tutoriels sur YouTube seront pertinents ensuite pour peaufiner les compétences, bien sûr, mais ce n’est pas le point de départ. Je constate qu’il y a un nombre élevé d’usagers Excel qui posent des questions sur l’usage d’Excel ou de Power Query plus précisément sur notre forum et on détecte bien qu’ils n’ont aucune compréhension des concepts de base. Le risque, c’est que ces employés commencent à utiliser Power Query dans l’entreprise et se mettent à construire des solutions sur de mauvaises bases et que ces solutions évoluent et deviennent inutilisables au fil du temps, ou utilisables mais avec un lot de problématiques considérable.

Il faut aussi cesser de penser que les usagers d’Excel peuvent se former entre eux. Il y a là un risque réel et considérable que les mauvaises pratiques se multiplient rapidement. Oui, la formation est un investissement, mais les retombées sont souvent très nombreuses. Voici d’ailleurs un article qui explique quelles sont les retombées, en termes de ROI (retour sur investissement), d’investir dans la formation des employés, notamment des usagers d’Excel 8 raisons payantes d’investir dans la formation de vos employés. Évidemment, pour cela, il faut aussi choisir la bonne école de formation.

Voir la liste complète des formations Excel et Power BI offertes par Le CFO masqué (en ligne, en classe et en entreprise).

Solution #2: Implanter et suivre les meilleures pratiques d’affaires

Il s’avère important d’enseigner les meilleures pratiques d’affaires aux usagers d’Excel et aussi d’instaurer des conventions internes dans l’organisation. Par exemple, vous pourriez décider que dorénavant, dans votre entreprise, dans tous les fichiers Excel, il doit y avoir une page de documentation, incluant notamment la liste des champs nommés utilisés dans le fichier, avant toute chose. Vous pourriez aussi décider que dans tous les fichiers Excel, une entrée de donnée (input) doit toujours être affichée en jaune. D’une part, ce genre de convention permettra notamment aux employés de mieux comprendre, utiliser et faire évoluer les fichiers développés par les autres. De même, il permettra à un nouvel employé de s’approprier beaucoup plus aisément et rapidement les solutions Excel de l’entreprise. Et le départ d’un usager d’Excel ne sera plus vécu comme un stress insurmontable! Ce genre de pratiques permettra non seulement de réduire les risques d’erreurs et de favoriser l’appropriation des solutions Excel par les usagers, mais assurera également la pérennité de ces solutions.

Solution #3: Maîtriser les fonctionnalités modernes d’Excel

Je rédige cet article en date du 14 avril 2020. Si vous êtes un usager d’Excel et que vous ne connaissez pas encore Power Query, vous avez 8 ans de retard! J’ai déjà abondamment parlé de Power Query sur ce blogue et de ses avantages extraordinaires qui propulsent ses usagers dans un catégorie complètement à part donc je ne vais pas répéter le tout dans cet article. Je vais simplement vous référer à l’article suivant: Si vous deviez ne suivre qu’une formation Excel cette année, ce serait celle-ci!

Solution #4: Évaluer la possibilité de se tourner vers d’autres solutions

Il est possible qu’Excel ne soit plus la solution convenable pour vos besoins. Toutefois, avant d’en arriver à cette conclusion, assurez-vous que vos usagers d’Excel maîtrisent au moins 80% de ses fonctions et fonctionnalités. De façon générale, les usagers d’Excel n’en maîtrisent que 30%. De même, ne faites pas l’erreur de croire que passer à une autre solution n’aura pas son lot d’inconvénients. La formation de vos usagers sera également nécessaire pour aller vers ces nouvelles solutions. Des ressources devront consacrer du temps à l’implantation. Il n’y a pas de bouton magie à activer ici. Par contre, il est possible, notamment en termes de reporting, qu’une solution comme Power BI ou d’autres solutions semblables soient plus appropriées pour vos besoins. Il faut faire une analyse sérieuse des avantages et des désavantages des deux solutions avant de prendre une décision définitive. Si vous avez besoin d’accompagnement à ce niveau, le CFO masqué peut vous mettre en contact avec les bons experts.

La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.