Power BI est une solution d’intelligence d’affaires (Business Intelligence) de Microsoft, en mode libre-service et s’adresse en priorité à des analystes de données : analystes d’affaires, analystes financiers, contrôleurs de gestion, scientifiques de données, analystes marketing, etc. Ces professionnels se serviront de Power BI pour analyser des données plus ou moins structurées, provenant de diverses sources, afin de créer des rapports et des tableaux de bord. Ceux-ci seront ensuite consommés par certains de leurs collègues. La façon et les raisons d’utiliser Power BI différe donc du rôle de chacun dans l’organisation. Au final, on retrouve donc plusieurs types d’utilisateurs de la solution Microsoft Power BI.
Administrateurs de la solution
Comme pour toute solution logicielle, Power BI doit être implanté et administré par une équipe de soutien. Voici plus spécfiiquement les tâches qu’auront à accomplir les administrateurs :
- Administrer les licences et les accès
- Gérer les paramètres, les droits et la sécurité
- Implanter les règles de gouvernance
- Suivre l’utilisation (statistiques)
- Régler les problématiques de performance
- Installer les passerelles de données et y ajouter les données requises
Tout cela se fait à partir du portail web de la solution, que l’on désigne aussi comme étant le Power BI Service.
Créateurs de modèles de données
Les créateurs de modèles de données, quant à eux, devront travailler dans l’application de bureau, communément appelée Power BI Desktop. Plus rarement, ils seront également appelés à effectuer certaines tâches sur le portail web. Les créateurs de modèles de données préparent les jeux de données pour que les créateurs de rapports puissent ensuite créer des visualisations aisément. Souvent, les créateurs de modèles de données sont aussi les créateurs de rapports, mais ce n’est pas toujours le cas. Voici plus particulièrement les tâches qu’auront à accomplir les créateurs de modèles de données.
- Créer des requêtes pour importer diverses sources de données et les nettoyer avec Power Query (desktop) ou DataFlows (web)
- Optimiser les jeux de données pour le Q&A et les analyses rapides
- Bâtir des modèles de données (cubes virtuels) en créant des relations entre les divers jeux de données
- Écrire des mesures en DAX (Data Analysis Expressions), soit un ensemble d’indicateurs à analyser
- Inspecter et optimiser la performance des requêtes et des modèles de données
Créateurs de rapports Power BI
Une fois les données prêtes à l’emploi, les créateurs de rapports seront en charge d’analyser les données. Plus spécifiquement, les créateurs de rapports devront accomplir les tâches suivantes :
- Créer des visualisations de données percutantes, communément appelés dataviz
- Construire des rapports et tableaux de bord pertinents
- Attribuer des rôles de sécurité
- Bâtir, configurer et partager des applications
- Gérer la configuration des jeux de données, rapports et tableaux de bord partagés
Les créateurs de rapport vont créer les rapports dans Power BI Desktop et ensuite publier et configurer leurs rapports et tableaux de bord sur le portail web.
Les créateurs de modèles de données et les créateurs de rapports devraient commencer par suivre quelques formations Power BI structurées avant de se lancer, afin de bien comprendre les fondements de la solution. Comme les créateurs de modèles de données et de rapports sont souvent des usagers d’Excel, ils n’ont pas toujours les bons réflexes à priori, puisqu’ils n’ont encore jamais ou rarement travaillé avec des bases de données. La formation est donc capitale afin d’éviter des projets désastreux.
Consommateurs de rapports Power BI
Finalement, en bout de ligne, toutes ces données sont analysées dans le but d’être consommées par différentes personnes dans l’entreprise : un gestionnaire qui veut suivre la performance de ses employés, un gestionnaire de projets qui veut suivre l’évolution de son projet, un directeur des ressources humaines qui veut comprendre la répartition des salaires, etc. Plus spécifiquerment, les consommateurs seront appelés à accomplir les tâches suivantes :
- Consommer des jeux de données, rapports et tableaux de bord via le portail web ou l’application mobile
- Utiliser les fonctionnalités d’exploration des données
- Effectuer ses propres analyses sur les données partagées
- Se créer des alertes et s’abonner à du contenu
- Poser des questions en langage naturel sur le contenu
Au final, chacun, selon son rôle, devra d’abord investir un peu de temps dans sa formation, avant de bénéficier pleinement de la solution Power BI de Microsoft.