Power BI: Meilleures pratiques d’affaires avec Power Query

Publié le 07 mai 2015
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Meilleures pratiques d'affaires Power Query

Power BI: Meilleures pratiques d’affaires avec Power Query

Si vous avez déjà commencé à travailler avec Power Query, vous savez qu’il s’agit d’un outil puissant quand vient le temps d’importer, de transformer et de charger des grandes quantités de données dans un modèle de données Power Pivot. À mon avis, Power Query est la plus belle avancée des dernières années de Microsoft au niveau d’Excel. Cela dit, il est possible qu’en utilisant ce nouvel add-in, vous ayez rencontré quelques embûches. Le but de cet article est de vous exposer la méthodologie de travail que j’ai développée au fil du temps, afin de m’assurer de la plus grande qualité et de la plus grande robustesse dans mes modèles. Si vous avez d’autres façons de faire qui pourraient améliorer cette méthodologie, je vous invite à partager avec moi vos approches, à partir de la zone de commentaires au bas de cet article.

 

Donner un nom significatif aux bases de données sous-jacentes

D’abord, j’aime travailler avec des bases de données qui ont des noms significatifs. Cela rend les transformations plus faciles. Par exemple, si vos données d’origine sont dans une table Excel, je recommande de nommer d’abord la table Excel avec un nom siginificatif, comme Ventes_Web ci-bas. Ainsi, lorsque vous vous connecterez à ce fichier, qui possède plusieurs tables, vous saurez immédiament laquelle de ces tables vous intéresse.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query

 

Ci-bas, on peut apercevoir que le fichier Ventes possède 4 onglets et 4 tables. Les 4 tables ont des noms significatifs. Il est ainsi beaucoup plus facile de trouver ce que l’on cherche.

Meilleures pratiques d'affaires avec Power Query

 

S’assurer du bon format des données

Avec le temps, j’ai réalisé qu’il était plus simple de travailler le format des données directement dans Power Query. Ainsi, quand je termine une série de transformations sur une source de données dans Power Query, je m’assure que chaque colonne est sauvegardée dans le bon format avant de sauvegarder ma requête.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query
 
 

Vous avez des sources de données volumineuses à rassembler et analyser dans Excel ? Apprenez à automatiser tout le processus d’importation, de transformation et de modélisation  des données avec nos formations sur Power Query et Power Pivot dans Excel.

 

Créer des requêtes intermédiaires (connexion seulement)

Au moment où j’écris cet article, il y a un certain “bug” avec Power Query. En effet, lorsque vous faites des importations de données et que vous insérez des étapes de transformations et que vous enregistrez le tout directement dans le modèle de données Power Pivot, vous vous exposez à certaines problématiques. Par exemple, si votre table est ensuite liée à d’autres tables dans votre modèle de données et que vous avez des colonnes et des champs calculés et que vous souhaitez ensuite modifier les étapes de transformation de votre requête, vous abimerez votre modèle de données (celui-ci pourrait même tomber dans un état permanent de “Read Only”). J’en ai personnellement fait l’expérience et je vous assure que ce fût très douloureux :s. Pour vous éviter de subir le même sort, je partage ici avec vous une méthodologie, influencée de tout ce que j’ai trouvé comme information sur le web, de la part d’utilisateurs ayant été confrontés aux mêmes problèmes.

 

D’abord, limitez-vous à créer des requêtes “avec connexion seulement” et faites toutes les transformations que vous devez faire dans ces requêtes.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query

 

Créer des références aux requêtes intermédiaires

Ensuite, créez une référence à la première requête et cette fois-ci, enregistrez cette requête dans le modèle de données Power Pivot.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query

 

Au moment où j’écris cet article, lorsque l’on fait une référence à une autre requête, Power Query enregistre automatiquement la requête dans le fichier Excel (ce n’est pas ce que l’on souhaite). Vous devez donc cliquer sur le bouton de droite sur votre nouvelle requête et décocher l’option “enregistrer dans le fichier Excel” et cocher plutôt l’option “enregistrer la requête dans le modèle de données” Power Pivot.

 

Cela dit, une autre option est possible. C’est celle que j’utilise. Vous pouvez simplement vous rendre dans la section des sources de données de Power Query et choisir l’option “From Other Sources”. Ensuite, vous écrivez simplement =nomdelarequête et vous êtes libre d’enregistrer le tout directement dans le modèle de données Power Pivot.

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Nommer la requête correctement du premier coup

Lorsque vous avez créé votre requête référée, donnez-lui tout de suite un nom significatif avant de l’enregistrer dans le modèle de données Power Pivot. Pourquoi? Parce que c’est ce nom que prendra Power Pivot pour nommer l’onglet correspondant. Au moment où j’écris cet article, lorsque l’on renomme la requête dans Power Query, celle-ci n’est pas renommée dans Power Pivot.

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Créer des groupes de requêtes

En suivant la méthodologie décrite ci-haut, vous obtiendrez un nombre important de requêtes. Afin de faciliter l’usage et la compréhension de ces requêtes, je vous recommande fortement d’utiliser l’option “Move to group” pour classer ces différentes requêtes.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query

 

Dans mon exemple, je dois d’abord importer une source de données de ventes web, une source de données de ventes de partenaires, une source de données de ventes de services et une source de données de ventes de produits. Ensuite, je dois utiliser l’option de fusion “Append” pour obtenir les ventes internes (services et produits) et les ventes externes (web et partenaires). Finalement, je dois utiliser à nouveau l’option “Append” pour fusionner les ventes internes et les ventes externes, afin d’obtenir les ventes totales. Toutes ces requêtes sont en mode “connexion seulement”. Je retournerai à ces requêtes seulement si je dois éventuellement faire des ajustements aux étapes de transformations sous-jacentes. Autrement, je pourrai grouper le dossier, de façon à voir plus clair dans mes requêtes.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query

 

Par exemple, ici, dans mon modèle final, tous mes dossiers sont groupés et il est facile de voir que j’ai 14 requêtes qui servent à importer et transformer des sources de données et 8 requêtes qui servent à importer des données dans mon modèle de données Power Pivot. Dans “Other queries”, qui est créé par défaut par Power Query et qui ne peut être renommé, on pourrait par exemple classer toutes les fonctions personnalisées qui sont utilisées dans les requêtes.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query

 

Donner des noms significatifs aux étapes de transformation

Il peut s’avérer plus facile de donner des noms significatfs aux étapes de transformation, surtout si plusieurs usagers doivent travailler avec les requêtes et les comprendre individuellement. Pour cela, il s’agit de faire un clic droit de souris sur une étape de transformation et lui donner un nom approprié.

Meilleures pratiques d'affaires Power Query

 

Formation complémentaire

Afin d’explorer les principales fonctions et fonctionnalités de Power Query, qui permet d’importer, de transformer et de fusionner des données de diverses sources et de pouvoir les analyser efficacement, suivez la formation Excel – Introduction à Power Query et au langage M.

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation :

 

Amélie Tremblay
Écrit il y a 4 mois
Une des rares formations où nous quittons avec une boîte à outils.

Très bonne formation applicable à ma réalité. Une des rares formations où nous quittons avec une boîte à outils.

Cécile BERNARD
Écrit il y a 5 mois
Je ne regrette absolument pas mon choix !

Excellent !! Je suivais déjà Sophie via Twitter ou directement sur le site du CFO masqué (forum et astuce) et quand il a fallu déterminer quel organisme de formation prendre, j'ai naturellement pensé au CFO Masqué. Je ne regrette absolument pas mon choix !

Stephanie Lambert
Écrit il y a 2 ans
Enfin du contenu que je ne connaissais presque pas

J'ai enfin pu avoir l'expérience d'un nouvel apprenant et comme je m'y attendais, elle fut très positive. Les notions sont bien expliquées et illustrées avec des exemples concrets. Il est très utile d'avoir les mêmes tables de données pour pouvoir reproduire les exemples. Les documents pdf fournis sont clairs et bien faits.

Daniel Harvey
Écrit il y a 2 ans
J'ai adoré.

Comme introduction a l'outil, pour avoir un aperçu de ce qu'il est possible de faire, je pense que la formation est vraiment géniale.

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3 réflexions sur “Power BI: Meilleures pratiques d’affaires avec Power Query”

  1. Ping : Power Query | Pearltrees

  2. Merci pour l’article, je vois dans Power Query un bouton update toujours grisé ce qui laisse imaginer que l’on peut envoyer de nouvelles données dans la base source. Savez vous si c’est une fonction que MS veut intégrer plus tard ?
    David

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