Pourquoi utiliser un abonnement dynamique?
Même si les rapports Power BI sont partageables par le service Web, il arrive que l’on veuille partager l’information dans un fichier PDF ou PowerPoint à un ensemble de personnes.
En effet, à partir d’un espace avec la capacité Premium, nous avons l’option d’envoyer notre rapport Power BI à une liste dynamique de contacts qui répond exactement à ce besoin.
Sachez que ces personnes ne doivent pas obligatoirement avoir accès à l’espace de travail. C’est surtout dans cette optique que je trouve cette fonctionnalité intéressante.
À la suite de la lecture de cet article, vous serez en mesure de personnaliser l’envoi du rapport, pour chacun des destinataires, selon les aspects suivants :
- Adresse courriel
- Objet du courriel
- Filtres de rapport
- Type de fichier créé et attaché au courriel
Voici comment configurer un abonnement dynamique dans Power BI
1. Créer une table de données contenant les informations des destinataires
Pour notre exemple, nous avons créé 4 colonnes qui nous permettront de personnaliser les 4 aspects listés plus haut. Il n’est pas nécessaire d’avoir les 4 colonnes, au minimum nous devons avoir l’adresse courriel à utiliser.
Nous avons nommé cette table ListeCourriel (nous aurons besoin de cette information lors de la configuration de notre abonnement).
Voici la description de chacune de nos colonnes :
- Courriel : contient le courriel du destinataire
- Pays : contient le pays assigné à la personne et servira de filtre pour que chaque personne ne voit que l’information d’un pays.
- Objet : contient l’objet du courriel qui sera utilisé
- Fichier : Indique le type de fichier que la personne désire recevoir soit pptx pour PowerPoint et pdf pour des fichiers en format PDF.
2. S’abonner au rapport
Il faut accéder au rapport sur Power BI Service puis cliquer sur S’abonner.
Puis cliquez sur Créer un abonnement.
Et sélectionnez l’option Dynamique par destinataire.
3. Configurer le courriel généré par l’abonnement
Il faut maintenant configurer les différentes options pour la création du courriel.
Choisir le modèle sémantique
Il faut choisir le modèle sémantique Power BI dans lequel se trouve la table de données contenant les informations des destinataires (créée à l’étape 1).
Notez que le modèle sémantique choisi peut être différent de celui sous-jacent au rapport que l’on veut partager.
Sélectionner la table
De ce modèle sémantique, il faut sélectionner la table que nous avons créée. Puis choisir dans cette table les colonnes nécessaires selon nos besoins. Dans notre exemple, nous les sélectionnons tous.
Donner un nom l’abonnement
Par défaut, le nom de votre abonnement correspond au nom de votre rapport, mais vous pouvez le modifier. Ici nous l’avons nommé Rapport des ventes.
Sélectionner les données
Dans le menu déroulant sous Destinataires, sélectionner Obtenir des données puis choisir la colonne de votre table dans laquelle se trouve les courriels.
Sous Objet de l’e-mail, sélectionnez Obtenir les données, ensuite sélectionnez la colonne qui contient l’objet du courriel dans le menu déroulant. On se rappelle que dans notre exemple la colonne se nomme Objet. On pourrait également choisir d’entrer une valeur manuellement pour que l’objet du courriel soit le même pour tous.
Créer le message
Dans la case Message, vous pouvez indiquer un message qui sera inscrit dans le courriel envoyé. Ce message sera le même pour tous les destinataires.
Sous Page du rapport, il faut indiquer celle qui sera visible en aperçu dans le courriel envoyé. Il serait possible également ici de choisir de façon dynamique en ajoutant l’information dans notre table pour chacune des personnes. Vous n’avez pas à compléter cette information si vous ne désirez pas inclure un aperçu dans le courriel.
Vous pouvez choisir de mettre un lien vers le rapport sur Power BI Service et/ou un aperçu de la page de rapport choisi plus tôt, si vous souhaitez.
Vous choisissez ensuite le type de format de fichier qui sera créé à partir de votre rapport. Comme nous avons une colonne qui identifie le choix de chacune des personnes dans notre table ListeCourriel, nous choisissons ici d’obtenir les données à partir de la colonne Fichier de la table ListeCourriel.
4. Configurer le rapport qui sera envoyé
Vous pouvez maintenant configurer les filtres dynamiques qui seront appliqués aux données du rapport.
Vous cliquez sur l’option + Ajouter un filtre
Ensuite, sous Champ de rapport, il faut choisir la colonne à filtrer dans le modèle sémantique. Dans mon exemple, je veux filtrer le pays, je choisis donc la colonne Name de la table Dim_SalesTerritory qui contient le pays.
Et sous Valeur j’ai sélectionné la colonne de ma table ListeCourriel qui contient le pays que la personne doit voir dans son rapport. Cette information est dans la colonne Pays.
Il est possible d’ajouter plus d’un filtre en cliquant à nouveau sur l’option + Ajouter un filtre.
5. Planifier l’envoi du courriel et gérer l’abonnement dynamique
Vous pouvez sélectionner différentes options de récurrences pour l’envoi du courriel : après l’actualisation des données (une fois par jour), tous les jours, de façon hebdomadaire et mensuellement.
Puis vous choisissez les différentes options qui vous conviennent pour la date de début, date de fin d’envoi, l’heure, etc.
Finalement, vous pouvez gérer votre abonnement, toujours en passant par le menu S’abonner du rapport qui contient l’abonnement.
Vous pouvez modifier l’abonnement ou le rendre inactif et l’activer de nouveau, au besoin.
Résultat de la configuration d’un abonnement dynamique
Voici les courriels envoyés avec les données de notre exemple
Pour kleblanc@lecfomasque.com, le courriel contient le rapport en format PowerPoint (pptx), avec les données pour la France et l’Objet du courriel doit être Rapport de ventes pour la France.
Pour info@lecfomasque.com, le courriel contient le rapport en format PDF, avec les données pour le Canada et l’Objet du courriel doit être Rapport de ventes pour le Canada.
En suivant ces cinq étapes simples, vous pouvez configurer un abonnement dynamique dans Power BI qui envoie des rapports personnalisés à une liste de destinataires. Cette fonctionnalité permet de partager des informations pertinentes de manière efficace et ciblée, sans que les destinataires aient besoin d’accéder directement à l’espace de travail. Profitez de cette capacité pour améliorer la distribution de vos rapports et assurer que chaque destinataire reçoit les données les plus pertinentes pour lui.
N’attendez plus, mettez en place votre abonnement dynamique dès aujourd’hui et optimisez la communication de vos données !
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La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
