OneNote: Un bloc-notes virtuel puissant

Publié le 25 octobre 2011
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP

OneNote: Un bloc-notes virtuel puissant

En affaires, il est facile de s’éparpiller et de perdre le fil sur nos suivis. OneNote est un outil gratuit de la suite Microsoft Office. S’il possédait de nombreuses lacunes à ses débuts, il offre maintenant des fonctionnalités fort intéressantes. OneNote est en fait un bloc-notes virtuel, qui a notamment comme caractéristique d’être relié à Outlook au niveau des tâches, des contacts et du calendrier.

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DE QUOI EST COMPOSÉ ONENOTE?

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D’abord, il est intéressant de savoir qu’on peut créer plusieurs blocs-notes personnalisés avec OneNote et que l’on peut sauvegarder ces blocs-notes sur son poste de travail, mais aussi sur un réseau ou encore sur le web, pour y avoir accès de n’importe où. Il existe d’ailleurs une application Iphone et Windows 7 pour OneNote.

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Dans l’image ci-bas, vous voyez que le bloc-notes actif est le bloc-note intitulé “Bloc-notes Clients”. Je pourrais, par exemple, utiliser ce bloc-notes pour prendre des notes lors de mes rencontres avec mes clients. Vous voyez que j’ai créé plusieurs onglets, soit un par client. Il s’agit ni plus ni moins de sections dans mon bloc-notes. On verra que chaque section peut posséder plusieurs pages de notes.

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Ici, on passe du client 8 à 14 mais en cliquant sur le menu déroulant, on a accès aux clients 9 à 13. On peut aussi facilement ajouter des sections (onglets) en cliquant sur le petit soleil à droite.

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Lorsque l’on crée une nouvelle page pour une section (onglet), on peut partir d’une page blanche ou choisir un modèle par défaut.

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Parmi les modèles de pages proposés par défaut, on retrouve par exemple la liste de tâches suivante:

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La page de suivi de réunion suivante:

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La liste de tâches par priorités suivante:

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La liste de tâches et notes de réunion suivante:

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Tel qu’illustré sur l’image ci-bas, on peut ajouter plusieurs pages pour une même section (onglet).

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Un des points les plus intéressants de OneNote, c’est sans doute ses balises (“tags”). En effet, on peut accorder aux informations contenues dans nos blocs-notes, différentes balises pour ensuite mieux les repérer. Certaines balises sont plus intéressantes que d’autres. Par exemple, la balise “tâches” permet de transférer automatiquement la dite “tâche” dans une liste de tâches Outlook. Il en est de même pour les contacts et les données concernant les réunions qui peuvent aussi être transférés dans Outlook. On peut aussi créer ses propres balises.

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Dans l’image ci-bas, vous apercevez un moteur de recherche qui permet de faire des recherches parmi les balises (“tags”). On peut faire des recherches dans un bloc-notes en particulier ou dans tous les blocs-notes par exemple.

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Plusieurs options d’insertion sont également très utiles. Parmi elles, la capture d’écran (qui fournit toujours un lien vers sa source), les liens hypertextes, l’ajout de fichiers et les possibilités d’enregistrement audio et vidéo. L’enregistrement peut être très utile si l’on veut se souvenir de tout ce qui a été dit lors d’une réunion par exemple.

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Et vous, utilisez-vous OneNote ou un substitut?

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11 réflexions sur “OneNote: Un bloc-notes virtuel puissant”

  1. Je ne connaissais pas cet outil; ça me semble vraiment intéressant. Comme j’ai Office 2007, je suis allée voir pour ajouter cette composante, mais je ne l’ai pas trouvé. Si je comprends bien, il s’agirait donc d’un programme complémentaire à Office, qu’il faut acheter séparément. Est-ce bien ça?

    1. Bonjour Geneviève,

      Merci pour votre commentaire.

      Lorsque j’avais Office 2007, OneNote était également inclus dans les logiciels de base. Je ne sais pas cependant, si les versions de Microsoft Office diffèrent d’un fournisseur à l’autre. Néanmoins, je vous suggère de vous rendre dans vos programmes, sous Microsoft Office, il est fort possible que OneNote y soit déjà.

      Au plaisir,

      Sophie

  2. Maryse Bissonnette

    Bonjour Sophie,

    Est-il possible de se servir de OneNote pour partager des informations entre collaborateurs de la même façon qu’un outil de collaboration de type ‘Cloud’?

    1. Bonjour Maryse,

      Il est effectivement possible de se servir de OneNote en mode partage, notamment en sauvegardant les bloc-notes sur le web (bloc-notes accessibles de partout et par n’importe qui possédant les codes d’accès) ou sur un réseau donné (ou via Sharepoint). De plus, il est possible de partager des bloc-notes par courriel ou de partager l’accès à un bloc-notes une fois celui-ci créé.

      En espérant avoir répondu à votre question.

      Au plaisir,

      Sophie

  3. Bonjour Sophie,

    Cet outil me semble indispensable surtout que j’utilise maintenant mon iPAD pour prendre les notes de réunions. Est-ce qu’il est disponible dans la nouvelle version Office pour MAC? Présentement, je dispose de la version 2008 et je ne l’ai pas. Sinon, y a-t-il un équivalent dans le cloud?

    Merci

  4. Pascal Chiaberto

    Bonjour Sophie,

    Merci pour cet article très intéressant !

    En explorant OneNote, je comprends qu’il est basé sur la hiérarchie suivante : des blocs-notes contiennent des sections, qui contiennent eux-mêmes des pages. La fonction de partage en ligne me séduit (enregistrement sous OneDrive) mais j’ai l’impression qu’elle ne s’applique qu’au plus haut niveau, à savoir le bloc-note.
    Or j’aimerais pouvoir partager en me limitant au niveau “section”. Dans votre exemple des clients (qui sont des sections d’un même bloc-note “clients”), vous aussi devriez pouvoir ne partager qu’à ce niveau-là pour garantir la confidentialité entre vous et chacun de vos clients.

    => Est-ce que vous savez s’il est possible de partager seulement une section sur oneDrive ?

    Merci.
    Pascal

  5. Bonjour Sophie,
    Merci pour ton article. J’utilise OneNote sur iPad (disponible depuis très récemment) et j’en suis très satisfait. Pour tout ce qui est professionnel, par contre, je travaille plus avec Beesy, une app qui permet de prendre des notes structurés, tout en gérant ma To-Do list et mon temps grâce à la matrice d’Eisenhower. C’est devenu plus facile de travailler sur iPad grâce à ces applications.

  6. Salut Sophie.
    Je pense que la présence ou l’absence de OneNote dans Office est une fonction de la ‘variété’ d’Office. La version ‘Pro’ le contient, mais je pense que la version de base ne l’a pas. Il est aussi possible que la version ‘étudiante’ l’ai.

  7. Bonjour. Je redécouvre votre article, après quelques mois/années d’utilisation intensive. A première lecture, j’avais négligé la fonctionnalité “Modèle de Page”, car aucun des modèles proposés ne me convenait. Depuis, j’ai trouvé un moyen de créer mes propres modèles, et cette fonctionnalité est devenue incoutournable. Consultez https://onenote2016.wordpress.com/2016/02/14/creer-un-modele-de-page-personnalise/ pour plus de détail.

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