Dans le domaine de l’analyse de données, notre capacité à obtenir des réponses rapides et précises est cruciale. Imaginez que les utilisateurs finaux de vos rapports puissent poser des questions directement à vos rapports Power BI et obtenir des réponses instantanées sous forme de visuels clairs et précis. C’est exactement ce que proposent les visuels Questions et réponses. Cet article se penche sur cette fonctionnalité sous-estimée et explique comment elle peut transformer l’expérience des utilisateurs finaux de vos rapports.
Qu’est-ce qu’un visuel Questions et réponses dans Power BI ?
Le visuel Questions et réponses (Questions & Answers, ou Q&A) est une fonctionnalité intégrée à Power BI qui exploite l’intelligence artificielle pour interpréter les questions formulées en langage naturel par les utilisateurs. Il génère ensuite des visualisations dynamiques basées sur les données du modèle, offrant ainsi une exploration intuitive et instantanée des données.
Grâce à cette approche interactive, même les utilisateurs qui ne maîtrisent pas le langage DAX ou Power Query peuvent interroger les données et extraire des insights pertinents en quelques secondes.
Pour ajouter un visuel Questions et réponses à un rapport Power BI, c’est très simple. Il vous suffit de double-cliquer sur une zone vide de votre rapport ou d’ajouter le visuel à partir de la galerie des visuels.
Cas d’utilisation concret du visuel Questions et Réponses
Imaginons que vous souhaitiez créer un rapport Power BI permettant aux vice-présidents de votre organisation d’analyser les performances RH de leur département et de comparer leur performance à celle des autres départements.
Au moment de créer le rapport, il vous est difficile d’anticiper toutes les questions que se poseront les utilisateurs finaux puisque chaque vice-président a ses propres besoins d’analyse et peut vouloir explorer les données sous un angle différent.
C’est là que le visuel Questions et réponses prend tout son sens. Plutôt que de se limiter aux visualisations prédéfinies, les utilisateurs peuvent formuler leurs propres interrogations en langage naturel et obtenir des réponses instantanées sous forme de visuels pertinents.
Par exemple, certains vice-présidents voudront savoir :
- Combien de nouvelles embauches avons-nous réalisées ce trimestre ?
- Quelle est la répartition des départs par département ?
- Quel est le taux de rétention des employés depuis 2022 ?
D’autres, en revanche, se poseront des questions que nous n’avions pas envisagées lors de la conception du rapport.
Grâce au visuel Questions et réponses, ils ne seront pas limités aux indicateurs préconfigurés et pourront interroger les données de manière autonome, en fonction de leurs besoins du moment.
Bonnes pratiques pour utiliser les visuels Questions et réponses
Pour maximiser l’efficacité des visuels Questions et réponses, voici quelques bonnes pratiques à suivre :
Structurer les données
Assurez-vous que :
- Votre modèle de données utilise des noms de tables, de colonnes et de mesures qui sont clairs, descriptifs et intuitifs.
- Les relations entre vos tables sont correctement construites.
- Les bons types de données ont été attribués à chaque colonne et mesure.
- Votre modèle est normalisé, c’est-à-dire que les données sont stockées de manière à réduire les données répétitives, via l’utilisation de tables de faits et de tables de dimensions.
Source : https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/guidance/star-schema
Utiliser des synonymes
Les utilisateurs peuvent employer différents termes pour désigner une même donnée. Pour améliorer la précision des réponses, il est recommandé d’ajouter des synonymes aux tables, aux mesures et aux colonnes de votre modèle de données. Toutefois, assurez-vous de ne pas attribuer un même synonyme à plusieurs colonnes ou tables, car cela peut créer des ambiguïtés et affecter la compréhension des questions par Power BI.
Pour ajouter des synonymes, plusieurs chemins sont possibles, mais voici le plus intéressant. À partir du visuel Questions et réponses, vous pouvez cliquer sur l’icône d’engrenage, ce qui ouvrira une interface de configuration. Vous pouvez ensuite accéder à l’onglet Synonymes et ajouter les synonymes pertinents pour chaque élément de votre modèle.
Dans la colonne « Synonymes approuvés », vous verrez les synonymes actuellement pris en compte. Vous pouvez cliquer sur « Ajouter » pour ajouter d’autres synonymes.
Vous avez également à votre disposition la colonne « Suggestions », à partir de laquelle vous pouvez ajouter directement certains synonymes proposés.
Vous devez analyser de grandes quantités de données et les présenter dans des rapports et tableaux de bord, avec des indicateurs de performance pertinents ? Développez vos compétences avec nos formations Power BI en français ou en anglais. |
|---|
Suggérer des questions
Vous pouvez ajouter des suggestions de questions pour aider vos utilisateurs à débuter leurs analyses. À partir de l’icône d’engrenage du visuel Questions et réponses, vous pouvez accéder à l’onglet « Suggérer des questions ».
Vous pouvez alors formuler une question pour voir l’aperçu du résultat et ajouter la suggestion si le résultat vous convient. N’oubliez pas d’enregistrer !
Une fois la suggestion ajoutée, celle-ci s’affichera dans le visuel Questions et réponses et l’utilisateur pourra la sélectionner directement pour afficher le résultat.
Tester les questions
Avant de publier le rapport, testez différentes questions pour vous assurer que les réponses générées sont pertinentes et précises. Si certains termes dans vos questions ne sont pas reconnus par Power BI, ceux-ci seront soulignés en rouge. Par exemple, puisque je n’ai pas ajouté le synonyme « vice-président » à ma colonne « vp », Power BI m’indique qu’il ne reconnait pas ce terme. Je pourrais alors ajouter le synonyme dans mon modèle pour qu’il soit correctement pris en compte.
Intégrer des filtres contextuels et d’autres visuels
Combinez le visuel avec des segments et des filtres pour permettre à l’utilisateur d’affiner les résultats affichés. Vous pouvez également ajouter d’autres visuels pour lui permettre d’obtenir des insights supplémentaires à l’aide d’une seule question.
Prenons l’exemple d’un VP qui veut connaitre le nombre d’employés actuellement sous sa gouverne et analyser leurs caractéristiques en comparaison avec les caractéristiques des employés sous la gouverne des autres VP de l’organisation. Il aimerait se comparer uniquement aux VP de sa région. En ayant un segment Région, il sera plus facile pour l’utilisateur final d’obtenir le résultat souhaité.
Disons que je suis Brett Jones et que j’opère dans la région « East ». Je pourrais alors rédiger la question suivante et cliquer sur la barre associée à mon nom pour voir le résultat suivant s’afficher :
Je pourrais alors m’apercevoir qu’en comparaison avec les autres VP de ma région, les employés sous ma gouverne sont proportionnellement plus jeunes, comptent davantage de femmes et sont plus nombreux à travailler à temps partiel. Tous ces insights seraient obtenus à l’aide d’une seule question formulée par l’utilisateur.
Suivre les questions les plus posées
Analysez les requêtes fréquentes pour optimiser votre modèle. À partir de l’icône d’engrenage du visuel Questions et réponses, vous pouvez accéder à l’onglet « Passer en revue les questions ». Vous verrez alors les questions qui ont été posées par les utilisateurs de votre rapport et pourrez apporter des corrections à votre modèle. Par exemple en ajoutant des synonymes, pour que les questions qui n’ont pas pu être interprétées par Power BI puisse l’être à l’avenir.
Former les utilisateurs
Proposez des sessions de formation pour aider les utilisateurs à poser des questions claires et précises.
Comment formuler les questions pour que Power BI les comprenne ?
Pour que Power BI puisse interpréter correctement les questions posées par les utilisateurs, quelques éléments sont importants à savoir.
Premièrement, il est important de mentionner qu’au moment d’écrire ces lignes, l’utilisateur doit poser sa question en anglais s’il souhaite que sa question soit comprise. Bien entendu, les champs peuvent être en français (s’ils sont définis ainsi dans votre modèle de données), mais les mots-clés doivent être en anglais.
Lorsque l’utilisateur commence à écrire sa question, Power BI affiche des suggestions, que l’utilisateur peut sélectionner si celles-ci lui conviennent. Si les suggestions ne lui conviennent pas, l’utilisateur peut simplement poursuivre la rédaction de sa question pour voir les suggestions s’affiner.
Voici une liste (non-exhaustive) des mots-clés reconnus par Power BI
| Agrégats | total, sum, amount, number, quantity, count, average, most, least, fewest, largest, smallest, highest, biggest, maximum, max, greatest, lowest, littlest, minimum, min |
| Articles | a, an, the |
| Vides et booléens | blank, empty, null, prefixed with “non” or “non-“, empty string, empty text, true, t, false |
| Comparaisons | vs, versus, compared to, compared with |
| Conjonctions | and, or, each of, with, versus, &, and, but, nor, along with, in addition to |
| Contractions | Power BI reconnaît presque toutes les contractions, faites le test. Voici quelques exemples : didn’t, haven’t, he’d, he’s, isn’t, it’s, she’ll, they’d, weren’t, where’ll, who’s, won’t, wouldn’t |
| Dates | Power BI reconnaît la plupart des expressions de date ($$$jour, $$$semaine, $$$mois, $$$année, $$$trimestre, $$$dix dernières années, etc.) et les dates écrites dans différents formats (voir ci-dessous). Power BI reconnaît également les mots clés suivants : MonthName, Days 1-31, decade. Exemples : January 3rd of 1995, January 3rd 1995, jan 03 1995, 3 Jan 1995, the 3rd of January, January 1995, 1995 January, 1995-01, 01/1995 |
| Dates relatives | today, right now, current time, yesterday, tomorrow, the current, next, the coming, last, previous, ago, before now, sooner than, after, later than, from, at, on, from now, after now, in the future, past, last, previous, within, in, over, N days ago, N days from now, next, once, twice. Exemple : count of orders in the past 6 days. |
| Égalité (plage) | in, equal to, =, after, is more than, in, between, beforein, equal to, =, after, is more than, in, between, before. Exemples : Order year is before 2012? Price equals between 10 and 20? Is the age of John greater than 40?Total sales in 200-300? |
| Égalité (valeur) | is, equal, equal to, in, of, for, within, is in, is onis, equal, equal to, in, of, for, within, is in, is on. Exemples : Quels produits sont verts ? Order date equals 2012.Is the age of John 40?Total sales that aren’t equal to 200?Order date of 1/1/2016.10 in price?Green for color? |
| Noms | Si une colonne du jeu de données contient la phrase « name » (par exemple EmployeeName), Q&R comprend que les valeurs de cette colonne sont des noms.Vous pouvez donc poser des questions du type « which employees are named robert » (quels employés s’appellent Robert ?). |
| Pronoms | he, him, himself, his, she, herself, her, hers, it, itself, its, they, their, them, themselves, theirs, this, these, that, those |
| Commandes de requête | sorted, sort by, direction, group, group by, by, show, list, display, give me, name, just, only, arrange, rank, compare, to, with, against, alphabetically, ascending, descending, order |
| Plage | greater, more, larger, above, over, >, less, smaller, fewer, below, under, <, at least, no less than, >=, at most, no more than, <=, in, between, in the range of, from, later, earlier, sooner, after, on, at, later than, after, since, starting with, starting from, ending with |
| Heure | am, pm, o’clock, noon, midnight, hour, minute, second, hh:mm:ssam, pm, o’clock, noon, midnight, hour, minute, second, hh:mm:ss. Exemples : 10 pm, 10:35 pm, 10:35:15 pm, 10 oclock, noon, midnight, hour, minute, second. |
| N premiers | (ordre, classement) : top, bottom, highest, lowest, first, last, next, earliest, newest, oldest, latest, most recent, next |
| Types d’éléments visuels | Tous les types d’éléments visuels natifs de Power BI.Si l’option est présente dans le volet visualisations, vous pouvez l’ajouter à votre question. La seule exception concerne les éléments visuels personnalisés que vous avez ajoutés manuellement dans le volet de visualisation.Exemple : show districts by month and sales total as bar chart. |
| Relatifs (relation, qualification) | when, where, which, who, whom, how many, how much, how many times, how often, how frequently, amount, number, quantity, how long, what |
Dans tous les cas, la meilleure façon de savoir si une expression est reconnue par Power BI, c’est de l’essayer ! Si vous indiquez une question qui comporte des termes que Power BI n’arrive pas à comprendre, ces termes seront soulignés en rouge.
Pour ce qui est du choix du type de visualisation, Power BI tentera de déterminer le meilleur type de visualisation à utiliser en fonction du type des données utilisées, mais vous pouvez également indiquer dans votre question le visuel spécifique que vous souhaitez obtenir. Par exemple, vous pourriez ajouter « as a table » ou « as a treemap » à la fin de votre question pour obtenir une visualisation sous la forme d’une table ou d’un arbre de décomposition (treemap).
Une fois votre question correctement formulée, vous n’avez qu’à cliquer sur la flèche pour voir le résultat s’afficher.
Voyez le tout en action dans ce tutoriel
🎞️ Abonnez-vous à notre chaîne YouTube
Bon visionnement !
Conclusion sur les visuels Questions et réponses de Power BI
Les visuels Questions et réponses de Power BI sont un outil puissant pour rendre vos rapports plus interactifs et accessibles. Ils permettent aux utilisateurs de poser des questions en langage naturel et d’obtenir des réponses instantanées, ce qui peut transformer la manière dont ils interagissent avec les données. Alors, pourquoi ne pas essayer cette fonctionnalité dans vos prochains rapports Power BI ?
Formation complémentaire
💡 Vous devez créer des rapports qui s’alimentent à diverses sources de données ?⚙️ Vous souhaitez élaborer des visualisations pertinentes et percutantes ?
🔄 En plus de partager et automatiser vos rapports et leurs processus ?
Suivez la formation Power BI (niveau 1), et réinventez vos rapports et tableaux de bord dans Power BI !
Voici quelques commentaires d'apprenants ayant suivi cette formation :
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
