Grouper et dissocier les valeurs de vos TCD
Apprenez avec cette capsule gratuite comment utiliser à bon escient la fonctionnalité Grouper et la fonctionnalité Dissocier pour présenter vos données de diverses façons.
Je vous invite également à lire l’article suivant d’une série 5 sur les Tableaux croisés dynamiques Excel: Maîtriser les tableaux croisés dynamiques (1 de 5). Bon visionnement !
Si vous n’êtes pas encore familier avec les tableaux croisés dynamiques, je vous invite à consulter l’article Tableaux croisés dynamiques dans Excel: la base.
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Comment regrouper vos valeurs dans Excel
Aujourd’hui j’aimerais vous présenter une capsule sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel et plus précisément sur la fonctionnalité groupée.
Nous allons travailler avec une table qui contient des transactions de vente, qui ont eu lieu à différentes dates auprès de différents clients. Évidemment différents numéros de produit, de canals, de représentants et dans les dernières colonnes on voit les quantités vendues et le montant de vente. Je vais commencer par insérer un tableau croisé dynamique dans ma feuille Excel.
On remarque que pour le moment, ce qu’on peut utiliser ce sont les différents champs de la table. Je vais donc placer les Ventes dans mon tableau croisé dynamique, en format monétaire.
Il y a donc 3 936 000$ de ventes dans cette entreprise au cours des 2 années, on va voir ça sur 2013 et 2014. Ce que je vais faire, c’est que je vais regarder le tout par date.
Grouper des dates
Faites bien attention à la prochaine étape, ce qui se passe de mon côté c’est parce que j’ai une version récente d’Excel. Si vous avez vous aussi une version récente d’Excel, vous allez voir la même chose que moi. Sinon ça va être un peu différent, mais on peut le faire dans les 2 versions.
Si vous avez une version récente, et que vous cliquez sur « Date », vous allez voir 2 nouveaux champs s’ajouter : trimestre et année. Je tiens à noter que y’a pas de colonne qui se sont créées dans la base de données, mais y’a 2 champs qui sont bel et bien apparus, et qui sont disponibles pour le tableau croisé dynamique. D’ailleurs par défaut on voit année/trimestre/date, on voit donc ici qui a une hiérarchie qui est présentée dans les étiquettes de colonnes. Et d’ailleurs dans le tableau croisé dynamique, on peut ouvrir et voir les données par trimestre, par mois.
Ce qui est un peu curieux mon côté, c’est que les trimestres sont en français, parce que c’est selon la langue d’Excel. Et les mois sont en anglais, parce que c’est selon Windows. Mon Windows est en anglais alors évidemment ça peut fatiguer certaines personnes, dans ce cas-là il faudrait faire les changements de paramètres nécessaires.
Alors les regroupements de dates vont permettre un paquet de trucs dans Excel, qui feront l’objet d’autres capsules. Dans tous les cas, c’est déjà une façon de présenter les données qui est somme toute assez intéressante.
Modifier les regroupements de date
Il est possible que vous ne vouliez pas utiliser tous les regroupements, le trimestre par exemple. Vous pourrez l’enlever, ce n’est pas nécessaire de l’utiliser. Mais il est possible aussi que vous vouliez avoir accès aux dates, donc aux journées.
Remarquez qu’en ce moment je n’ai plus de date. Le champ date existe, mais si vous comprenez bien, il est utilisé comme mois. C’est comme si on avait écrasé le champ Date et qu’on l’avait remplacé par le mois.
Si vous voulez revenir aux dates, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris et faire « Dissocier » et vous allez retomber au niveau des dates.
C’est aussi le format que vous allez observer si vous avez une plus vieille version de Excel et que vous placez les dates dans les étiquettes de ligne et les ventes dans les valeurs. À partir de cette disposition, il y a plusieurs choses que vous pourriez vouloir faire avec l’option « Grouper ». Alors « Dissocier », dans le fond, c’est l’inverse de « Grouper ».
Grouper pour afficher les journées
On pourrait de nouveau « Grouper » (bouton de droite et Groupes) et remettre mois/trimestre/année. Ou je pourrais rester sur une base de jour, et je pourrais notamment faire les regroupements « 7 jours » par exemple, si je souhaitais présenter mes données par semaine. Et si pour une raison quelconque je ne veux pas commencer au 2 janvier parce que ce n’est pas la bonne journée pour débuter les semaines, je pourrais simplement retourner et dire que je veux commencer au 5 janvier, par exemple.
Donc j’aurai une ligne avec les données qui sont avant le 5 janvier, et ensuite mes regroupements par semaine commenceront au 5 janvier.
Ces options-là sont disponibles (grouper et dissocier) à travers le bouton droit de la souris, quand vous cliquez sur la date comme tel. Et les options en question sont disponibles quand vous utilisez la fonctionnalité « Grouper » sur un champ de date comme c’est le cas ici.
La fonctionnalité « Grouper » s’utilise également sur d’autres champs, et c’est ce qu’on va voir dans quelques instants.
Grouper des valeurs
Elle s’utilise notamment sur des champs numériques. J’ai déposé les ventes dans mes valeurs mais aussi dans les étiquettes de ligne. Ce que c’est en train de dire ici c’est que j’ai fait pour 9 632$ de ventes de vente à 224$. Donc si je divise les 2 je vais avoir le nombre de transactions que j’ai fait à 224$.
Si je le souhaitais, je pourrais également faire des regroupements par prix.
Pour ce faire, je clique le bouton droit « Grouper », et je pourrais commencer à 200 on va dire jusqu’à 6 000, puis par groupe de 500.
Vous verrez alors des regroupements :
- Entre 200$ 699$Â : il y en a eu pour un total de 170 000$
- Entre 700,00$ et 1199,00$Â : il y en a eu pour 213 000$
Encore une fois, nous avons regroupé selon les paramètres mentionnés, et on a fait une catégorie pour tout ce qui n’est pas dans le barème. Ici j’avais mis un maximum de 6000 alors ça ne marchait pas la mathématique, c’est pour ça que ça va jusqu’à 6200. On dit plus haut que 6200 et on regroupe toutes les autres informations.
Voilà comment regrouper des données, non pas sur une date, mais cette fois-ci sur un champ numérique. Ainsi c’était sur les ventes, donc les prix de des transactions.
Grouper des champs texte
Je peux également faire un regroupement sur les numéros de SKU dans les étiquettes de ligne. Il y a peut-être une logique dans les numéros de SKU, donc peut-être que je voudrais les regrouper. Présentement ce sont des numéros, souvent ça va être du texte. Si je veux regrouper des différents éléments de nombre ou de texte, par exemple 6, 14, 20 et 21 parce que ce sont 4 numéros de SKU visant le même produit, mais avec quelques caractéristiques différentes.
Pour les regrouper, je les sélectionne, et je clique le bouton droit de la souris, puis « Grouper ». Je pourrais le renommer. Si par la suite je veux faire d’autres regroupements, je vais cliquer le bouton droit à nouveau, puis « Grouper ». Il y aura ensuite un autre groupement, que je pourrais renommer.
Ce sont des groupements manuels, normalement on va les effectuer sur les étiquettes de ligne qui sont du texte, ou exceptionnellement comme ici des chiffres qui sont des numéros de SKU. Et les 2 autres options je vous les rappelle, c’était de grouper des dates et de grouper des valeurs.
Au final, c’est assez intéressant parce que ça nous permet de travailler nos données de différentes façons et notamment d’avoir une meilleure visibilité sur ces données.
Formation complémentaire
Pour une introduction à l’élaboration d’un tableau de bord dans Excel, et ainsi apprendre à alimenter, structurer et présenter vos données, suivez notre formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1).
Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1) :
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