Cet article concerne une mise à jour récente de Microsoft Excel pour tous les usagers d’O365. Elle concerne l’introduction de commentaires interactifs dans des fichiers. Avant cette mise à jour, les usagers d’Excel, de toutes les versions, bénéficiaient d’une fonctionnalité permettant d’insérer des commentaires dans une cellule. Cette fonctionnalité existe toujours depuis la dernière mise à jour mais elle a changé d’appellation. On ne parle plus de commentaires mais plutôt de notes (qui sont des commentaires fixes). Mais depuis cette mise à jour, les usagers d’O365, ont également accès à une fonctionnalité permettant de commentaires interactifs dans Excel. Cet article vise à clarifier la différence entre les notes et les commentaires.
Comprendre la différence entre les notes et les commentaires interactifs dans Excel
Les usagers d’Excel via O365 on maintenant la possibilité d’insérer une note ou un commentaire, associé à une cellule, en cliquant sur le bouton droit de leur souris. L’option Note se trouve à être l’ancienne option Commentaire.
Alors dorénavant, pour insérer un commentaire fixe, vous devez choisir l’option Nouvelle note.
Comme avant, vous pouvez ensuite modifier, supprimer, afficher ou masquer le commentaire fixe, appelé maintenant la note.
La plupart des autres fonctionnalités qui réfèraient aux anciens commentaires ont également été modifiées pour référer maintenant aux notes. C’est le cas ici de la fonctionnalité de sélection de cellules (voir la première option dans l’image ci-dessous).
L’option Commentaire, elle, propose plutôt aux usagers de lancer une discussion par rapport au contenu d’une cellule. Ce faisant, si vous insérez un nouveau commentaire, vous vous trouverez à démarrer une conversation.
Chaque réponse à votre commentaire sera affichée sous votre commentaire avec le nom et la photo de l’usager qui l’aura émis, ainsi que l’heure de publication.
Il sera ensuite possible de repérer les cellules avec des commentaires grâce à un format spécial dans le coin supérieur droit de la cellule.
Il sera aussi possible de modifier ou de supprimer un commentaire.
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Le fonctionnement des commentaires interactifs dans Excel
Vous pouvez également vous rendre dans le menu Révision, pour afficher l’ensemble des commentaires d’un onglet.
Vous y verrez alors tous les commentaires émis et les échanges qui ont suivi, par le biais d’un panneau refermable, à la droite de votre écran.
L’option permettant donc d’afficher les commentaires se trouve également dans le haut de votre fichier à droite, juste à côté de l’option Partager. Pratique !
En revenant dans votre menu Révision, vous pouvez aussi continuer d’afficher toutes les notes (anciens commentaires) d’un onglet.
Ceci permettra d’afficher les notes à l’intérieur de la feuille Excel (et non dans un panneau séparé comme pour les commentaires).
Si vous le désirez, vous pourrez Convertir les notes en commentaires.
Ces notes seront donc converties en commentaires interactifs dans un panneau refermable à la droite de votre écran. Remarquez que chaque commentaire fait référence à une cellule bien précise. On ne voit par contre pas les dates des commentaires émis.
Et comme à chaque fois où je partage mon excitation pour une nouvelle fonctionnalité interactive, il se trouve des usagers pour me demander, mais comment peut-on imprimer le tout? Oui, cette question finit toujours par survenir. Alors, pour les mordus de l’impression, vous pourrez continuer d’imprimer les notes de vos cellules, à partir du menu Mise en page. Vous devez cliquer dans le coin inférieur droit de la sous-section Mise en page.
Ceci permettra d’ouvrir la boîte de mise en page et dans l’onglet Feuille, vous pourrez décider de ce que vous voulez imprimer.
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La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
