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Excel : Échangez des commentaires interactifs avec vos collègues

Publié le : 20 juin 2019

Cet article concerne une mise à jour récente de Microsoft Excel pour tous les usagers d’O365. Elle concerne l’introduction de commentaires interactifs dans des fichiers. Avant cette mise à jour, les usagers d’Excel, de toutes les versions, bénéficiaient d’une fonctionnalité permettant d’insérer des commentaires dans une cellule. Cette fonctionnalité existe toujours depuis la dernière mise à jour mais elle a changé d’appellation. On ne parle plus de commentaires mais plutôt de notes (qui sont des commentaires fixes). Mais depuis cette mise à jour, les usagers d’O365, ont également accès à une fonctionnalité permettant de commentaires interactifs. Cet article vise à clarifier la différence entre les notes et les commentaires.

 

Comprendre la différence entre les notes et les commentaires

Les usagers d’Excel via O365 on maintenant la possibilité d’insérer une note ou un commentaire, associé à une cellule, en cliquant sur le bouton droit de leur souris. L’option Note se trouve à être l’ancienne option Commentaire.

 

Commentaires et notes

 

Alors dorénavant, pour insérer un commentaire fixe, vous devez choisir l’option Nouvelle note.

Nouvelle note

 

Comme avant, vous pouvez ensuite modifier, supprimer, afficher ou masquer le commentaire fixe, appelé maintenant la note.

 

Nouvelles options notes

 

La plupart des autres fonctionnalités qui réfèraient aux anciens commentaires ont également été modifiées pour référer maintenant aux notes. C’est le cas ici de la fonctionnalité de sélection de cellules (voir la première option dans l’image ci-dessous).

 

Modification ancien commentaires

 

L’option Commentaire, elle, propose plutôt aux usagers de lancer une discussion par rapport au contenu d’une cellule. Ce faisant, si vous insérez un nouveau commentaire, vous vous trouverez à démarrer une conversation.

 

Nouveau commentaire

 

Chaque réponse à votre commentaire sera affichée sous votre commentaire avec le nom et la photo de l’usager qui l’aura émis, ainsi que l’heure de publication.

 

Commentaire

 

Il sera ensuite possible de repérer les cellules avec des commentaires grâce à un format spécial dans le coin supérieur droit de la cellule.

Indication commentaire

 

Il sera aussi possible de modifier ou de supprimer un commentaire.

 

Supprimer commentaire

 

 

L’interactivité des commentaires

Vous pouvez également vous rendre dans le menu Révision, pour afficher l’ensemble des commentaires d’un onglet.

 

Afficher les commentaires

 

Vous y verrez alors tous les commentaires émis et les échanges qui ont suivi, par le biais d’un panneau refermable, à la droite de votre écran.

 

Panneau commentaires

 

L’option permettant donc d’afficher les commentaires se trouve également dans le haut de votre fichier à droite, juste à côté de l’option Partager. Pratique!

 

Commentaires et partager

 

 

En revenant dans votre menu Révision, vous pouvez aussi continuer d’afficher toutes les notes (anciens commentaires) d’un onglet.

 

Convertir en commentaires

 

Ceci permettra d’afficher les notes à l’intérieur de la feuille Excel (et non dans un panneau séparé comme pour les commentaires).

Afficher les notes

 

Si vous le désirez, vous pourrez Convertir les notes en commentaires.

 

Conversion notes

 

Ces notes seront donc converties en commentaires interactifs dans un panneau refermable à la droite de votre écran. Remarquez que chaque commentaire fait référence à une cellule bien précise. On ne voit par contre pas les dates des commentaires émis.

 

Notes converties

 

Et comme à chaque fois où je partage mon excitation pour une nouvelle fonctionnalité interactive, il se trouve des usagers pour me demander, mais comment peut-on imprimer le tout? Oui, cette question finit toujours par survenir. Alors, pour les mordus de l’impression, vous pourrez continuer d’imprimer les notes de vos cellules, à partir du menu Mise en page. Vous devez cliquer dans le coin inférieur droit de la sous-section Mise en page.

 

Imprimer notes

 

Ceci permettra d’ouvrir la boîte de mise en page et dans l’onglet Feuille, vous pourrez décider de ce que vous voulez imprimer.

 

Imprimer notes panneau

 


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Sophie Marchand

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP, est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative et d’un titre comptable CPA, CGA. Elle est également MVP Office Apps and Services (Excel) et MVP Data Platform (Power BI). Le titre de MVP est un titre honorifique remis par Microsoft et signifie « Most Valuable Professional ». Il est attribué à des experts de solutions Microsoft qui se distinguent non seulement par leurs compétences mais également par leur implication dans la communauté. Seuls 4 professionnels possèdent cette double-qualification dans le monde. Mme Marchand cumule de nombreuses années d’expérience dans le milieu des affaires et se spécialise en modélisation financière et en intelligence d’affaires avec Excel et Power BI. Après avoir longtemps offert ses services comme consultante, elle se consacre désormais à la formation, sous toutes ses formes (formations en classe, formations en ligne, formations en entreprise, webinaires, animation de groupe d'usagers, rédaction d'articles de blogue, animation de forum en ligne et plus encore). Vous pouvez d'ailleurs la retrouver à la tête du groupe d'usagers Montreal Modern Excel and Power BI.

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