Excel: Créer des listes déroulantes dynamiques et sans doublons

Publié le 20 novembre 2014
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Power Query - Liste validation transformation 3

Excel: Créer des listes déroulantes dynamiques et sans doublons

Si vous travaillez avec des bases de données dans Excel et que vous souhaitez créer des listes déroulantes dynamiques et sans doublons, à partir d’une de ces bases de données, différentes solutions s’offrent à vous. Le présent article vous montre comment procéder avec Power Query et la validation de données.

 

Base de données

Pour illustrer comment créer des listes déroulantes dynamiques et sans doublons, à partir d’une base de données, nous allons utiliser la base de données suivante, qui regroupe les ventes journalières d’un site web (canal #1). Dans un premier temps, si ce n’est pas déjà fait, nous devons convertir notre base de données sous forme de tableau. Pour savoir comment faire, je vous invite à relire l’article: Découvrez la magie des tableaux Excel.

Power Query - Liste de validation

À partir de cette base de données, nous allons créer une liste de #skus et une liste de dates, qui ne contiendront aucun doublon et qui seront présentées en ordre croissant de valeurs.

 

PowerQuery: Importation d’un tableau Excel

À l’aide de Power Query, nous allons importer notre tableau Excel. Il s’agira ensuite d’appliquer quelques transformations à ce tableau Excel afin de créer une liste avec les #skus.

Power Query from table

 

PowerQuery: Étapes de transformation

Power Query: Transformation #1

Afin d’obtenir une liste de #skus sans doublons, nous allons enregistrer 4 étapes dans Power Query. La première étape consiste simplement à importer la table de données qui réside dans notre fichier Excel.

Power Query - Liste validation transformation 1

 

Power Query: Transformation #2

La deuxième étape de transformation consiste à supprimer les colonnes excédentaires, pour ne conserver que la colonne avec les #skus.

Power Query - Liste validation transformation 2

 

Power Query: Transformation #3

La troisième étape de transformation consiste à trier les # skus en ordre croissant.

Power Query - Liste validation transformation 3

Power Query: Transformation #4

La quatrième étape de transformation consiste à supprimer les doublons.

Power Query - Liste validation transformation 4

 

Résumé des étapes de transformation

Comme nous avons enregistré ces 4 étapes de transformation avec Power Query, nous pourrons facilement, plus tard, mettre à jour la liste, pour tenir compte des nouveaux #skus qui feront leur apparition dans le temps.

Power Query - Liste validation sommaire transformations

 

Liste avec les données sans doublons

Dans un onglet séparé, nous retrouverons donc la liste des #skus, sans doublons et en ordre croissant.

Liste skus

 

Liste déroulante avec les dates

Nous utiliserons la même technique pour créer une liste de dates uniques, en ajoutant une étape, soit celle de convertir le format des données en format “date”.

Power Query - Liste validation dates

 

Zone de calculs

Supposons que nos deux listes servent à alimenter une zone de calculs, comme celle présentée ci-bas. Nous souhaitons ainsi qu’un utilisateur puisse choisir une date et un #sku pour connaître le total des ventes.

Power Query calculs

Pour obtenir une liste déroulante avec les #skus uniques, nous utilisons simplement l’option “liste” disponible dans la validation de données. Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la validation de données, vous pouvez relire l’article: Astuce Excel: Validation de données (Data validation). Dans notre exemple, vous noterez que les #skus vont jusqu’au #30.

Liste de skus

 

Ajouter dynamiquement des données à la liste déroulante

Ajoutons maintenant une nouvelle ligne de données dans notre base de données, avec le #sku 31.

Nouveau sku

 

Rafraîchissons maintenant la requête Liste_skus.

 

Power Query refresh

 

Nous pouvons maintenant observer le nouveau #sku dans la liste.

Liste validation nouveau sku

 

Nous pouvons également le voir apparaître dans notre liste déroulante, puisque celle-ci est liée à une base de données (à une colonne), sous forme de tableau.

Power Query ajout liste validation

 

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