Découvrez les paramètres et fonctions dans Power Query

Publié le 23 février 2023
par Kim Leblanc BAA
Le CFO Masqué - Power Query paramètres et fonctions

Transformez vos données efficacement avec les paramètres et fonctions

Vous utilisez peut-être déjà Power Query, que ce soit à l’intérieur d’Excel ou de Power BI, mais avez-vous utilisé les paramètres et les fonctions disponibles dans cet outil ?

Il vous sera effectivement possible d’utiliser Power Query sans vous soucier des paramètres et des fonctions. Et à prime à bord, ces deux termes peuvent faire peur puisqu’ils sont souvent utilisés en programmation. Mais sachez qu’une fois que vous aurez maitrisé ces 2 concepts, vous allez vous simplifier la vie et gagner en efficacité lors de vos transformations de données.

Lors de notre webinaire du 14 mars dernier, je vous ai démontré comment on peut utiliser les paramètres et les fonctions sans trop se compliquer la vie !

 

Les paramètres dans Power Query

Les paramètres sont utiles pour stocker une information que vous allez utiliser dans plusieurs requêtes. Vous pourrez alors faire référence à ce paramètre dans chacune des requêtes. Ce sera plus facile de modifier la valeur dans le paramètre au lieu d’avoir à parcourir chacune des requêtes individuellement pour y appliquer le changement.

Prenons par exemple le cas où j’ai des données qui proviennent de 5 sources différentes. Dans chacune de ces sources, j’ai filtré mes données pour garder seulement les données à partir du 1er janvier 2013. Qu’adviendra-t-il lorsque je voudrai changer cette date minimum pour le 1er janvier 2018?

Je devrai aller dans chacune de mes requêtes, retrouver l’étape où j’ai appliqué mon filtre puis modifier la date…

Les paramètres à la rescousse

Si, d’un autre côté, j’ai utilisé un paramètre pour identifier ma date minimum et que j’ai réutilisé ce paramètre dans mes 5 requêtes, je n’aurai alors qu’à modifier la valeur de mon paramètre pour appliquer le changement de date. Le changement sera automatiquement pris en compte dans mes différentes requêtes.

 

Étapes pour créer un paramètre

On pourra ajouter un paramètre en passant par le menu « Accueil » puis « Gérer les paramètres ».

On pourra déterminer :

  1. Un nom pour notre paramètre
  2. Un type de donnée
  3. Une liste de valeurs suggérées
  4. La valeur actuelle de notre paramètre

Le CFO Masqué - Power Query paramètres et fonctions

 

Le paramètre ressemblera alors à ceci, dans le panneau des requêtes :

Le CFO Masqué - Power Query paramètres

 

Il ne restera plus qu’à inclure ce paramètre dans les requêtes où il est requis.

Le CFO Masqué - Power Query fonctions

 

Les fonctions dans Power Query

Les fonctions permettent de créer un ensemble de transformations, par exemple une requête avec plusieurs étapes appliquées, puis de réutiliser le tout contre une autre source de données ou requête.

Pour pouvoir utiliser les fonctions dans Power Query vous devrez obligatoirement utiliser un paramètre, de là l’importance de commencer par comprendre les paramètres !

 

Exemple d’utilisation d’une fonction :

Prenons l’exemple où je dois réconcilier le budget de mes 5 magasins. J’ai un fichier Excel qui comprend 2 onglets.

  • Le 1er contient des informations générales sur le magasin comme son nom et sa région.

Le CFO Masqué - Power Query paramètres et fonctions

 

  • Le 2e contient le budget de ce magasin

Le CFO Masqué - Paramètres et fonctions

 

Je veux être en mesure de réconcilier mes données de mes 5 magasins afin d’obtenir des données dans un seul tableau pour préparer des visuels et analyser le tout.

Le CFO Masqué - Power Query paramètres et fonctions

 

Première option : créer une requête par magasin

Mauvaise option !

Pourquoi ? Parce qu’il y a 5 requêtes, une par magasin. Si j’ai un ajustement à faire, il faudra que j’applique le correctif dans les 5 requêtes. De plus, si j’ai un nouveau magasin qui s’ajoute, je devrai alors ajouter une 6e requête… Imaginez tout le travail à effectuer si j’ai 200 magasins !

 

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Deuxième option : créer une fonction

Cette 2e option est définitivement la bonne !

Je vais créer les étapes de transformation dont j’ai besoin pour obtenir le résultat souhaité pour un premier magasin.

Je vais ajouter à ma requête un paramètre pour identifier le chemin et le nom du fichier à utiliser.

Une fois satisfaite du résultat, je vais pouvoir créer une fonction à partir de ma requête et réutiliser cette fonction contre chacun de mes fichiers.

Pour créer une fonction, il faut cliquer avec le bouton droit de la souris sur la requête et choisir « Créer une fonction ».

Le CFO Masqué - Power Query paramètres et fonctions

 

 

On obtiendra alors une fonction qui nous permettra de consolider nos fichiers !

Le CFO Masqué - Power Query paramètres

 

Il ne restera qu’à appliquer cette fonction contre chacun de nos fichiers de la façon suivante :

Il nous faudra créer une requête, qui va indiquer le chemin et le nom de nos fichiers, puis  « Appeler une fonction personnalisée »  à partir du menu « Ajouter une colonne ».

Le CFO Masqué - Power Query paramètres

Le CFO Masqué - Power Query

 

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Formation complémentaire

Afin d’explorer les principales fonctions et fonctionnalités de Power Query, qui permet d’importer, de transformer et de fusionner des données de diverses sources et de pouvoir les analyser efficacement, suivez la formation Excel – Introduction à Power Query et au langage M.

 

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation :

Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation - Excel Introduction à Power Query et au langage M
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