J’ai testé récemment le complément Excel « Copilot for Finance » développé par Microsoft. Dans cet article, je vous présente comment l’utiliser et je vous fais part de mon appréciation de ce complément.
Ce complément, offert en préversion gratuitement au moment d’écrire ces lignes, utilise l’intelligence artificielle pour réconcilier 2 sources de données et produire un rapport de réconciliation. Je l’ai testé pour concilier un relevé bancaire.
Ce complément est accessible pour les versions d’excel suivantes :
- Excel sur Windows (Microsoft 365)
- Excel sur Mac (Microsoft 365)
- Excel sur le web
- Excel 2019 ou plus récente (Mac)
Pour l’installer, dans le bouton « Compléments » du menu d’accueil, cherchez « Copilot for finance » puis cliquez sur Ajouter.
Lorsque le complément a été ajouté à votre fichier Excel, vous pouvez commencer à l’utiliser. Au moment d’écrire cet article, seulement la fonction « Reconcile Data » est disponible. C’est donc celle-ci que nous allons tester ensemble.
Pour tester le complément, j’ai créé des données fictives de relevé bancaire que je tenterai de concilier avec des comptes à recevoir. Le but étant de demander au complément d’identifier quels dépôts proviennent de mes clients pour pouvoir les comptabiliser plus facilement. Noter que les données doivent être mises sous forme de tableau pour que le complément les accepte.
Nous sommes maintenant prêts à lancer le complément. La première étape consiste à choisir les plages de données à réconcilier. Dans ce cas-ci, mes 2 sources de données se trouvent dans l’onglet « Le CFO masqué ».
La première source est un tableau qui se nomme « ReleveBancaire » et la 2e source est un tableau qui se nomme « CAR ».
Je dois ensuite sélectionner sur quelles colonnes l’IA pourra se baser pour effectuer la réconciliation. Je dois sélectionner au moins une colonne monétaire et une colonne de clé de référence.
L’IA pourra maintenant comparer les valeurs contenues dans les colonnes identifiées et retourner les éléments similaires.
Sur des petites bases de données comme celles-ci, l’analyse se fait très rapidement. En moins d’une minute, j’obtiens les résultats suivants :
Un rapport de réconciliation
Et un résumé textuel du rapport de réconciliation qui peut être exporté en pdf. Remarquez qu’au moment d’écrire ces lignes, l’interface du complément et le résumé textuel est uniquement disponible en anglais.
Le résultat est quand même plutôt intéressant lorsque les colonnes de montants et de références contiennent exactement les mêmes données. Lorsqu’il y a de légères différences entre les 2 tables, ça se complique un peu. Pour le tester, j’ai modifié la table de relevé bancaire légèrement :
Je souhaite ainsi mesurer comment se comporte le complément lorsqu’une légère différence se trouve dans la colonne identifiée comme « clé » et dans la colonne identifiée comme « Montant ».
On remarque ici que pour un écart de montant, la réconciliation est quand même possible mais retourne une différence de 1 $. Alors que pour une différence au niveau de la clé, la réconciliation est impossible.
Il est donc très important d’avoir une colonne de clé impeccable pour utiliser ce complément à sa pleine puissance.
Voici donc un résumé des avantages et inconvénients de ce complément
Avantages :
- Gratuit
- Conciliation rapide
- Rapports clairs et bien construits
Inconvénients :
- En anglais seulement
- Demande une correspondance exacte des données (peu réaliste dans la vraie vie)
- Ne semble pas utiliser l’IA à sa pleine capacité
Essayez-le de votre côté ! Vous verrez si ça peut vous sauver un temps précieux lors de vos réconciliations.
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