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Programmer l’envoi de courriels personnalisés depuis Excel avec Power Automate

Publié le : 16 juillet 2020

Nous avons la chance d’assister présentement à l’émergence de technologies dites low code ou no code de plus en plus performantes. Microsoft ne donne pas sa place dans le domaine. Déjà, des solutions comme Power Query permettent d’automatiser un nombre considérable de tâches sans que les usagers soient obligés d’apprendre le code sous-jacent, plus précisément le code M. Et que dire de ces solutions Power Automate, Power Apps et maintenant Power Virtual Agents? Cet article vise à vous démontrer comment Power Automate (anciennement Microsoft Flow) peut révolutionner vos solutions Excel, en partageant un exemple concret où Power Automate sera utilisé pour faire l’envoi automatique de courriels personnalisés à partir d’une base de données.

 

Création d’une table de données dans Excel Online

Vous devez d’abord créer une table de données (données mises sous forme de tableau) dans Excel Online. Le fichier doit être enregistré soit sur SharePoint ou sur OneDrive for Business. Cette table doit contenir toutes les informations qui devront faire partie de votre envoi. Par exemple, ici, nous avons une table pour aviser par courriel les individus qui sont en retard dans l’envoi de leurs feuilles de temps. Plus précisément, on a une colonne indiquant des numéros de semaines, une colonne indiquant des noms d’individus, une colonne indiquant les adresses courriels des individus (ici, c’est toujours la même adresse parce qu’on ne voulait pas envoyer de courriels à n’importe qui avec cette démo (!) mais en réalité, chaque courriel serait différent) et une colonne indiquant des liens vers une page (ici aussi, chaque lien pourrait être différent). Ce que l’on souhaite, c’est programmer l’envoi d’un courriel dont le titre fera référence à la semaine, la salutation fera référence à l’individu et le contenu fera référence au lien URL. Nous souhaitons évidemment que les courriels soient envoyés aux bonnes personnes selon la colonne Courriel. Pour ce faire, nous allons d’abord nous assurer d’ajouter un Complément (Add-in) à notre Excel Online. Ma version Excel Online est en anglais donc les copies d’écrans de cet  article seront en anglais.

Table dans Excel Online

 

Tel que mentionné précédemment, Power Automate portait jadis le nom de Microsoft Flow. Il semble que le nom du complément (add-in) n’ait pas encore modifié. Vous devez donc taper Flow pour le retrouver dans la liste des compléments et l’ajouter. Le nom complet du complément, au moment d’écrire cet article est Microsoft Flow for Excel (Preview).

Add In Microsoft Power Automate

 

Une fois installé, vous le retrouverez dans le menu Données (Data).

Add In Power Automate installé

 

Lorsque vous cliquerez dessus pour la première fois, un panneau s’affichera à la droite de votre écran, vous présentant des liens vers des articles complémentaires. Vous pourrez cliquer sur « Se connecter« . Il est d’ailleurs possible que vous ayez à vous connecter à quelques reprises durant le processus. Ceci suggère que vous avez déjà un compte Power Automate. Sinon, vous devrez en créer un (il est possible de créer gratuitement un compte d’essai).

Excel Online + Power Automate

 

Après avoir cliqué sur « Se connecter », le panneau de droite affichera l’information ci-dessous. Si désiré, vous pouvez explorer les modèles dans le bas. Ce sont des flux déjà programmés que vous pouvez simplement personnaliser pour vos besoins.

New Flow

 

Dans notre cas, comme il n’existe pas de modèle, nous allons plutôt cliquer sur Nouveau (New) / Instantané à partir de zéro (Instant – from blank).

Nouveau flux

 

Nous devrons ensuite remplir les sections demandées ci-dessous.

Flux dans Excel

 

Nous pouvons renommer notre flux pour mieux le retrouver dans notre liste éventuelle de flux (vous verrez, quand vous aurez créé un premier flux, vous voudrez rapidement en créer d’autres!). La location est la location du fichier comprenant la base de données. Ça doit nécessairement être OneDrive for Business ou SharePoint. Il faut aussi indiquer l’emplacement du fichier et le nom de la table dans le fichier. Quand c’est fait, on peut cliquer sur Ajouter une entrée (Add an input).

Créer le flux - Étape 1

 

L’action que l’on souhaite programmer, c’est l’envoi d’un courriel. On va donc chercher notre logiciel d’envoi de courriels. Ici, j’ai tapé Outlook et j’ai ensuite cliqué sur Office 365 Outlook puisque c’est le logiciel d’envoi de courriels que j’utilise. Il faudra ensuite sélectionner une action.

Outlook

 

Nous allons sélectionner l’action Envoyer un courriel (Send and email (V2)) et remplir ensuite les champs demandés.

Envoyer un courriel

 

Il sera possible d’utiliser des paramètres dynamiques, i.e. des champs de notre table de données.

Contenu dynamique

 

Par exemple, dans la portion À (To) on veut aller chercher la colonne Courriel.

Champ dynamique

 

Au niveau du sujet, nous allons composer un texte. Nous allons donc inscrire « Retard feuille de temps semaine  » et nous allons cliquer sur le champ Semaine.

Configuration champs dynamiques

 

Pour ce qui est du corps du courriel, nous allons à nouveau choisir des champs dynamiques pour compléter et personnaliser notre message.

Contenu flux

 

À noter qu’il y a également une section de paramètres avancés. Il est par exemple possible de spécifier de qui provient l’envoi, de mettre des courriels en copie ou encore d’insérer une pièce jointe.

Pièces jointes

 

Pour activer le flux, il faudra d’abord sélectionner les lignes concernées de notre table de données (ici, je les ai toutes sélectionnées) et cliquer ensuite sur Rouler (Run).

Lancer le fux

 

On peut voir ici que j’ai bien reçu les courriels avec les différents titres, adressés aux différentes personnes.

Courriels reçus

 

Et quand j’ouvre un courriel, on peut lire le message personnalisé.

Courriel reçu contenu

Tout ça, programmé en quelques minutes, sans VBA ! Commencez-vous à comprendre tout le potentiel des applications « low code » et « no code » ?

 


Formations recommandées

Si vous travaillez dans Excel et souhaitez commencer à automatiser des tâches, sans faire intervenir la programmation VBA, je vous recommande la formation suivante:

 

Si vous travaillez dans Power BI et que vous souhaitez automatiser davantage vos rapports ou si vous souhaitez vous familiariser avec d’autres usages de Power Automate, je vous recommande la formation suivante:


 

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Le CFO masqué offre un vaste choix de formations en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI, via un portail en ligne et à distance en temps réel, selon un calendrier. Si vous désirez organiser des formations privées, faites nous simplement parvenir un courriel à info@lecfomasque.com . Des certificats convenant aux normes de formation continue des divers ordres professionnels du Québec sont offerts pour l’ensemble des formations.

 

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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP, est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative et d’un titre comptable CPA, CGA. Elle est également MVP Office Apps and Services (Excel) et MVP Data Platform (Power BI). Le titre de MVP est un titre honorifique remis par Microsoft et signifie « Most Valuable Professional ». Il est attribué à des experts de solutions Microsoft qui se distinguent non seulement par leurs compétences mais également par leur implication dans la communauté. Seuls 4 professionnels possèdent cette double-qualification dans le monde. Mme Marchand cumule de nombreuses années d’expérience dans le milieu des affaires et se spécialise en modélisation financière et en intelligence d’affaires avec Excel et Power BI. Après avoir longtemps offert ses services comme consultante, elle se consacre désormais à la formation, sous toutes ses formes (formations en classe, formations en ligne, formations en entreprise, webinaires, animation de groupe d'usagers, rédaction d'articles de blogue, animation de forum en ligne et plus encore). Vous pouvez d'ailleurs la retrouver à la tête du groupe d'usagers Montreal Modern Excel and Power BI.

  • réponse TOURE ,

    MERCI

    • réponse Sophie ,

      Merci! C’est très intéressant!
      Quelques questions cependant: est-ce que les personnes qui reçoivent le courriel et le lien doivent faire partie de notre organisation pour pouvoir ouvrir le lien? Et ce lien peut-il mener vers un dossier qui contient plusieurs documents?

      • réponse Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP ,

        Bonjour,

        Le courriel généré par cette procédure est de la même nature que n’importe quel autre courriel.

        Cela signifie que vous pouvez envoyer des courriels à qui vous voulez, comme vous le faites normalement, que ce soit des personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation.

        De même, pour ce qui est du ou des liens compris dans votre courriel, vous pouvez insérer ce que vous désirez. Cela dit, si cet URL pointe vers un répertoire protégé alors bien entendu, les règles de sécurité vont s’appliquer. Mais si cet URL pointe vers un répertoire public, dans ce cas, tout le monde pourra y avoir accès.

        Au plaisir,

        Sophie

        • réponse Sophie ,

          Merci!

      • réponse Pascal Poulin ,

        Bonjour Sophie,
        Est-il possible de faire envoyer des fichiers différents pour chaque destinataire? Par exemple, si on prend votre exemple de feuille de temps, pourrait-on joindre le fichier individuel de chaque personne en pj? (dans mon cas ce seraient plutôt des fichiers de rapports financiers par institution/destinataire).
        merci!

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