Guide pratique pour des courriels automatiques après chaque soumission de formulaire
Il est possible de simplifier vos processus avec Power Automate en créant un flux qui permettra l’envoi automatique d’un courriel chaque fois qu’une personne aura rempli un formulaire Microsoft Forms.
Voyons l’exemple où vous aimeriez fournir un code promotionnel à chacune des personnes qui auront rempli un formulaire. Nous avons utilisé cette méthode au CFO masqué pour vous fournir un code lorsque vous remplissez notre formulaire pour vous aider à choisir une formation.
Vous voulez tester le tout avant d’aller plus loin?
Suivez ce lien et complétez le formulaire dans le haut de la page : Comment choisir la formation Excel ou Power BI qui vous convient
Power Automate et Forms : Mise en place d’un flux pour les réponses
Prérequis
Pour arriver à compléter les étapes suivantes, vous devez avoir accès à Microsoft Forms et à Power Automate (disponible dans la plupart des licences Microsoft 365).
Créer un formulaire Forms
Vous pouvez ouvrir Microsoft Forms pour créer votre formulaire ou bien vous pouvez créer votre formulaire à partir d’Excel. Cette 2e technique permet d’ajouter les réponses d’un formulaire Forms à n’importe quel fichier qui réside sur OneDrive/Sharepoint et ainsi choisir l’emplacement de ce fichier. C’est donc cette 2e option que je vous montre ici.
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Ouvrez un nouveau fichier Excel et sauvegardez-le dans un dossier de votre choix (OneDrive/Sharepoint).
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Ouvrez le fichier en mode Web dans le navigateur, et non dans l’application de bureau.
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Insérez un formulaire Forms dans le menu Insertion, puis cliquez sur Forms.
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Choisissez l’option Nouveau formulaire
Une nouvelle feuille nommée Form1 est créée. On y retrouve les colonnes par défaut d’un formulaire Forms.
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Ajoutez les questions à votre formulaire
En cliquant sur le bouton Ouvrir un formulaire dans le panneau de droite.
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Complétez votre formulaire selon vos besoins
Ici j’ai inséré une seule question : Renseignez votre adresse courriel.
Notez que si des personnes à l’extérieur de votre entreprise ont la possibilité de remplir le formulaire, vous ne serez pas en mesure de capturer leur courriel automatiquement. C’est la raison pour laquelle j’ai ajouté cette question. Nous pourrons récupérer la réponse à cette question avec Power Automate.
La question est automatiquement ajoutée au fichier Excel :
Il est temps maintenant de configurer le flux Power Automate pour récupérer l’adresse courriel et envoyer un courriel à cette adresse.
Créer le flux Power Automate
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Dirigez-vous dans Power Automate
Vous pouvez utiliser les points en haut à gauche de votre navigateur et choisir Power Automate.
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Utilisez un modèle
Vous pouvez utiliser un modèle. Il en existe justement un pour créer un flux qui sera exécuté chaque fois qu’un formulaire sera rempli et qui enverra un courriel.
Il se nomme Envoyer un courriel électronique au répondant quand la réponse est envoyée dans Microsoft Forms (Send an email to responder when response is submitted in Microsoft Forms).
Pour y accéder, dirigez-vous dans le menu Créer (Create) du panneau de gauche.
Puis dans le panneau de droite, dans la section Démarrer à partir d’un modèle (Start from a template), sélectionnez Email.
Dans la fenêtre suivante, vous cliquez sur Continuer (Continue)
Les étapes du flux sont alors créées pour vous. Il faut maintenant les ajuster selon votre besoin.
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Nommez le flux
Commençons par nommer le flux. Exemple : Courriel pour donner suite au formulaire.
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Configurez la 1ere étape du flux (le déclencheur)
La 1re étape est celle qui va activer le flux, c’est-à-dire chaque fois qu’un formulaire est rempli, le flux va s’exécuter.
Pour configurer la 1ere étape du flux : When a new response is submitted, il faut sélectionner l’étape et sous Parameters, dans le menu déroulant du Form ID, il faut choisir Enter Custom Value.
Il faut saisir dans cette case l’Id de notre formulaire Forms.
Pour récupérer l’Id du formulaire, allez dans Forms et copiez le lien du formulaire.
Le lien du formulaire ressemble à ceci :
https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=tYIDA0ppX0iDBvWoLR5pfvQJ8rC0welIt3GhcZNCg1JUNTFVOThPREozRFlMWDQ4NTEzOTRHRFBRQSQlQCN0PWcu
Il faut garder seulement la partie suivant le ?id=
tYIDA0ppX0iDBvWoLR5pfvQJ8rC0welIt3GhcZNCg1JUNTFVOThPREozRFlMWDQ4NTEzOTRHRFBRQSQlQCN0PWcu
Coller cette information dans Power Automate.
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Configurez la 2e étape du flux (Get response details)
La 2e étape permet de récupérer les données insérées dans le formulaire : Get response details.
Il faut copier dans Form Id la même information que précédemment (lien du formulaire).
Puis laissez Response Id qui a été renseigné par défaut.
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Configurez l’étape 3 : Condition à respecter
La 3e étape est une condition à respecter. Par défaut on y retrouve :
Body/responder → Is not equal to → anonymous
Qui se traduit comme suit :
Est-ce que le courriel du répondant est différent de anonymous ?
Comme mentionné plus tôt, les personnes en dehors de votre entreprise auront un courriel indiqué comme anonymous. Nous allons donc modifier cette condition pour récupérer l’information de notre question Renseignez votre adresse courriel.
Et comme cette réponse est un champ « texte » nous allons vérifier si l’information contient un @ sinon, c’est forcément un courriel erroné qui a été inséré par le répondant, il sera alors inutile d’envoyer le courriel.
La condition que nous voulons créer est : Est-ce que la réponse à Renseignez votre adresse courriel contient un @?
Renseignez votre adresse courriel → Contains → @
Il faut aller dans la première case et modifier l’information en cliquant sur l’éclair puis choisir Renseignez votre adresse courriel dans la section Get response details dans le menu qui s’affiche.
Puis modifiez « Is not equal to » pour « contains » et inscrivez un @ dans la dernière boite.
Suite à l’étape Condition, il y a deux embranchements. True lorsque la condition est vrai (la réponse contient un @) et False si ce n’est pas le cas.
Dans notre exemple, nous allons seulement configurer le True, mais vous pourriez exécuter une autre action lorsque c’est False comme envoyer un courriel à une personne responsable de gérer ce cas manuellement.
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Configurez le courriel qui sera envoyé
Sous True, sélectionnez l’action Send an email (v2). (si vous n’utilisez pas Outlook, il existe une autre action qui se nomme Envoyer une notification par e-mail que vous pouvez utiliser.)
Par défaut, les renseignements suivants sont indiqués.
Nous allons les modifier :
Pour To nous allons insérer la réponse à la question Renseignez votre adresse courriel (sous Get response details).
Pour le Sujet (Subject), vous pouvez le modifier selon votre convenance. Ici j’ai enlevé la référence à la date de soumission du formulaire pour mettre seulement : Un Code Promo du CFO masqué!
Puis dans le message (Body), j’ai inséré Merci pour votre intérêt envers le CFO masqué! Voici votre code promo : CFOMasque!
Vous pouvez utiliser du code HTML pour pouvoir, par exemple, insérer un logo qui possède une adresse Web (https://www…). Il faut alors utiliser l’icône à droite <> pour passer au code HTML.
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Testez votre flux
N’oubliez pas de sauvegarder votre flux :
Puis tester votre flux en remplissant un formulaire. Comme le déclencheur est la soumission d’un formulaire, c’est la seule façon de pouvoir le tester.
Voici le courriel qui est alors envoyé.
Vous pouvez vérifier l’exécution de votre flux dans Power Automate :
En conclusion sur le flux Power Automate et Forms
Le tout peut paraître long à mettre en place, mais la beauté réside dans le fait qu’on le fait une fois et qu’ensuite le tout est géré tout seul, automatiquement. Et ça permet d’économiser beaucoup de temps et d’être très réactif. Il serait très peu probable que vous réagissiez instantanément lorsqu’un formulaire est rempli si vous deviez le faire manuellement !
Formation complémentaire
Pour apprendre à utiliser Power Automate et Power Apps, deux outils de l’écosystème Microsoft, appelé Power Platform, dans lequel opère Power BI, suivez la formation Décupler les possibilités de Power BI avec Power Apps et Power Automate.
Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation :
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
