Les zones de texte, une bénédiction pour vos tableaux de bord

Publié le 02 juillet 2014
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Zone de texte

Les zones de texte, une bénédiction pour vos tableaux de bord

Ça va de soi, un tableau de bord doit être dynamique, i.e. qu’il doit pouvoir se mettre à jour automatiquement, lorsque l’on appuie sur certains boutons. C’est pourquoi les tableaux (mettre sous forme de tableau/format as table), les graphiques et les tableaux croisés dynamiques, sont très utilisés lorsque l’on conçoit des tableaux de bord dans Excel. Toutefois, la plupart des utilisateurs ignorent que les zones de texte (text box) peuvent, elles aussi, être utilisées pour offrir du dynamisme dans les tableaux de bord. Cet article vous explique comment utiliser les zones de texte, de façon optimale.

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Sections d’un tableau de bord

Dans le tableau de bord ci-bas, les zones de texte sont utilisées dans le rectangle bleu, qui contient les 4 carrés verts, représentant les canaux de vente disponibles. Plus précisément, les zones de texte sont utilisées pour afficher le nombre d’heures et le nombre de produits vendus par canal, les dollars de vente par canal et les % de contribution du canal aux ventes totales de l’entreprise. De façon générale, les zones de texte sont souvent utilisées dans les premières parties d’un tableau de bord, pour faire ressortir des données importantes, de haut niveau. Dans le tableau de bord ci-bas, lorsqu’on change l’année, le mois ou la province, les zones de texte, tout comme les graphiques, se mettent à jour automatiquement.

Zone de texte

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Créer une zone de texte

Avant de créer une zone de texte, il faut créer du texte! Ce texte doit être rattaché à une source dynamique. Dans mon exemple, ce texte est rattaché à des données comprises dans un tableau croisé dynamique. Ce tableau croisé dynamique est notamment contrôlé par les segments (slicers) année, mois et province de mon tableau de bord. Ainsi, quand je change l’année, le mois ou la province dans le tableau de bord, le tableau croisé dynamique se met à jour automatiquement. De même, le texte qui y est rattaché, se met également à jour.

Zone de texte

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Lier une zone de texte à du texte

On peut inscrire du texte directement dans une zone de texte ou encore lier une zone de texte à un texte dynamique. Dans un contexte de tableau de bord, c’est la deuxième option qui nous intéresse. Dans l’exemple ci-bas, vous voyez clairement que le nombre d’heures vendues par partenaire est lié à la cellule C5 de l’onglet TCD1, qui comprend le tableau croisé dynamique et le texte dynamique présentés à la section précédente.

Zone de texte

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Pour insérer une zone de texte, vous devez vous rendre dans le menu Insérer (Insert)  et choisir l’option Zone de texte (Text box).

Zone de texte

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Attention!

La procédure à suivre pour lier une zone de texte à un texte dynamique est simple mais doit être suivie rigoureusement. D’abord, insérez la zone de texte dans votre tableau de bord et ensuite, avant de cliquer sur Enter ou sur toute autre touche, rendez-vous dans la barre de formule et incrivez “=”. Là seulement, vous pourrez aller vous lier au texte source. À partir de ce moment, chaque fois que le texte source sera mis à jour, le contenu de la zone de texte liée le sera également.

Zone de texte

 

Créer des titres de graphiques dynamiques

De même, les zones de texte peuvent être utilisées, dans le cadre d’un tableau de bord, pour créer des titres de graphique dynamique. J’ai déjà réalisé un article à ce sujet sur mon blogue Mon Cher Watson. Vous pouvez y accéder ici: Excel – Créer des titres de graphiques dynamiques.

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Une vidéo pour tout récapituler

Pour ceux qui préfèrent les vidéos, en voici une qui récapitule l’ensemble de ce qui est vu dans cet article.

 

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3 réflexions sur “Les zones de texte, une bénédiction pour vos tableaux de bord”

  1. J’irai même plus loin dans la démarche, car je suis sidéré quand mes clients ne commentent pas leurs reporting. Un tableau de bord ou un reporting doit obligatoirement comprendre des zones de texte pour que chacun puissent comprendre les données qui y sont représentées.

    Un tableau sans commentaires pour moi, ne sert pas à grand chose. Il faut expliquer et apporter des données qualitatives en plus des données chiffrées.

    A bientôt,

    Thibaut

  2. Bonjour,
    Je me permets de vous contacter au sujet de reporting, si vous avez un modèle de tableaux bord RH sur l? TURNOVER ? MASSE SALARIALE.
    Merci. Ahmed
    controleur de gestion sociale

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