Les options d’affichage des valeurs dans Excel
Le CFO masqué vous enseigne comment utiliser les options de l’affichage des valeurs d’un tableau croisé dynamique pour présenter des écarts, des valeurs cumulées et plus encore. Vous pourrez alors faire des centaines de tableaux croisés dynamiques facilement, sans jamais alourdir votre base de données avec des calculs. Bon visionnement !
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Options du menu « Afficher des valeurs »
J’aimerais vous présenter aujourd’hui une capsule sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel, plus précisément les options du menu « Afficher des valeurs ». Ces options se retrouvent dans le menu « Paramètres des champs de valeurs ».
Pour illustrer le tout nous allons utiliser une base donnée d’enregistrements de transactions de ventes, par SKU dans les lignes et par année dans les colonnes. Il y a des options au niveau du menu « Afficher des valeurs » qui sont également dans le menu déroulant.
Présenter les données en pourcentage de la colonne
Vous avez la possibilité de montrer les données en pourcentage de la colonne. Si l’on fait ça, on transforme les données dans une autre information. Ce sont les mêmes données présentées différemment. Vous voyez que le total de la colonne est de 100 %, donc nous avons réparti le chiffre d’affaires par produit pour chacune des années.
Présenter les données en pourcentage du total général
Je pourrais décider aussi de présenter le pourcentage du total général au lieu du total de la colonne, et un paquet d’autres choses. Je vais enlever tous les calculs et enlever les années, nous allons ajouter une 2e colonne et la présenter en % total de la colonne. Alors on aurait les $ de vente et le tout en %, donc ce que représente le chiffre de vente de chaque produit en %.
Mais attention, bien que j’aie volontairement mis les ventes en $ et les %, les calculs ne se font pas automatiquement en fonction de la donnée qui est présentée devant. Cela se fait en fonction de ce qu’on demande dans le 1er onglet qui se nomme « Synthèse des valeurs par ».
Présenter les données en nombre de valeurs
Cela veut donc dire que si je demande le % du total de la colonne, la colonne c’est la somme des $ de vente. Mais si je sélectionnais le nombre au lieu de la somme, mes % ne seraient pas les mêmes. Si l’on comprend bien cela, on pourrait avoir le % des dollars de vente, et un champ ventes qui serait le nombre de transactions, que je montrerais comme ceci.
Ensuite je pourrais avoir une autre colonne qui elle montrerait le nombre de transactions affichées en % de la colonne, alors vous voyez qu’encore une fois ce ne sont pas les mêmes pourcentages. Cela n’a rien à voir avec la colonne devant, cela dépend de ce qui est sélectionné dans le 1er menu. Vous voyez ces deux menus ne sont pas indépendants l’un de l’autre.
Présenter les données en écart
Il y a un paquet d’options que l’on peut utiliser dans la section « Afficher les valeurs », et l’une d’entre elles est de créer un écart, par exemple d’une année à l’autre. On pourrait par exemple aller dans les paramètres des champs de valeur/afficher les valeurs, et demander une différence par rapport.
On va donc demander la différence par rapport à l’année précédente, en dollars. Évidemment je n’ai pas de données en 2012 alors je n’ai pas d’écart ici. Donc mon écart en précédent ici, c’est l’écart entre 2014 et 2013. On a une baisse de 16 000 $ ici.
Alors c’est intéressant car on n’a pas à ajouter des calculs dans la base de données, les calculs se font directement dans le tableau croisé dynamique lui-même. Évidemment au lieu des SKU, si on avait les mois ici, ce serait plus intéressant, mais il me manque des mois en 2014. Mais vous comprenez le principe.
J’aurais aussi pu demander un écart, non pas par rapport à l’année précédente, mais par rapport au mois précédent. Alors j’aurais des calculs à tous les mois car je regarderais le mois actuel versus le mois précédent.
Deux menus interreliés
Toutes ces options sont disponibles dans le menu « Afficher les valeurs ». Et donc si vous comprenez bien ces deux menus qui travaillent ensemble, un onglet sert à agréger les valeurs, et une fois qu’ils sont calculés, on peut les afficher selon nos critères.
     
Ces critères peuvent être variés, tels en pourcentage de ligne, de colonne, année à date, les présenter par mois, ou le résultat cumulé par date, etc. C’est le même total, mais la somme est présentée différemment.
Découvrez et amusez-vous
Je vous invite à regarder toutes les options de ce menu-là .  Et évidemment les combiner avec les options du menu précédent. Avec un seul champ, vous pourrez faire des centaines de tableaux croisés dynamiques différents, sans jamais alourdir votre base de données avec des calculs.
Formation complémentaire
Pour une introduction à l’élaboration d’un tableau de bord dans Excel, et ainsi apprendre à alimenter, structurer et présenter vos données, suivez notre formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1).
Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1) :
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.