Solution de gestion intégrée

Outils de gestion – Solution de gestion intégrée

Quand je vous parle d’outils de gestion dans Excel, j’embrasse très large! On peut, en effet, construire des outils très variés dans Excel, dont le but sert à améliorer la gestion d’une ou de plusieurs activités ou tâches dans une entreprise. Je ne dis pas que toute activité ou toute tâche est nécessairement programmable dans Excel mais disons que la grande majorité le sont. De plus, comme vous pourrez le constater dans mon exemple, il est possible de conférer à Excel un aspect un peu plus « logiciel » et « boutons ».

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Exemple d’un outil de gestion développé dans Excel

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Je vous présente un outil de gestion que j’ai développé dans Excel pour une entreprise qui offre des services d’entretien ménager à des personnes âgées (et exceptionnellement à d’autres types de clientèles). Cet outil sert notamment à :

  1. Gérer les heures travaillées par les employés et conséquemment leurs payes
  2. Gérer les heures de services reçues par les clients et conséquemment la facturation
  3. Gérer les $ à récupérer auprès de divers organismes de financement
  4. Gérer les comptes à payer et les comptes à recevoir des points 1, 2 et 3
  5. Automatiser tous les rapports à remettre aux divers organismes de financement

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Les bénéfices de l’outil

Auparavant, tous les suivis concernant la paye, la facturation et les rapports étaient réalisés par une seule personne, sur le dos d’une « napkin » ou presque… Non seulement les risques d’erreurs étaient très élevés mais il était aussi risqué de dépendre ainsi d’une seule personne pour effectuer ces tâches. L’outil aura permis de:

  1. Réduire considérablement le temps pour l’entrée de données
  2. Réduire considérablement le temps pour la production de rapports
  3. Réduire considérablement le temps pour la facturation
  4. Réduire considérablement le tems pour la gestion de la paye
  5. Réduire considérablement le risque en impliquant plusieurs ressources dans le processus
  6. Réduire considérablement les risques d’erreurs

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Bien sûr, nous aurions pu aller encore plus loin dans les fonctionnalités de cet outil mais il s’agit d’abord et avant tout de répondre aux besoins du client.

 

Coup d’oeil sur quelques sections de l’outil

 

Menu d’accueil pour naviguer à travers les différentes sections de l’outil (boutons cliquables)

Solution de gestion intégrée - Accueil

 

Entrée de données générales (données qui seront utilisées pour effectuer des calculs plus tard)

Solutiion de gestitioion intégrée - données générales

 

Section d’accueil pour la gestion des clients

Section clients

 

Informations sur les clients (section pour entrer les données sur les clients)

Solution de gestion intégrée clients

 

Services clients (section pour entrer les données concernant les services offerts aux différents clients)

Solution de gestion intégrée services clients

 

Section d’accueil pour les rapports concernant les clients

Solution gestion intégrées rapports

 

Rapport : Heures consommées par les clients (exemple d’un rapport produit concernant les clients)

Solution de gestion intégrée rapports clients

 

Facturation (interface permettant de générer des factures par client)

Facture

 

Reçus d’impôt (section permettant de générer des reçus d’impôts pour les différents services)

Reçus d'impôt

 

Section d’accueil pour la gestion des préposés

Préposés

 

Informations sur les préposés (entrée de données sur les préposés)

Préposés

 

Heures travaillées par les préposés internes (gestion des heures et du paiement des heures travaillées)

Heures préposés

 

Section d’accueil pour les rapports des préposés

Préposés Rapports

 

Rapport préposés internes (exemple de rapport généré)

Rapports préposés

 

Section d’accueil pour la gestion des organismes

Organismes

 

Facturation des organismes (exemple d’interface de facturation pour les organismes)

Facturation organismes

 

Section d’accueil pour les rapports aux organismes

Rapports organismes

 

Rapports pour les organismes (exemple de rapport pour les organismes)

Rapports organismes

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