Quand je vous parle d’outils de gestion dans Excel, j’embrasse très large! On peut, en effet, construire des outils très variés dans Excel, dont le but sert à améliorer la gestion d’une ou de plusieurs activités ou tâches dans une entreprise. Je ne dis pas que toute activité ou toute tâche est nécessairement programmable dans Excel mais disons que la grande majorité le sont. De plus, comme vous pourrez le constater dans mon exemple, il est possible de conférer à Excel un aspect un peu plus “logiciel” et “boutons”.
Exemple d’un outil de gestion développé dans Excel
Je vous présente un outil de gestion que j’ai développé dans Excel pour une entreprise qui offre des services d’entretien ménager à des personnes âgées (et exceptionnellement à d’autres types de clientèles). Cet outil sert notamment à :
- Gérer les heures travaillées par les employés et conséquemment leurs payes
- Gérer les heures de services reçues par les clients et conséquemment la facturation
- Gérer les $ à récupérer auprès de divers organismes de financement
- Gérer les comptes à payer et les comptes à recevoir des points 1, 2 et 3
- Automatiser tous les rapports à remettre aux divers organismes de financement
Les bénéfices de l’outil
Auparavant, tous les suivis concernant la paye, la facturation et les rapports étaient réalisés par une seule personne, sur le dos d’une “napkin” ou presque… Non seulement les risques d’erreurs étaient très élevés mais il était aussi risqué de dépendre ainsi d’une seule personne pour effectuer ces tâches. L’outil aura permis de:
- Réduire considérablement le temps pour l’entrée de données
- Réduire considérablement le temps pour la production de rapports
- Réduire considérablement le temps pour la facturation
- Réduire considérablement le tems pour la gestion de la paye
- Réduire considérablement le risque en impliquant plusieurs ressources dans le processus
- Réduire considérablement les risques d’erreurs
Bien sûr, nous aurions pu aller encore plus loin dans les fonctionnalités de cet outil mais il s’agit d’abord et avant tout de répondre aux besoins du client.
Coup d’oeil sur quelques sections de l’outil
Menu d’accueil pour naviguer à travers les différentes sections de l’outil (boutons cliquables)
Entrée de données générales (données qui seront utilisées pour effectuer des calculs plus tard)
Section d’accueil pour la gestion des clients
Informations sur les clients (section pour entrer les données sur les clients)
Services clients (section pour entrer les données concernant les services offerts aux différents clients)
Section d’accueil pour les rapports concernant les clients
Rapport : Heures consommées par les clients (exemple d’un rapport produit concernant les clients)
Facturation (interface permettant de générer des factures par client)
Reçus d’impôt (section permettant de générer des reçus d’impôts pour les différents services)
Section d’accueil pour la gestion des préposés
Informations sur les préposés (entrée de données sur les préposés)
Heures travaillées par les préposés internes (gestion des heures et du paiement des heures travaillées)
Section d’accueil pour les rapports des préposés
Rapport préposés internes (exemple de rapport généré)
Section d’accueil pour la gestion des organismes
Facturation des organismes (exemple d’interface de facturation pour les organismes)
Section d’accueil pour les rapports aux organismes
Rapports pour les organismes (exemple de rapport pour les organismes)
Vous souhaitez apprendre à développer vos propres outils de gestion dans Excel?
Nous vous recommandons notre parcours d’apprentissage en développement d’outils de gestion dans Excel.
- Excel – Mise à niveau
- Excel – Modélisation financière (1)
- Excel – Tableaux de bord (1)
- Excel – Tableaux de bord (2)
- Excel O365 – Bienvenue dans l’ère moderne!
- Excel – Trucs de pro
- Excel – Introduction à Power Query et au langage M
- Initiation à la programmation
- Excel – VBA (1)
- Excel – VBA (2)
- Excel – VBA (3)
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.