Le défi de la collecte des données dans l’élaboration des tableaux de bord

Publié le 10 novembre 2011
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP

Le défi de la collecte des données dans l’élaboration des tableaux de bord

Lors de l’élaboration d’un tableau de bord, la collecte des données est une étape cruciale. Trop souvent, le coût, le temps et le niveau de difficulté rattachés à cette étape sont sous-estimés. Il faut en être pleinement conscient et se poser les bonnes questions.

 

Collectez vos données, et surtout automatisez

Il y a 2 étapes à la collecte de vos données en vue de l’élaboration de vos tableaux de bord. Cette collecte de données doit être, le plus possible, automatisée, pour faciliter le processus.

  1. La collecte de données initiale permet de faire l’analyse de départ
  2. La collecte de données récurrente nourrit le tableau de bord, une fois celui-ci en place

 

Quelques questions à vous poser sur vos données

Vous devriez vous poser les questions suivantes pour faciliter la collecte de vos données :

    • Avez-vous accès aux bases de données sources?
    • À quelle fréquence ces bases de données sont-elles mises à jour?
    • Qui est en charge de maintenir ces bases de données à jour?
    • Quels sont les processus pour extraire les données de ces bases de données?
    • Ces bases de données existent-t-elles déjà?!?
    • Est-ce que les données proviennent de plusieurs bases de données?
    • Ces données sont-elles réconciliables d’une base de donnée à l’autre (timing, etc.)?

 

Vous devez consolider des données, les analyser, les interpréter et présenter des conclusions utiles pour des fins de prise de décision ? Apprenez à développer des solutions robustes et automatisées avec nos formations en Tableaux de bord avec Excel.

 

Avant de débuter l’élaboration de votre tableau de bord

Il est fréquent que les bases de données n’existent pas, ou que les données ne soient pas compilées de façon optimale. S’il y a le moindre pépin dans la compilation des données ou dans l’extraction des données, il faut mettre une pause au projet de tableau de bord et régler d’abord ce point.

Le plus grand défi dans la construction d’un tableau de bord est souvent relié aux multiples bases de données non synchronisées et aux fréquences des mises à jour différentes d’un système à l’autre. C’est pourquoi il est souvent plus simple de commencer par un tableau de bord lié uniquement au système comptable. On pensera ensuite à repérer les données critiques (celles dont la variance a de fortes répercussions sur l’entreprise). Il faudra alors envisager d’autres outils de mesure des résultats le cas échéant.

Et vous, que pensez-vous des difficultés rattachées à la collecte de données dans l’élaboration d’un tableau de bord? N’hésitez pas à donner votre avis dans la zone de commentaires.

 

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Formation complémentaire

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Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation Excel – Tableaux de bord (niveau 1) :

Commentaires d'apprenants - Excel - Tableaux de bord (niveau 1)
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6 réflexions sur “Le défi de la collecte des données dans l’élaboration des tableaux de bord”

  1. Alain de Chantérac

    Des indicateurs, pour qui pourquoi ? C’est la première question à poser au bénéficiaire ou au décideur qui a bien souvent du mal à répondre, parce qu’il ne sait pas trop où il veut aller et la stratégie qui en découle.
    Si par chance on a une réponse on peut en déduire successivement, la “comprehensive approach” ( désolé mais les anglais on un vocabulaire plus adapté au processus “intelligent”) , les informations nécessaires, les données constitutives de ces informations et enfin les sources et les capteurs de ces données…A suivre

  2. Effectivement c’est un beau défi de collecter les données de différentes sources. Heureusement la plupart des logiciels / applications où résident mes données ont tous une fonction d’export en format Excel. A partir de là , je construit les graphiques dynamiques. A chaque mois, je régénère les exports Excel et réactualise mes graphiques.
    Pour la diffusion du tableau de bord, j’utilise une application SharePoint pour “assembler” l’ensemble des mes graphiques (image) dans des pages Web.. SharePoint me permet aussi de gérer l’accès à certaines sections du tableau de bord.
    La principale difficulté demeure fut de définir le contenu (ce qu’on veut mesurer) du tableau de bord.

    1. Bonjour M.Pelletier,

      Merci pour votre partage. C’est très apprécié.

      Je crois que dans la collecte de données provenant de différentes sources, le défi principal est de rassembler dans un seul et même rapport les données qui sont calculées par plusieurs systèmes différents de différentes façons (à cause de la base de calcul, du timing, de la fréquence de mise à jour du système, etc.). Il n’est pas rare que j’observe, lors de mes mandats en entreprise, que les ventes, par exemple, soient mesurées par plusieurs systèmes et qu’en fin de mois, ces systèmes fournissent 3 valeurs de ventes différentes. Pour différentes raisons, les gestionnaires choisiront de retenir le chiffre d’affaires du système no.1, puisqu’il est le plus représentatif, mais auront besoin d’une donnée du système no.2 pour calculer un indicateur. C’est là que les vrais difficultés commencent puisqu’il réside un écart de logique entre les deux données servant à calculer l’indicateur. Il faudra alors revoir les systèmes eux-mêmes où chercher des alternatives dans le calcul des indicateurs.

      Au plaisir,

      Sophie

      1. Bonjour Sophie
        C’est pourquoi nous apportons autant d’importance sinon plus à la “logique” d’assemblage des données et de la méthode de calcul des indicateurs.
        Dans le cas d’indicateurs névralgiques (ventes, revenus, clients) à l’entreprise nous demandons une approbation du responsable des données ou du secteur avant de “mettre en production” le nouvel indicateur.
        Il est essentiel que la responsabilité des informations publiées relève du “propriétaire” des données et non du développeur de l’indicateur.
        Au plaisir
        Daniel

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