Il y a déjà un peu plus de deux ans, je vous parlais de la fonctionnalité Mettre sous forme de tableau (Format as table) dans Excel et de ses nombreuses qualités, dans un article intitulé : Découvrez la magie des tables Excel. Depuis ce temps, j’ai élaboré une tonne d’outils très performants dans Excel mais pour pouvoir les utiliser adéquatement, les utilisateurs doivent savoir manipuler correctement les tableaux créés avec la fonctionnalité Mettre sous forme de tableau (Format as table). Je vous invite donc à relire l’article Découvrez la magie des tables Excel, pour vous remémorer toutes les qualités de cette fonctionnalité et ensuite, je vous invite à consulter le présent article, afin de comprendre comment utiliser “correctement” ces tableaux lorsque vous faites de l’entrée de données.
Mettre sous forme de tableau
La fonctionnalité Mettre sous forme de tableau (Format as table) permet notamment de travailler en mode “base de données”. Ainsi, au lieu d’additionner des cellules, par exemple, on additionne plutôt des champs (donc au lieu d’écrire =D6+E6+F6, on écrit =[Ventes avant taxes]+[TPS]+[TVQ]). On obtient ainsi une seule fonction par colonne (la même pour toutes les lignes). La fonctionnalité permet d’élaborer des formules, des graphiques, des tableaux croisés dynamiques et des listes, qui se mettent à jour de façon dynamique. Fait à noter, le format et les formules, sont automatiquement appliqués aux données qui viennent s’ajouter à la base de données au fil du temps. Ce ne sont là que quelques-unes des qualités fort appréciées de la fonctionnalité Mettre sous forme de tableau (Format as table).
Utiliser des solutions Excel conçues à partir de données mises sous forme de tableau
Pour utiliser convenablement des outils Excel conçus à partir de données mises sous forme de tableau, comme c’est le cas de nombreux outils de la boutique en ligne du CFO masqué, il faut savoir correctement :
- Supprimer une ou plusieurs lignes
- Ajouter une ou plusieurs lignes
- Apposer ou retirer un filtre
- Changer la valeur d’une donnée existante
- Changer le format d’une donnée
- Mettre à jour un tableau croisé dynamique
Voici donc quelques informations utiles à ce sujet.
Supprimer une ou plusieurs lignes d’un tableau
Si vous utilisez une solution Excel basée sur un tableau qui possède déjà plusieurs entrées, en guise d’exemple, vous voudrez sans doute supprimer ces entrées pour utiliser vos propres données. Pour supprimer une ou plusieurs lignes d’un tableau, il s’agit de sélectionner une ou plusieurs cellules d’une même colonne sur les lignes à supprimer, cliquer sur le bouton droit de la souris, choisir Supprimer, puis Lignes de tableau.
Attention: Nous recommandons toutefois toujours de conserver la première ligne du tableau et de remplacer son contenu plutôt que de supprimer cette ligne, qui pourrait contenir certaines options de calculs et de mise en forme.
Ajouter une ou plusieurs lignes à un tableau
Pour ajouter une ligne à un tableau, il suffit simplement d’entrer directement l’information dans la première cellule vide qui suit le tableau. Si vous devez entrer de nombreuses lignes qui proviennent d’une autre source, vous pouvez également copier-coller l’information en bloc.
Apposer ou retirer un filtre sur un tableau
Les filtres des tableaux fonctionnent comme les autres options de filtres d’Excel. Il s’agit de cliquer sur le menu déroulant et de faire ses choix.
Pour retirer un filtre, il faudra simplement cliquer sur le menu déroulant (qui affiche maintenant un entonnoir) et choisir l’option Effacer le filtre de (…).
Changer la valeur d’une donnée présente dans un tableau
Pour changer la valeur d’une donnée, sans supprimer la ligne, il faut simplement écraser les valeurs d’origine. Attention: Si certaines cellules comprennent des formules, il ne faudra pas écraser ces formules. Il faudra les laisser intactes.
Changer le format d’une donnée d’un tableau
Il peut s’avérer utile de changer le format de certaines cellules d’un tableau faisant partie d’une solution préparée par une tierce partie. Par exemple, nos outils fournissent toujours des exemples en $. Peut-être voudrez-vous les remplacer par des Euros. Le cas échéant, il s’agit simplement de sélectionner les cellules à modifier, cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir Format de cellule. De là, vous pourrez spécifier le format de cellule désiré.
Mettre à jour un tableau croisé dynamique basés sur un tableau
Pour actualiser un tableau croisé dynamique, il faut toujours cliquer à l’intérieur, puis aller dans le menu contextuel “Analyse du tableau croisé dynamique” et cliquer sur Actualiser. En ce qui concerne les outils Excel développés par Le CFO masqué, nous avons ajouté des boutons de mise à jour, qui sont gérés en VBA et qui permettent de mettre à jour les tableaux croisés et les graphiques dynamiques et vous évitent donc de devoir cliquer dans un tableau croisé dynamique.
Découvrir des outils qui utilisent cette fonctionnalité
- Gestion de trésorerie
- Analyse de projets d’investissement
- Tableau de bord des ventes
- Cartographie d’un portefeuille de projets
- Et plus encore
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Fichier d’accompagnement
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Formation complémentaire
Afin d’approfondir vos connaissances avec les tableaux Excel, nous vous invitons à vous inscrire à notre formation Excel – Tableaux de bord (niveau 2).
Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi la formation en ligne Excel – Tableaux de bord (niveau 2) :
La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.
C’est très intéressent, merci Madame.
Super merci!
Bravo Sophie !
J’apprécie beaucoup vos petits tutos excel qui m’aident à préparer mes formations.
J’ai cependant rencontré un problème avec la fonctionnalité “mettre sous forme de tableau”. Elle m’empêche d’utiliser la fonctionnalité “sous-total” que j’utilise habituellement dans le traitement d’une base de donnée.
Une idée du pourquoi du comment ?
Merci par avance
Bonjour Antoine,
L’option Mettre sous forme de tableau a ses propres outils de calculs. Si vous cliquez sur votre base de données (mise sous forme de tableau) avec le bouton droit de votre souris, vous aurez accès à une option table et ensuite à une option insérer les totaux. Par la suite, vous pouvez montrer le type de totaux que vous souhaitez (somme, moyenne, etc.).
Au plaisir,
Sophie
Ah je ne connaissais pas ! Merci.
Cependant, il ne m’est toujours pas possible d’intégrer les sous-totaux à chaque changement de client par exemple (Possible avec les filtres standards et un tri par ordre alphabétique).
Y’a une logique selon vous ? Mettre sous forme de tableau serait utilisé pour un certain type de bases de données ?
J’arrête de vous solliciter après ça promis 😉
Rebonjour Antoine,
En fait, on devrait mettre une base de données “sous forme de tableau” lorsque l’on souhaite avoir une base de données dynamique (i.e. qui s’agrandit automatiquement lors de l’ajout de colonnes et de lignes). Ainsi, on peut y brancher des graphiques, des TCD, des formules, etc. et ceux-ci seront toujours mis à jour automatiquement en fonction de l’ajout de données dans la base de données. Si vous souhaitez faire des sous-totaux par client, il vous faudrait brancher un TCD à votre base de données tout simplement… ou ne pas utiliser l’option Mettre sous forme de tableau. Je vous invite à relire l’article Découvrez la magie des tableaux Excel: http://lecfomasque.com/2011/11/03/excel-tables/.
Au plaisir,
Sophie
Un grand merci pour vos réponses. Je vais donc continuer à parcourir votre site.
Bonne continuation à vous
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