Comment évaluer vos besoins de formation pour la prochaine année ?

Publié le 05 août 2021
par Sophie Marchand M.Sc., CPA, CGA, MVP
Prétests formations Excel

Comment évaluer vos besoins de formation pour la prochaine année ?

La période estivale est souvent le moment idéal pour planifier les besoins de formation des individus en entreprise, pour la prochaine année. Ainsi, les budgets de formation sont souvent alloués pendant l’été et les gestionnaires doivent ensuite déterminer l’allocation optimale de ce budget parmi les membres de leur équipe. Ce travail, loin d’être une science exacte, peut s’avérer ardu. Et faire les mauvais choix peut s’avérer coûteux. Dans un contexte où l’on observe un manque criant de ressources humaines, il est d’autant plus important de bien former ses ressources à l’interne, d’abord pour ne pas les perdre au profit d’une autre entreprise, mais aussi et surtout, pour qu’elles puissent contribuer efficacement au succès de l’entreprise. Cet article vous propose une démarche pour convevoir votre plan de formation annuel de façon optimale.

 

Voici un article qui pourrait vous intéresser : 8 raisons payantes d’investir dans la formation de vos employés.

 

Comment élaborer un plan de formation optimal ?

L’enjeu no.1, lorsque vient le temps d’allouer un budget de formation entre divers employés est assurément de choisir les formations les plus appropriées, afin d’en optimiser les retombées pour le département. Comme chaque employé a des tâches différentes et des besoins de formation différents, il peut s’avérer plus intéressant d’opter pour de la formation en ligne asynchrone. Ceci permet à chaque employé de suivre la formation qui lui convient réellement, plutôt que de l’inscrire dans un groupe qui lui conviendrait moins et d’aller à son propre rythme, sans être pénalisé. Plusieurs entreprises de formation, comme le CFO masqué, vous offriront aussi des économies colossales sur l’achat de plusieurs formations en ligne asynchrones, même si chaque apprenant suit des formations différentes. De même, il ne faut pas oublier que les formations asynchrones permettent aux apprenants de revenir consulter les vidéos d’une leçon spécifique, lorsque vient le temps de mettre concrètement en application les notions apprises. Ceci représente un avantage indéniable par rapport aux formations en direct, où l’apprentissage est souvent perdu, au fil des semaines qui suivent, s’il n’est pas mis en pratique immédiatement. Et finalement, les formations en ligne asynchrones viennent souvent avec un forum, ce qui est le cas pour Le CFO masqué, ce qui permet aux apprenants de poser autant de questions que désirées et de recevoir des réponses réfléchies et complètes. En direct, les formateurs doivent souvent couper les coins ronds par manque de temps ou parce que la question n’intéresse pas la autres membres du groupe. Au final, nous sommes d’avis qu’un plan de formation optimal considèrera en prorité une offre de formation asynchrone.

 

Comment doit se faire le choix des formations ?

Afin que le choix de formations soit optimal, il est recommandé d’évaluer d’abord et avant tout les besoins et les défis du département, à court et moyen terme. Ensuite, il sera requis d’évaluer si les ressources ont les compétences nécessaires pour remplir ces besoins et répondre aux défis identifiés. De même, il faudra réviser la liste des tâches de chaque individu, évaluer ses compétences et déterminer si la performance attendue est satisfaite ou non. Il faudra également étudier l’offre de formations disponibles sur le marché et s’assurer d’offrir aux employés les formations dont l’adéquation avec les besoins est la plus complète possible.



 

Démarche en 5 étapes pour concevoir un plan de formation

 

1. Évaluation des besoins du département

Voici quelques questions qui vous permettront de déterminer les besoins de votre département pour votre plan de formation.

  • Au cours des 3 prochaines années, quels seront les enjeux majeurs pour le département ?
    • Ex : Restructuration du département
    • Ex : Départ à la retraite de nombreux employés
    • Ex : Arrivée d’un nouveau gestionnaire avec nouveau style de gestion

 

  • Nommez 3 grandes priorités que vous vous êtes fixées pour les 3 prochaines années
    • Ex : Réduction du nombre d’intermédiaires
    • Ex : Implantation de tableaux de bord automatisés et complets
    • Ex : Élaboration d’un modèle financier dynamique permettant l’analyse de scénarios

 

  • Identifiez vos 3 préoccupations les plus importantes à l’égard de la formation de vos employés
    • Ex : Utilisation d’un nouveau logiciel
    • Ex : Départ d’un employé pivot 
    • Ex : Compétences requises non disponibles à l’interne

 

Après l’étude des points précédents, identifiez les formations qui seraient requises pour votre organisation. Par exemple :

  • Apprendre à synthétiser l’information et présenter l’information utile à la prise de décision à l’aide d’un tableau de bord
  • Apprendre à automatiser davantage les tâches pour réduire le temps requis et les erreurs
  • Apprendre à constuire des modèles financiers pour la prise de décision

 

À titre d’exemple, pour aider ses clients à choisir les bonnes formations, Le CFO masqué a élaboré le questionnaire suivant :

 

2. Évaluation des besoins de l’employé

Une fois que les besoins de formation généraux pour le département ont été déterminés, il faut évaluer quels employés ont réellement besoin de suivre les formations identifiées, en fonction de leurs tâches. Dans certains cas, les formations identifiées s’appliqueront directement à l’employé. Dans d’autres cas, les formations identifiées n’auront aucun lien concret avec les tâches de cet individu.

 

Bien sûr, il faudra ensuite évaluer le niveau de compétences actuel de l’employé pour la dite tâche et indiquer une cible à atteindre. Par exemple, si vous jugez que Maryse doit apprendre à synthéthiser l’information et présenter l’information utile à la prise de décision à l’aide d’un tableau de bord, vous devez d’abord déterminer son niveau de compétences actuel à ce sujet. Je vous explique comment faire plus loin dans cet article. Ensuite, vous devez fixer le niveau visé après la formation, ce qui vous permettra de mesurer les retombées de la dite formation.

 

De même, dans votre plan de formation, il sera important d’évaluer les besoins spécifiques de chaque individu. Voici quelques questions auxquelles vous devez répondre :

  • Quelles sont les compétences requises pour bien réussir le travail ?
  • Quelles sont les tâches pour lesquelles l’employé ne fournit pas un rendement suffisant ?
  • Décrivez des occasions où la performancee a été affectée par un manque de formation

 

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous pouvez déterminer les principaux besoins en formation de l’employé. À nouveau, il faudra mesurer le niveau de compétence actuel et fixer le niveau de compétence visé. Ces formations s’ajouteront aux précédentes, le cas échéant.

 

À titre d’exemple, le CFO masqué a élaboré une série de prétests en ligne et des organigrammes pour aider ses apprenants à mesurer leurs compétences et s’inscrire dans les bons niveaux de formation.

Prétests formations Excel

 

Prétests formations Power BI

 

3. Évaluation des compétences de l’employé

Il existe différentes façons d’évaluer les compétences d’un employé. Parmi elles, on retrouve :

  • Observations du supérieur
  • Observations des pairs
  • Entretien individuel
  • Évaluation des performances au travail

 

4. Évaluation des formations offertes sur le marché

Une fois que vous avez bien identifié les formations requises par employé, la tâche n’est pas terminée. Pour compléter votre plan de formation, vous devez aussi trouver un fournisseur qui vous offrira la dite formation. Et même si vous avez fait un choix extraordinairement pertinent de formation, si vous choisissez le mauvais fournisseur de services, en bout de ligne, tout ce travail sera fait en vain. Il est donc d’une importance capitale de choisir le fournisseur le plus adapté. Voici quelques critères de sélection à considérer :

  • Le coût (mais attention… il faut calculer des ratios pour pouvoir comparer efficacement les offres comme le ratio coût/heure ou coût/bénéfices)
  • Mode de diffusion (horaires fixes vs horaires flexibles)
  • Moyens de préqualification des apprenants (prétests et autres outils simliaires)
  • Support (niveau de profondeur apporté par le support de formation)
  • Réputation du fournisseur (fournisseur actuel, recommandation d’une source fiable, CV des formateurs, entretiens convaincants, impression générale positive, …)
  • Évaluation des plans de cours (adéquation entre l’offre et les besoins)



 

À titre d’exemple, le CFO masqué a développé une grille que vous pouvez utiliser pour comparer non seulement le prix mais aussi les autres dimensions de ses formations avec ses compétiteurs.

Évaluatoin de compétences

 

Comment préparer son plan de formation pour l’année suivante ?

Une fois que vous êtes passé à travers ce processus, l’exercice n’est pas terminé. Vous devez fixer des échéanciers à vos employés pour suivre leurs formations. De même, vous devez surveiller leur progression et évaluer concrètement les retombées. Autant que possible, vous devrez fixer des mesures de succès pour repartir l’année suivante et valider s’il y a eu des améliorations ou si des formations additionnelles doivent être suivies.

 

Voici quelques exemples de tableaux de bord pour mesurer la performance des individus dans un département. Ces images proviennent de notre article Les indicateurs de performance en contexte de télétravail.

 

Indicateurs de performance en contexte de télétravail

 

Indicateurs de performance en contexte de télétravail

 

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CFO-Masque_Formations-en-ligne_FBLa mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.

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