5 interactions possibles entre Excel et Power BI

Le 15 octobre 2020, je vous ai présenté un webinaire portant sur les interactions possibles entre Excel et Power BI. Ce webinaire s’intitulait plus précisément Découvrez comment collaborent Excel et Power BI. Voici sommairement ce qui a été couvert pendant ce webinaire. Je vous rappelle que pour écouter l’enregistrement de ce webinaire en différé, vous devez être membre VIP du CFO masqué.

Document d’accompagnement

Voici le document qui accompagne ce webinaire.

Cas #1 : Importer des données de fichiers Excel dans Power BI

Power BI permet d’importer les données de fichiers Excel, que ce soit les données d’un seul fichier ou des données provenant de plusieurs fichiers devant ensuite être combinées. Une fois les données de ces fichiers importées, il est possible de les transformer afin qu’elles soient présentées de façon structurée, pour en faciliter l’analyse. Finalement, il sera possible de présenter les résultats avec les visualisations avancées de Power BI.

Fichiers en valeurs

Certaines de ces données seront, à l’origine, des valeurs fixes (par opposition à des résultats de formules) dans Excel. Par exemple, c’est le cas de rapports extraits de certains systèmes, qui doivent ensuite être analysés. Les données deviennent ainsi disponibles sous format Excel.

Fichiers de formules

Certaines de ces données seront plutôt, à l’origine, des formules. Par exemple, Excel est une excellente solution pour effectuer des prévisions financières. Avec Power BI, c’est plus complexe. Donc, un usager pourrait décider de produire toutes ses prévisions financières dans Excel et ensuite, analyser les résultats réels vs les prévisions, dans Power BI.

On peut importer un fichier ou un ensemble de fichiers déposés dans un dossier

Quels sont les avantages d’analyser les données dans Power BI plutôt que dans Excel?

Voici la liste des avantages les plus courants :

• Accéder à des options analytiques plus poussées (forage de données, options d’intelligence artificielle, etc.)
• Avoir la possibilité de croiser les données d’Excel avec des données d’autres systèmes pour fin d’analyse
• Ajouter de la sécurité aux rapports (par exemple, le directeur A ne peut voir que les données du département A)
• Consommer les rapports interactifs en ligne et via une application mobile
• Accéder à des options de gouvernance plus avancées

Cas #2 : Déployer des modèles de données d’Excel dans Power BI

Certains créateurs de modèles de données et de rapports utilisent plutôt Power Query et Power Pivot dans Excel pour importer et analyser les données se trouvant dans différents fichiers Excel. Toutefois, il arrive parfois que ces usagers souhaitent par la suite utiliser Power BI plutôt qu’Excel, pour analyser leurs données. Cela est possible grâce à une fonctionnalité d’importation de modèles de données d’Excel dans Power BI Desktop. L’article suivant vous explique comment procéder : Exporter un modèle de données depuis Power Pivot vers Power BI.

Pourquoi  migrer son modèle de données Power Pivot vers Power BI Desktop?

• Parce que votre entreprise n’avait pas de licences Power BI et vous aviez développé des modèles dans Excel en attendant d’avoir des licences
• Afin de bénéficier de plus de sécurité pour vos rapports
• Si vous utilisez Power Pivot uniquement comme prototype (plus facile de valider des trucs à côté dans Excel quand on est en phase de prototypage)
• Pour profiter des capacités avancées des visuels de Power BI
• Parce que vous souhaitez consommer vos rapports en ligne avec plus de flexibilité

Vous devez analyser de grandes quantités de données et les présenter dans des rapports et tableaux de bord, avec des indicateurs de performance pertinents ? Développez vos compétences avec nos formations en Power BI.

Cas #3 : Imbriquer des rapports Excel dans Power BI ou épingler des visuels

Il est possible de publier des rapports Excel complets avec une ou plusieurs pages directement dans Power BI Service, dans une interface basée sur Excel Online. Ceci permet aux usagers de retrouver tous leurs rapports et tableaux de bord en ligne, à un seul endroit.

Voici un exemple d’intégration

Il est aussi possible d’épingler des portions de fichiers Excel dans des tableaux de bord Power BI.

On souhaite ici épingler le tableau du haut dans Power BI

On voit ici le résultat à l’intérieur d’un tableau de bord dans Power BI Service

Pourquoi imbriquer des données d’Excel dans Power BI?

• Pour tout retrouver sous un même toit
• Pour éviter d’avoir à créer un modèle de données complexe pour une information déjà existante dans un rapport Excel

Cas #4 : Analyser les données de Power BI dans Excel

Il est possible d’analyser les données de modèles conçus et hébergés dans Power BI Service, à partir de tableaux croisés dynamiques dans Excel. Ci-dessous, le modèle de données dont les champs apparaissent dans le panneau de champs de droite, du tableau croisé dynamique, est un modèle hébergé dans le service. Dans Excel, on peut s’y connecter comme on peut se connecter à n’importe quel autre cube de données externe.

Pour quelles raisons voudrait-on analyser ces données dans Excel?

• • Lorsque certains usagers moins expérimentés sont plus à l’aise avec Excel que Power BI
  • Si vous désirez que des usagers sans licence Power BI puissent avoir accès à votre analyse
  • Parce que le fait d’analyser les données dans Excel permet le “griffonnage rapide” à côté des tableaux (habitude dont vous avez de la difficulté à vous départir!)

Cas #5 : Exporter les données sous-jacentes d’une tuile publiée dans Power BI dans Excel

Finalement, il est possible d’exporter les données sous-jacentes d’une tuile publiée dans Power BI dans Excel, peu importe la provenance originale des données. Vous pouvez exporter uniquement les données qui servent dans la tuile comme telle ou bien toutes les données sous-jacentes, permettant de produire les données utilisées par la tuile. Mais attention, il y a une limite à respecter en termes de nombre de lignes.

Ici, on choisit d’exporter toutes les données sous-jacentes (max 150,000 lignes)

Vos données seront ensuite présentées dans un tableau comme le suivant :

Quand est-ce utile d’extraire ces données?

Je n’ai honnêtement pas la réponse à cette question. Toutefois, je sais qu’il s’agit d’une option qui était très en demande chez les usagers et donc, que Microsoft l’a ajoutée au fil du temps. Mais personnellement, je ne vois pas comment cette option serait préférable à l’une ou l’autre des options précédentes. Alors je vous pose carrément la question à vous. Dans quels contextes est-ce que vous utilisez cette fonctionnalité ou dans quels contextes croyez-vous que cette fonctionnalité pourrait être utile? Vous pouvez utiliser la section de commentaires ci-dessous pour répondre à cette question.

Écoutez notre webinaire en différé

Formation complémentaire

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Voici quelques commentaires d’apprenants ayant suivi cette formation :

La mission du CFO masqué est de développer les compétences techniques des analystes et des contrôleurs de gestion en informatique décisionnelle avec Excel et Power BI et favoriser l’atteinte de leur plein potentiel, en stimulant leur autonomie, leur curiosité, leur raisonnement logique, leur esprit critique et leur créativité.