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Excel: Un truc puissant qui vous fera économiser du temps

Publié le : 16 mai 2013

Supposez que vous avez des données qui ressemblent à celles sur l’image ci-dessous et que vous deviez plutôt présenter ces données sous forme de « base de données ». Qu’est-ce que j’entends par « base de données »? J’entends par là une table où chaque colonne présentera un élément différent. Toujours en partant des données sur l’image ci-dessous, il s’agirait donc de convertir cette table avec 6 lignes et 13 colonnes en une table avec 61 lignes (5 produits * 12 mois + les titres de colonnes) et 3 colonnes (produits, mois et ventes).

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.Ventes mensuelles par produit

Unwinding lookup table 1

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Convertir vos données en base de données

La technique que je vous présente dans cet article est une forme spéciale de tableau croisé dynamique, nommée « multiple consolidation range pivot table ». Voici donc les étapes à franchir.

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ÉTAPE 1: Cliquez sur ALT + D + P

Ceci appelle une commande d’Excel 2003 qui ouvre la fenêtre suivante:

Unwinding lookup table 2

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ÉTAPE 2: Choisir « Plages de feuilles de calcul avec étiquettes » (ou « Multiple consolidation ranges »)

La fenêtre suivante s’ouvre:

Unwinding lookup table 3

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ÉTAPE 3: Choisir « Plusieurs (manuel) » (ou « I will create the page fields »)

La fenêtre suivante s’ouvre:

Unwinding lookup table 4

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ÉTAPE 4: Sélectionner les données et cliquer sur « Ajouter » (ou « Add »), puis sur « Suivant » (ou « Next »)

La fenêtre suivante s’ouvre:

Unwinding lookup table 5

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Quand vous cliquez sur « Terminer » (ou « Finish »), vous devriez obtenir un tableau qui ressemble étrangement au tableau initial:

Unwinding lookup table 6

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ÉTAPE 5: Double-cliquer sur le « Grand Total » (19118 dans notre exemple)

Vous devriez obtenir votre base de données:

Unwinding lookup table 7

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ÉTAPE 6: Renommer les colonnes

Vous pouvez maintenant donner le bon nom à chacune de vos colonnes (produits, mois, ventes). Comme vos données sont maintenant présentées sous forme de base de données, vous pouvez facilement utiliser ces données pour construire des tableaux croisés dynamiques.

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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP

Instigatrice du CFO masqué, Sophie Marchand est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative, d’un titre comptable CPA, CGA et d’un titre MVP (Most valuable professional) Excel de Microsoft, et cumule plus de 12 années d’expérience dans le milieu des affaires. Elle se spécialise particulièrement en modélisation financière et en intelligence d’affaires. À ce titre, elle développe des modèles financiers rigoureux, des tableaux de bord sophistiqués et des outils de gestion performants. Elle offre ses services en tant que consultante, formatrice et conférencière.

  • répondre Markus Gauthier ,

    nice! merci.

    • répondre Jérôme ,

      Bonjour,
      Comment procéder sous Excel 2010 ? J’ai un petit message qui me dit après avoir tapé Alt+D+P « Impossible de créer un plan ». Merci.
      Sinon sensas comme astuce !

      • répondre moncherwatson ,

        Bonjour Jérôme,

        Je suis en Excel 2010 et de mon côté, ça fonctionne…

        Assurez-vous d’appuyer sur Alt puis D (vous allez voir un petit message) puis P…

        Au plaisir,

        Sophie

      • répondre Olivm ,

        Super astuce. J’avais déjà chercher à le faire sans y parvenir (j’appelais ça « décroiser un tableau ».

        Le raccourci Alt+ D + P ne marche pas chez moi non plus, je suis passé par « ajouter un bouton au ruban » -> toutes les commandes -> « assistant de tableau croisé dynamique ».

        • répondre EXCEL: UN TRUC PUISSANT QUI VOUS FERA ÉCONOMISER DU TEMPS | Bienvenue à BM Formation ,

          […] See on moncherwatson.wordpress.com […]

          • répondre Balestic ,

            Très pratique merci ! Et merci Olivier pour la marche à suivre lorsque le raccourci ne fonctionne pas, ce qui était le cas pour moi aussi.

            • répondre PAYEN ,

              bonsoir à tous
              idem pour (je suis en Excel 2010) et j’ai une fenêtre

              touche d’accès rapide office : Alt, D, P,
              continuez à taper la séquence de
              touches de menu d’une version
              antérieure d’office, ou appuyer
              sur Echap pour annuler

              merci de votre aide, et vous êtes SUPER

              • répondre Véro OAYEN ,

                Olivier AU SECOURS
                je n’arrive pas à mettre à mettre le « bouton »
                merci et bonne soirée

                • répondre Maxime ,

                  Génial, Merci beaucoup!

                  • répondre Adrien ,

                    Bonjour Sophie et merci déjà pour toute l’aide que vous nous apportez au quotidien avec toutes ces petites astuces toutes plus utiles les unes que les autres.
                    Concernant cet article, il me semble que le raccourci ne marche pas pour certain d’entre nous parce que la langue utilisée (french vs english) diffère.
                    Ainsi le raccourci « Alt +D +P »fonctionne lorsque je passe mon excel en anglais. Sauriez-vous quel est le raccourci correspondant en français ? Merci par avance.

                  • répondre Lucile ,

                    Bonjour Sophie,
                    Une précision : dans l’étape 1 de l’assistant sur Excel 2010 Français il faut cocher : Plages de Feuilles de calculs avec etiquettes
                    pour pouvoir poursuivre et trouver (enfin !) l’étape 2a telle que décrite ci-dessus…
                    En tout cas, cet outil est précieux effectivement ! et il va me faire gagner bien du temps

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