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Utilité et pérennité des outils Excel

Publié le : 6 août 2012

Récemment, un lecteur me posait la question suivante:

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Comment développer un outil Excel qui répondra à des besoins complexes tout en étant accessible et simple à comprendre, à utiliser et à maintenir?

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En effet, je constate que beaucoup d’entreprises perdent un temps fou dans la création et la mise à jour de leurs outils Excel, en plus d’être régulièrement aux prises avec des erreurs de calculs importantes et/ou des outils inutilisés. Par exemple, il n’est pas rare de voir que les analystes financiers, qui ont été embauchés pour leurs compétences analytiques, se retrouvent finalement à « taponner » des fichiers Excel à longueur de journée. Je me demande souvent quelle est la plus-value d’une telle embauche. Donc, pour moi, l’élément primordial est de confier la tâche de l’élaboration d’outils Excel seulement aux rares ressources internes qui ont non seulement la capacité de créer de tels outils et de les maintenir mais dont c’est aussi la vocation dans l’entreprise ou alors d’embaucher une ressource externe dont c’est l’expertise première. Trop souvent, ce que j’observe, c’est que les entreprises vont développer des outils Excel rapidement pour répondre à un besoin pressant et vont alors se contenter d’outils médiocres, qui seront souvent difficiles à utiliser par les autres usagers et qui seront vites rangés aux oubliettes puisque non performants et difficiles à modifier. Des outils Excel, ça se planifie!

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MEILLEURES PRATIQUES D’AFFAIRES

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Si vous êtes un lecteur assidû de Mon Cher Watson, vous savez déjà que je suis experte en modélisation financière dans Excel. Toutefois, j’utilise rarement le terme « financier ». Je préfère utiliser le terme « modélisation d’affaires » puisque certains des modèles que j’élabore dans Excel n’ont pas d’impacts financiers comme tel. Par exemple, je peux développer un outil pour mesurer le taux d’occupation de la main-d’oeuvre directe au cours d’une année. Dans ce cas précis, il n’y a pas de « dollars » rattachés aux prévisions mais les principes de base de la modélisation financière s’appliquent néanmoins.

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Donc, ce qui est primordial, c’est de développer ses outils Excel selon les meilleures pratiques d’affaires. Si on respecte ces meilleures pratiques d’affaires, il est fort à parier que les utilisateurs de l’outil auront plus de facilité à le comprendre et à y naviguer. De plus, l’outil risque d’être beaucoup plus performant et capable de traiter des situation complexes. Enfin, l’outil ainsi développé devrait être protégé de toute « fausse manoeuvre ».

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Pour en savoir davantage sur mes meilleures pratiques d’affaires en modélisation (financière ou opérationnelle) dans Excel, je vous invite à consulter ceci:

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Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (1 de 6)

Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (2 de 6)

Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (3 de 6)

Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (4 de 6)

Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (5 de 6)

Modélisation financière dans Excel: Meilleures pratiques d’affaires (6 de 6)

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Un des points les plus importants des meilleures pratiques d’affaires est la documentation de l’outil, qu’il ne faut surtout pas mettre de côté.

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FORMATION

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À mon avis, en entreprise, afin de s’assurer que les « créateurs » d’outils Excel respecteront les meilleures pratiques d’affaires et que les « utilisateurs » de ces outils les comprendront parfaitement, il faut absolument leur offrir une formation appropriée. C’est comme ça qu’on pourra s’assurer d’une certaine « standardisation » des outils dans l’entreprise, ce qui facilitera la compréhension de tous et chacun et le transfert des outils d’une personne à l’autre. De plus, une uniformisation des outils et des connaissances permettra aux outils développés d’être utilisés plus longtemps.

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En effet, en entreprise, trop souvent on se désintéresse de l’aspect formation et uniformisation des connaissances de base. Cela fait en sorte que par moments, on embauche des ressources qui sont fortes en Excel et qui créent des outils performants mais difficiles à utiliser par l’utilisateur lambda. Quand ces ressources quittent l’entreprise, l’outil devient inutilisé puisque difficile à comprendre et à mettre à jour. À l’inverse, on embauche parfois des ressources si peu qualifiées en Excel qu’elles arrivent à freiner le bon fonctionnement d’un département.

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Et vous, vous en pensez quoi? Je vous invite à partager vos commentaires à partir de la zone à cet effet plus bas.

 


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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP

Instigatrice du CFO masqué, Sophie Marchand est détentrice d’une M.Sc. en finance corporative, d’un titre comptable CPA, CGA et d’un titre MVP (Most valuable professional) Excel de Microsoft, et cumule plus de 12 années d’expérience dans le milieu des affaires. Elle se spécialise particulièrement en modélisation financière et en intelligence d’affaires. À ce titre, elle développe des modèles financiers rigoureux, des tableaux de bord sophistiqués et des outils de gestion performants. Elle offre ses services en tant que consultante, formatrice et conférencière.

  • répondre Temgoua Stephane ,

    Bonjour
    Je pense que pour la mise en place d’un outil dans Excel, on peut suivre une certaine méthodologie. Avec cet approche, il y a plein d’erreur qu’on pourrait éviter.
    Avant tout , il faut pouvoir distinguer les types de données:
    – Données statiques (il s’agit ici des données qui ne vont pas beaucoup beaucoup variées): par exemple de la liste des Clients, des Départements, des Engins (tout dépendra de l’outil à mettre en place)
    – Données dynamiques: il s’agit des données qui seront mises à jour régulièrement (journalier, hebdomadaire…), de préférence sans aucune formule

    Lorsque ces données sont identifiées, il est préférable de les mettre dans des feuilles différentes. Ensuite créer une feuille supplémentaire d’analyse dans laquelle on fera les calculs, les extractions depuis les données dynamiques, les statistiques. Et enfin créer une feuille réserver au rapport, cette feuille devrait être dynamique et la source des données viendrait en grande partie de la feuille analyse. Cette dernière feuille pourra avoir des graphiques des mises en forme conditionnelles….

    • répondre moncherwatson ,

      Bonjour Stéphane,

      Merci pour votre commentaire.

      Je suis parfaitement en accord avec vous. C’est ce que j’explique d’ailleurs dans les meilleures pratiques d’affaires en modélisation dans Excel, sauf que j’utilise plutôt le terme données indépendantes (statiques) et données dépendantes (dynamiques).

      Au plaisir,

      Sophie

    • répondre Julien Roldan ,

      Bonjour,

      Le problème est la vision court termiste de la plupart des compagnies qui veulent un résultat immédiat sans penser au long terme. Un outil Excel peut prendre du temps à être batit mais fera gagner un temps considérable sur le long terme, si évidemment il y a une bonne documentation du processus pour faciliter la passation.
      Ma question est la suivante, pensez-vous qu’il soit judicieux de pousser l’outil excel à l’automatisation maximale, c’est à dire que l’utilisateur principal n’aura juste qu’à appuyer sur un boutton pour le faire fonctionner ? Ou est-ce qu’un minimum de manuel serait judicieux avant de permettre à l’utilisateur de comprendre le fonctionnement de l’outil ?
      Peu d’analyste financier connaisse le VBA et souvent quand une composante d’un outil change il ne fonctionne plus et l’outil est abandonné. Donc je pense qu’en plus d’une bonne documentation, un support technique est requis.
      Très bon article, vraiment representatif de mon quotidien.

      • répondre Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP ,

        Bonjour Julien,

        De notre côté, au CFO masqué, nous élaborons toujours les outils les plus automatisés possibles car nous sommes d’avis que cela fait gagner beaucoup de temps aux usagers, en plus de diminuer considérablement leur taux d’erreurs de calculs. Et selon moi, c’est une erreur de croire que pour automatiser un outil Excel, il faut absolument utiliser du VBA. La plupart de nos outils n’utilisent pas de VBA mais dans certaines situations, il est vrai que l’automatisation ne peut se faire autrement.

        Mais attention, près 80% des outils Excel que nous auditons (et qui sont utilisés en entreprise) comportent des erreurs de calculs importantes. Je vais prêcher pour ma paroisse, mais je crois qu’il faut donc confier la tâche d’élaboration à des profesionnels qui s’y connaissent.

        Au plaisir,

        Sophie

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